С 1 июля 2018 года в России действует ГОСТ Р 7.0.97‑2016, который регламентирует порядок заверения копий документов, в т.ч. и трудовой книжки. За последние годы нормативные акты несколько уточнялись, поэтому сейчас важно знать актуальные требования, чтобы копия была признана «верна и копия верна» в государственных и частных инстанциях.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (п. 3 ст. 77) – определяет порядок оформления записей в трудовой книжке.
- Постановление Правительства РФ от № 175 – регламентирует порядок предоставления копий трудовой книжки при установлении доплаты к государственной пенсии.
- Письмо Минтруда РФ от № 4412‑ВЯ – уточняет порядок применения вышеуказанного постановления.
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – основной нормативный документ, определяющий правила заверения копий документов.
- Приказ Росстандарта № 435‑ст от – вводит в действие ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
Когда требуется заверенная копия трудовой книжки?
- Получение пособий (по временной нетрудоспособности, по уходу за ребёнком и др.).
- Оформление пенсии (в т.ч. доплаты к государственной пенсии).
- Подтверждение стажа при переоформлении ИП или при открытии счёта в банке.
- Предоставление в госорганы (службы занятости, миграционную службу, суд).
- Требования работодателя при переводе, командировке, увольнении.
Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?
- Нотариус – заверяет копию в любой ситуации, если иное не предусмотрено законом.
- Работодатель (в пределах своей организации) – может заверить копию, если она будет использована внутри компании (например, при переводе в другой филиал).
- Орган государственной власти (служба занятости, пенсионный фонд) – в редких случаях может поставить отметку о заверении.
Новые правила ГОСТ Р 7;0.97‑2016
Согласно ГОСТу порядок заверения зависит от цели использования копии:
- Для государственных органов – обязательна нотариальная заверка.
- Для работодателя – допускается заверение печатью и подписью уполномоченного лица.
- Для частных лиц (например, при предоставлении в банк) – допускается заверение у нотариуса или у уполномоченного представителя организации, если это предусмотрено договором.
Требования к оформлению копии
- Все листы копии должны быть прошиты и пронумерованы (нумерация сквозная, начиная с ьного листа).
- На каждой странице должна быть проставлена печать (если заверяет работодатель) так, чтобы она охватывала подпись заверяющего.
- Подпись заверяющего сопровождается заверительной надписью:
«Копия верна» / «Копия верна и оригинал в наличии»
«Подтверждаю, что данная копия соответствует оригиналу»
«Подпись» – «Ф.И.О., должность, дата» – «Печать (при наличии)».
Образец заверительной надписи
Ниже приведён типовой образец, который можно использовать при заверении копии трудовой книжки:
ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Копия соответствует оригиналу.
Подтверждаю: ______________________ (Ф.И.О.)
Должность: _______________________
Печать организации (если есть)
Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки в 2026 году
Шаг 1. Подготовка копий
- Сделайте чёткую копию каждой заполненной страницы трудовой книжки (включая ьный лист, листы с записями и листы с отметками о пенсионных начислениях).
- Убедитесь, что копии читаемы, без разрывов и пятен.
- Пронумеруйте листы в формате 1/10, 2/10, … 10/10.
- Прошейте листы в одну «книжку» (скрепка не допускается).
Шаг 2. Выбор органа заверения
- Если копия будет подаваться в госорганы (ПФР, ФСС, суд) – идите к нотариусу.
- Если копия нужна только для внутренних нужд работодателя – обратитесь в отдел кадров.
Шаг 3. Заверение у нотариуса
- Предъявите оригинал трудовой книжки и её копию.
- Нотариус проверит соответствие оригиналу.
- Нотариус поставит печать, подпишет и проставит дату.
- Получите заверенный документ с отметкой «Копия верна».
Шаг 4. Заверение работодателем
- Обратитесь к уполномоченному лицу (начальнику отдела кадров, руководителю).
- Лицо проверит оригинал и копию.
- Подпишет заверительную надпись и поставит печать, охватывающую подпись.
- Убедитесь, что печать покрывает подпись полностью.
Шаг 5. Проверка готового документа
- Все листы прошиты и пронумерованы.
- Заверительная надпись и печать находятся в нижнем правом углу каждой страницы (или хотя бы на первой).
- Дата заверения не старше 6 месяцев (в большинстве случаев).
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие нумерации листов | Отказ в приёме копии в госорганах | Нумеровать сквозным способом сразу после копирования |
| Печать не охватывает подпись | Недействительность заверения | Поставить печать так, чтобы она полностью покрывала подпись |
| Копия сделана отсканированным изображением без печати | Не признаётся в суде и ПФР | Сделать бумажную копию, а затем заверить её |
| Старый срок действия (более 6 мес.) | Требуется новое заверение | Уточнить у получателя допустимый срок, обычно 6 мес. |
Пример заполнения заверительной надписи (PDF‑шаблон)
Для удобства скачайте готовый шаблон здесь. Шаблон уже содержит поля для Ф.И.О., должности, даты и места подписи.
FAQ – часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли заверить копию у руководителя без печати?
Нет. По ГОСТ Р 7.0.97‑2016 печать обязана охватывать подпись. Если у организации нет печати, необходимо использовать нотариальное заверение.
Вопрос 2: Нужно ли заверять каждую страницу отдельной печатью?
Нет; Достаточно одной печати и подписи на первой (или любой) странице, при условии, что все листы пронумерованы и прошиты в единую «книжку».
Вопрос 3: Как заверить электронную трудовую книжку (ЭТК)?
ЭТК оформляется в виде электронного документа. Для получения копии необходимо запросить выписку в формате PDF, а затем заверить её в соответствии с формой СТД‑Р (Приложение 1 к приказу Минтруда от № 713н) у нотариуса.
Вопрос 4: Сколько стоит нотариальное заверение копии трудовой книжки?
Тарифы зависят от региона, но в среднем стоимость составляет от 500 до 1500 рублей за одну копию. При необходимости заверения нескольких листов цена может увеличиваться.
Вопрос 5: Можно ли использовать заверенную копию для получения пенсионных начислений за границей?
Да, если копия заверена нотариально и содержит отметку «Копия верна». При этом иногда требуется апостиль, в зависимости от требований страны‑получателя.
Заверение копии трудовой книжки в 2026 году – процесс, который требует внимательного соблюдения нормативных требований; Ключевые моменты:
- Определить цель использования копии и выбрать соответствующий орган заверения.
- Сделать полную, читаемую и пронумерованную копию всех страниц.
- Применять ГОСТ Р 7.0.97‑2016: печать должна охватывать подпись, а заверительная надпись – быть чёткой.
- Проверить срок действия заверения (обычно 6 мес.).
Следуя этой инструкции, вы избежите отказов в государственных и частных учреждениях и сможете быстро решить любые вопросы, связанные с подтверждением трудового стажа.