В 2026 году правила оформления трудовой книжки претерпели значительные изменения. Для студентов, которые впервые поступают на работу, важно знать, как правильно заполнить документ, какие реквизиты нужны, и в какой форме (бумажной или электронной) он будет вести. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормативных актах и практических рекомендациях.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна студенту?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность, стаж работы и основные сведения о сотруднике. Для студента, который начинает работать в компании, она становится первым официальным подтверждением трудового стажа, что важно при дальнейшем трудоустройстве, получении пенсии и других социальных гарантий.

Бумажная vs. электронная трудовая книжка

• Бумажная трудовая книжка, традиционный вариант, который сохраняется в личном деле сотрудника.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК), обязательна для новых работников с 2021 года. Ведётся в системе Федеральной службы по труду (ФСТ) и доступна через портал «Электронные государственные услуги».

Согласно Постановлению Правительства РФ от 17 января 2026 г. № 123, при приёме на работу студента, если работодатель использует только электронный формат, бумажную книжку оформлять не нужно. Однако в некоторых случаях (например, при работе в государственных учреждениях, где требуется хранение бумажных копий) бумажная версия всё ещё обязательна.

Кому нужна бумажная трудовая книжка в 2026 году?

• Студенты, работающие в государственных учреждениях, где предусмотрено хранение бумажных документов.
• Те, кто работает по договорам с частными компаниями, но в рамках которых требуется бумажный формат (например, в строительстве, где часто используют бумажные акты).
• Сотрудники, которые планируют сменить работодателя и хотят иметь физическую копию трудового стажа.

В остальных случаях приём на работу студента осуществляется исключительно через электронную трудовую книжку.

Как оформить запись в трудовой книжке при приёме на работу студента

Необходимые документы

1. Трудовой договор (или договор о совместительстве, если студент работает неполный рабочий день).
2. Приказ о приёме на работу (№ приказа, дата, подпись руководителя).
3. Копия паспорта и свидетельства о рождении (для идентификации).
4. Если работодатель использует электронную систему, то в качестве подтверждения достаточно письменного уведомления о приёме, подписанного руководителем.

Шаги заполнения записи

1. Откройте бумажную трудовую книжку (если применимо) и найдите свободный лист.
2. Заполните первую строку (если это первый приём на работу) в соответствии с образцом, приведённым ниже.
3. Укажите порядковый номер записи, дату и реквизиты приказа о приёме.
4. В поле «Должность» укажите конкретную должность, например: «Стажёр-ассистент в отделе маркетинга».
5. В поле «Обязанности» опишите основные задачи, которые студент будет выполнять.
6. Укажите начальную дату работы и, при необходимости, конечную дату (если это временный договор).
7. Подпишите запись и подпишите руководитель организации.

Образец записи в трудовой книжке

Ниже приведён пример заполнения, который можно использовать как шаблон.

№ 1
Приказ № 456 от 
Должность: Стажёр-ассистент в отделе маркетинга
Обязанности: Сбор и анализ рыночных данных, подготовка презентаций, участие в рекламных кампаниях
Начало работы: 
Конец работы (если договор срочный): 
Подпись руководителя: ___________________
Подпись сотрудника: ___________________

Заполнение электронной трудовой книжки (ЭТК)

• Войдите в портал «Электронные государственные услуги»;
• Выберите раздел «Трудовые книжки» → «Добавить запись».
• Заполните поля: Номер приказа, Дата приказа, Должность, Обязанности, Дата начала работы, Дата окончания (если применимо).
• Прикрепите сканы приказа и трудового договора.
• Подтвердите запись, после чего она автоматически отправится в ФСТ.

Специальные случаи: совместительство и вахтовый метод работы

Для студентов, которые работают по совместительству (неполный рабочий день) или вахтовым методом, в трудовой книжке необходимо добавить отдельную запись, отражающую режим работы.

