Вопрос о том, где должна находиться трудовая книжка работника – бумажная или электронная – остаётся актуальным и для работодателей, и для самих сотрудников. В статье рассмотрим нормативную базу, права и обязанности сторон, порядок выдачи и хранения, а также практические рекомендации.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка (ТК) – официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина: даты приема и увольнения, должности, сведения о заработной плате, стаж, а также сведения о профессиональном обучении и повышении квалификации. ТК служит основанием для расчёта пенсионных прав, выплаты компенсаций и подтверждения стажа перед государственными органами.

Ключевые функции трудовой книжки

• Учёт трудового стажа.
• Подтверждение прав на пенсионные выплаты.
• Документальное подтверждение квалификации и повышения уровня.
• Основа для расчёта компенсаций при увольнении.

Нормативно‑правовая база

Основные положения регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и Приказом Минтруда России от № 358н «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек». Ниже – самые важные пункты:

1. Ст. 62 ТК РФ – работодатель обязан вести трудовую книжку (бумажную или электронную) на протяжении всего периода трудовых отношений.
2. Пункт 43 Правил ведения трудовых книжек – трудовая книжка хранится у работодателя до востребования работника.
3. Приказ № 358н – устанавливает требования к месту и способу хранения бумажных трудовых книжек (несгораемый, опечатанный сейф или запираемый шкаф, наличие журнала учёта).
4. Постановление от – вводит обязательность ведения одновременно бумажной и электронной версии, если работник не сделал выбор в пользу одной из форм.

Кому принадлежит трудовая книжка?

Трудовая книжка – документ, принадлежащий работнику, однако её хранение до момента, когда работник потребует её возврат, возлагается на работодателя.

• Если работник не просил выдать книжку, она остаётся у работодателя.
• При заявлении работника о выдаче книжки работодатель обязан её выдать, получив от работника расписку о получении.
• При увольнении книжка должна быть передана работнику в день увольнения, если иное не предусмотрено договором или соглашением.

Когда работодатель может удерживать трудовую книжку?

Удержание книжки допускается только в следующих случаях:

• Книжка находится в неполном комплекте (отсутствуют подписи, записи, вкладыш).
• Работник не предоставил расписку о получении книжки, а работодатель опасается её утери.
• Существует законное требование (например, судебный запрос) о её временном изъятии.

Во всех остальных ситуациях удержание книжки считается нарушением прав работника.

Порядок выдачи трудовой книжки по требованию работника

1. Работник подаёт письменное заявление (можно в свободной форме) о выдаче трудовой книжки.
2. Работодатель проверяет наличие всех обязательных записей и подписей.
3. Работник подписывает расписку о получении книжки.
4. Работодатель в течение трёх рабочих дней (по согласованию) передаёт книжку.

Как правильно хранить трудовые книжки в организации?

6.1 Требования к помещению

• Помещение должно быть закрытым, запираемым (металлический шкаф, сейф, охраняемое помещение).
• Для повышения пожарной безопасности рекомендуется использовать несгораемый сейф или помещение с системой противопожарной защиты.
• В помещении, где хранятся книжки, допускается наличие решёток на окнах и ограниченный доступ посторонних лиц.

6.2 Ведение журналов учёта

Согласно новому Положению (пункт 43), каждый работодатель обязан вести специальные журналы:

• Журнал учёта бланков трудовой книжки и их вкладышей.
• Журнал движения трудовых книжек (выдача, возврат, утеря).

Эти журналы должны быть:

• Пронумерованы последовательно.
• Прошнурованы и заверены подписью руководителя (и печатью, если она есть).
• Храниться в том же помещении, что и сами книжки.

6.3 Сроки хранения после увольнения

После увольнения трудовая книжка должна быть возвращена работнику. Если же книжка не была выдана (например, работник не потребовал её), она может храниться у работодателя до востребования. Закон не устанавливает фиксированный срок «хранения после увольнения», однако в интересах работодателя рекомендуется вернуть книжку в течение 30 дней после увольнения.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2026 года в России активно внедряется электронная форма ТК. При этом:

• Работник может выбрать форму бумажную или электронную. Если выбор не сделан, работодатель обязан вести обе версии.
• ЭТК хранится в единой государственной информационной системе, доступ к которой имеет работник через портал Госуслуг.
• При переходе на электронную форму работодателю не требуется хранить бумажные копии, но он обязан обеспечить доступность данных и их защиту от несанкционированного доступа.

Ответственность за нарушение порядка хранения

Нарушения могут влечь за собой как административную, так и гражданско‑правовую ответственность:

• Административная – штрафы для юридических лиц от 10 000 до 30 000 рублей за несоблюдение правил хранения (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Гражданская – возмещение ущерба работнику в случае утери, порчи или недоступности трудовой книжки.
• В случае нарушения прав работника (невыдача книжки) работник может обратиться в суд с требованием о её возврате и компенсации морального вреда.

Практические рекомендации для работодателя

1. Назначьте ответственного за хранение трудовых книжек (например, кадровика).
2. Обеспечьте соответствующее помещение (запираемый шкаф, опечатанный сейф, система видеонаблюдения).
3. Ведите журналы учёта в соответствии с требованиями Приказа № 358н.
4. При получении заявления от работника о выдаче книжки оформляйте расписку и фиксируйте факт выдачи в журнале.
5. Если работник выбирает электронную форму, убедитесь, что его данные корректно внесены в государственную систему и он получил доступ к личному кабинету;
6. Регулярно проводите инвентаризацию книжек (не реже одного раза в год).

Что делать работнику, если книжка не выдана?

• Подайте письменное заявление работодателю с требованием выдать трудовую книжку.
• Сохраните копию заявления и полученную расписку о её получении.
• В случае отказа обратитесь в трудовую инспекцию или в суд.
• Если книжка утеряна, потребуйте от работодателя выписку из трудовой книжки (форма № Т-2) и оформление новой книжки.

Трудовая книжка – документ, принадлежащий работнику, но её хранение до востребования возлагается на работодателя. Законодательство чётко регламентирует:

• Обязанность работодателя вести и хранить книжку в надлежащих условиях.
• Права работника требовать её выдачу в любой момент.
• Требования к месту хранения (запираемое, несгораемое помещение, журнал учёта).
• Ответственность за нарушение порядка.

С учётом внедрения электронных трудовых книжек процесс становится более гибким, однако базовые принципы – защита прав работника и надёжное хранение документа – остаются неизменными.

Дата актуализации информации: