Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж гражданина. С 2021 года в России действует dual‑system: одновременно могут использоваться бумажная и электронная трудовая книжка (ЭТК). Ниже подробно описано, как оформить каждый из вариантов, какие документы понадобятся и где это сделать.
Содержание статьи
- Как получить бумажную трудовую книжку
- Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)
- Одновременное использование бумажного и электронного вариантов
- Как проверить и получить выписку из трудовой книжки
- Часто задаваемые вопросы
Как получить бумажную трудовую книжку
Когда выдаётся первая книжка
Первая бумажная трудовая книжка выдаётся при первом трудоустройстве после 1 января 2021 года, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае работодатель обязан:
- заполнить ьный лист (ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС);
- внести запись о приёме на работу (должность, подразделение, дата приёма);
- поставить подпись и печать организации.
Где можно получить дубликат или заменить утерянную книжку
Если книжка утеряна, повреждена или требуется замена, следует:
- Обратиться к текущему работодателю (или последнему месту работы) с заявлением о выдаче дубликата.
- При отсутствии возможности получить дубликат у работодателя – обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ) или орган социальной защиты по месту жительства с паспортом и СНИЛС.
- Заплатить государственную пошлину (в 2026 году – 200 руб.) и получить готовую книжку в течение 5‑10 рабочих дней.
Необходимые документы
- Паспорт гражданина РФ;
- СНИЛС;
- Заявление о выдаче/дубликате трудовой книжки (форма предоставляется работодателем или МФЦ);
- При утере – справка о pérdida (можно оформить в полиции).
Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)
Автоматическое создание при приёме на работу
С 2021 года работодатель обязан формировать ЭТК в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ) при:
- приёме на работу (первый день);
- переводе на другую должность внутри организации;
- увольнении.
Для этого сотруднику достаточно:
- Предоставить работодателю свой СНИЛС (и, при желании, ИНН).
- Подтвердить согласие на ведение электронной трудовой книжки (можно сделать через личный кабинет на портале Госуслуги или подписать заявление у работодателя).
- После первого внесения записи система автоматически создаст личный кабинет сотрудника в ЕГИСЗ.
Как самостоятельно активировать ЭТК через Госуслуги
Если вы хотите убедиться, что ваша ЭТК активна, или получить доступ к ней:
- Войдите в портал Госуслуги (требуется подтверждённая учётная запись).
- Выберите раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
- Система покажет текущий статус, стаж и все внесённые записи.
- При необходимости можно скачать выписку в формате PDF или XML.
Что делать, если работодатель не ведёт ЭТК
В случае, когда работодатель по какой‑то причине не формирует электронные записи (например, небольшая организация без доступа к ЕГИСЗ), сотрудник имеет право:
- Потребовать ведения бумажной трудовой книжки;
- Обратиться в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с жалобой;
- Самостоятельно загрузить свои трудовые данные в ЕГИСЗ через личный кабинет на Госуслугах (раздел «Самостоятельное внесение сведений»).
Одновременное использование бумажного и электронного вариантов
Согласно законодательству, гражданин может вести оба вида книжек одновременно, если:
- Он не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки;
- Работодатель ведёт обе формы (это обязательно с 2021 года при приёме на работу).
В этом случае:
- Все записи о приёме, переводе и увольнении дублируются в обе книжки.
- При утере одной из них вторая остаётся действительным подтверждением стажа.
- При подаче заявления об отказе от бумажного варианта работодатель прекращает её ведение, но уже внесённые записи сохраняются.
Как проверить и получить выписку из трудовой книжки
Через Госуслуги
Самый быстрый способ – личный кабинет на портале Госуслуг:
- Раздел «Трудовая деятельность» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Можно выбрать период (за год, за всё время) и формат вывода (PDF, XML).
- Выписка заверяется электронной подписью и имеет юридическую силу.
- Напишите заявление руководителю или в отдел кадров с просьбой выдать выписку за нужный период.
- Работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней.
- Выписка заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
- Обратитесь в МФЦ с паспортом, СНИЛС и заявлением о выдаче выписки из трудовой книжки.
- Сотрудник МФЦ сделает запрос в ЕГИСЗ и выдаст вам заверенный документ.
- Срок выдачи – до 10 рабочих дней, пошлина не взимается.
- Работодателя – он направляет корректирующее сообщение в ЕГИСЗ;
- Личный кабинет на Госуслугах – функция «Внести исправление» (доступна после подтверждения данных работодателем).
Через работодателя
Если требуется бумажная выписка:
Через МФЦ или орган соцзащиты
При отсутствии возможности получить выписку у работодателя (например, организация ликвидирована):
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли платить за оформление ЭТК?
Нет. Формирование и ведение электронной трудовой книжки бесплатны для гражданина. Государственная пошлина взимается только при выдаче дубликата бумажной книжки.
Можно ли отказатся от ЭТК и вести только бумажную?
Да. Для этого необходимо подать заявление об отказе от электронной трудовой книжки работодателю (или через личный кабинет на Госуслугах). После этого работодатель ведёт только бумажный вариант.
Что делать, если в ЭТК есть ошибка?
Ошибку можно исправить через:
После исправления выдаётся новая выписка с отметкой об исправлении.
Какой срок хранения трудовых записей?
Сведения о трудовой деятельности хранятся в ЕГИСЗ бессрочно. Бумажные трудовые книжки рекомендуется хранить не менее 50 лет после последней записи (в соответствии с архивным законодательством).
Можно ли использовать выписку из ЭТК при устройстве на работу?
Да. Выписка из электронной трудовой книжки, заверенная электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как и запись в бумажной книжке, и принимается всеми работодателями.
Получить трудовую книжку в России сегодня можно двумя способами: традиционным бумажным и современным электронным. Для большинства граждан удобно пользоваться ЭТК через портал Госуслуг – это бесплатно, быстро и обеспечивает постоянный доступ к своим трудовым данным. Если же вы предпочитаете бумажный вариант или требуется дубликат, процедура оформления также проста и регламентирована законодательством. Главное – своевременно информировать работодателя о своём выборе (заявление о отказе или согласии на ведение ЭТК) и хранить все подтверждающие документы в надёжном месте.