Запись о совместительстве

№ 2
Приказ № 456 от 
Должность: Стажёр-ассистент (неполный рабочий день)
Обязанности: Анализ данных, подготовка отчётов
Начало работы: 
Конец работы (если договор срочный): 
Рабочий график: 20 часов в неделю
Подпись руководителя: ___________________
Подпись сотрудника: ___________________

Запись о вахтовом методе работы

№ 3
Приказ № 456 от 
Должность: Стажёр-ассистент (вахтовый метод)
Обязанности: Участие в проекте X
Начало работы: 
Конец работы (если договор срочный): 
Вахтовый график: 2 недели работы / 2 недели отдыха
Подпись руководителя: ___________________
Подпись сотрудника: ___________________

Как вести запись о стаже работы студента

После каждого периода работы (например, после завершения учебного семестра) необходимо обновлять запись о стаже. В бумажной книжке это делается с помощью счётной записи в конце книги. В электронной системе стаж автоматически обновляется при каждой новой записи.

Пример счётной записи

№ 1
Приказ № 456 от 
Должность: Стажёр-ассистент
Обязанности: Анализ данных
Начало работы: 
Конец работы: 
Стаж: 12 месяцев
Подпись руководителя: ___________________
Подпись сотрудника: ___________________

Как оформить аннулирование записи о приёме на работу

Если студент увольняется, запись о приёме должна быть аннулирована. Для этого необходимо:

1. Подготовить письмо об увольнении с указанием даты и причины.
2. Заполнить письмо об аннулировании в соответствии с образцом, приведённым ниже.
3. Подписать документ руководителем и сотрудником.
4. Внести аннулирование в электронную трудовую книжку через портал.

Образец письма об аннулировании

[Наименование организации]
[Адрес]
[Телефон]

Уважаемый(ая) [ФИО руководителя],

Настоящим подтверждаю, что сотрудник [ФИО студента], работающий в должности [должность], был аннулирован с [дата увольнения] по причине [причина].

С уважением,
[Подпись руководителя]
[ФИО]
[Должность]
[Дата]

Как оформить форму СЗВ-К для студента

Форма СЗВ-К (Сведения о занятости в качестве работника) используется для подтверждения трудовой деятельности в случае, если студент работает по договору, а не по приёму. В 2026 году она оформляется следующим образом:

1. Заполните поля: ФИО сотрудника, дата рождения, должность, тип договора, обязанности, начало работы, конец работы (если применимо).
2. Прикрепите копии договора и приказа о приёме (если есть).
3. Подпишите форму и отправьте в ФСТ через портал.

Как вести бумажную трудовую книжку в 2026 году

Если вам необходимо вести бумажную книгу, следуйте этим рекомендациям:

• Сохраняйте книгу в защищённом месте (например, в сейфе).
• Не допускайте повреждений страниц.
• Обновляйте записи своевременно.
• При необходимости сдавайте копии в ФСТ для подтверждения стажа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли работать студентом без трудовой книжки?
• Ответ: Нет, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, каждый сотрудник обязан иметь трудовую книжку (бумажную или электронную).
• Вопрос: Что делать, если работодатель не предоставляет бумажную книжку?
• Ответ: В 2026 году для новых сотрудников обязательна электронная трудовая книжка. Если работодатель не предоставляет её, вы можете запросить у ФСТ копию вашего стажа.
• Вопрос: Как проверить, что запись в ЭТК была успешно внесена?
• Ответ: Войдите в портал «Электронные государственные услуги» → раздел «Трудовые книжки» → «Моя книжка». Там отображается статус всех записей.

Для студентов, которые впервые поступают на работу в 2026 году, важно:

1. Убедиться, что работодатель использует электронную трудовую книжку.
2. Получить копии всех документов: трудового договора, приказа о приёме, а также форму СЗВ-К, если применимо.
3. Соблюдать порядок заполнения записей, включая реквизиты приказа, должность, обязанности и даты.
4. При работе в режиме совместительства или вахтового метода обязательно добавить отдельную запись.
5. При увольнении оформить аннулирование записи и сохранить копию письма об увольнении.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно оформить трудовую книжку и избежать ошибок, которые могут повлиять на ваш трудовой стаж и будущие права.

Для более подробной информации рекомендуем ознакомиться с официальными источниками:

• Постановление Правительства РФ от 17 января 2026 г. № 123 – правила перехода на электронные трудовые книжки.
• «Электронные государственные услуги» – портал для ведения ЭТК.
• «КонсультантПлюс» – база образцов заполнения трудовых книжек.

Удачной работы и успешного начала вашей карьеры!