Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж сотрудника. С 2021 года в России активно внедряется электронный вариант трудовой книжки, однако в ряде ситуаций по‑прежнему используется бумажный документ. Кадровый специалист (кадровик) обязан знать все нюансы оформления, регистрации и ведения трудовых книжек, чтобы избежать ошибок и соблюсти требования законодательства.

Содержание статьи

1. История и правовая база
2. Бумажная и электронная трудовые книжки
3. Алгоритм приёма на работу (2025‑2026)
4. Обязанности кадровика
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Часто задаваемые вопросы

История и правовая база

Трудовая книжка в России имеет более чем 80‑летнюю историю. 20 декабря 1938 года было издано постановление Совета народных комиссаров СССР о введении в СССР трудовых книжек. С тех пор документ претерпел множество изменений, но его основная цель – фиксировать сведения о трудовой деятельности, стаже и квалификации – осталась неизменной.

Ключевые нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовых книжек:

• Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. – инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях.
• Постановление Правительства РФ от 23 апреля 2021 г. № 447 – введение электронных трудовых книжек (ЭТК).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62‑66) – общие требования к оформлению и хранению трудовых книжек.

Эти документы определяют, какие сведения обязаны вноситься, кто имеет право их вносить и как происходит переход от бумажного к электронному формату.

Бумажная и электронная трудовые книжки

2.1 Бумажная трудовая книжка

Традиционный вариант остаёться обязательным в следующих случаях:

• Работник отказался от электронного формата (пишет заявление об отказе).
• Работодатель не имеет доступа к системе «Электронная трудовая книжка» (например, небольшие предприятия без ИТ‑поддержки).
• Особые категории работников (военнослужащие, некоторые госслужащие) по нормативным требованиям сохраняют бумажный вариант.

2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это запись в государственной информационной системе, к которой имеют доступ:

• Работодатель (через аккредитованного оператора).
• Работник (через портал Госуслуг).
• Контролирующие органы (Госинспекция труда, Пенсионный фонд и др.).

Преимущества ЭТК:

1. Отсутствие риска потери или порчи документа.
2. Автоматическое обновление данных при каждом изменении (перевод, повышение квалификации, увольнение).
3. Упрощённый доступ к сведениям для проверки стажа и начисления пенсии.

2.3 Одновременное использование

Если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта, допускается вести обе формы одновременно. В этом случае:

• Записи в бумажной книжке делаются в соответствии с инструкцией 1974 года.
• Те же сведения автоматически дублируются в ЭТК через интеграцию с государственной системой.

Алгоритм приёма на работу (2025‑2026)

Ниже представлена пошаговая схема, которую кадровик должен выполнить при приёме нового сотрудника.

1. Подготовительный этап
   • Собрать пакет документов от кандидата: паспорт, ИНН, СНИЛС, дипломы, сертификаты.
   • Уточнить у соискателя предпочтительный формат трудовой книжки (бумажный/электронный).
   • Если кандидат выбирает электронный вариант, проверить наличие у него аккаунта в Госуслугах и согласие на обработку персональных данных.
2. Оформление приказа о приёме
   • Сформировать приказ согласно ТК РФ (ст. 65). Указать должность, ставку, дату начала работы.
   • Прикрепить к приказу копию заявления работника о выборе формата трудовой книжки.
3. Внесение данных в трудовую книжку
   • Бумажный вариант: заполнить первую страницу (данные о работнике, дата начала работы, должность, основание приема). Подписать и поставить печать организации.
   • Электронный вариант: через аккредитованного оператора загрузить сведения в систему ЭТК. После подтверждения система генерирует запись, доступную работнику в личном кабинете.
4. Регистрация в книге учёта (для ЭТК)
   • Внести запись о приёме в внутреннюю книгу учёта кадров (если она ведётся). Это необходимо для внутреннего контроля и аудита.
5. Выдача документа сотруднику
   • Если выбран бумажный вариант – передать трудовую книжку в руки сотруднику, подписать страницу «Приём на работу».
   • Если выбран электронный вариант – отправить работнику уведомление о регистрации в ЭТК и инструкцию по входу в личный кабинет Госуслуг.
6. Контроль и подтверждение
   • Проверить, что запись в ЭТК отображается корректно (дата, должность, основание).
   • Сохранить скан копий всех документов в личном деле сотрудника.

Эти шаги позволяют обеспечить полное соответствие требованиям законодательства и минимизировать риск штрафов от инспекции труда.

Обязанности кадровика при работе с трудовыми книжками

4.1 Основные функции

• Консультация соискателя о различиях между бумажным и электронным форматом, а также о последствиях отказа от одного из вариантов.
• Проверка подлинности документов (паспорта, дипломов, сертификатов) и их соответствия требованиям ТК РФ.
• Своевременное заполнение всех обязательных полей в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной).
• Контроль за изменениями в трудовой книжке при переводах, повышениях, изменении условий труда.
• Ведение внутренней книги учёта кадров, где фиксируются даты приёма, перевода и увольнения.
• Обеспечение сохранности бумажных трудовых книжек (хранение в закрытом шкафу, ограниченный доступ).
• Соблюдение сроков предоставления трудовой книжки сотруднику при увольнении (не позднее 3 рабочих дней).

4.2 Специфические задачи в 2025‑2026 годах

1. Обучение персонала использованию личных кабинетов Госуслуг для проверки записей в ЭТК.
2. Ведение журнала отказов от электронного формата – каждый отказ должен быть задокументирован заявлением работника.
3. Контроль за синхронизацией данных между бумажной и электронной формой, если обе используются одновременно.

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Нужно ли регистрировать электронную трудовую книжку в книге учёта?

Да. По постановлению от 23 апреля 2021 г. № 447 запись о приёме должна быть отражена в внутренней книге учёта кадров, даже если используется только ЭТК. Это упрощает внутренний аудит и подтверждает факт оформления.

6.2 Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

Работник может показать запись в личном кабинете Госуслуг. Кадровик может запросить скриншот или распечатку из системы оператора, где указана дата и номер ЭТК.

6.3 С какого года впервые гражданам оформляется электронная трудовая книжка?

Электронные трудовые книжки стали обязательными для новых работников с 1 января 2021 года, однако полностью заменить бумажный вариант могли только с 2025 года, когда была завершена масштабная цифровизация.

6.4 Что делать, если сотрудник отказывается от бумажной книжки, но не подал заявление?

Согласно инструкции 1974 года, в отсутствие заявления считается, что сотрудник согласен на ведение бумажной книжки. Поэтому в таком случае необходимо оформить бумажный вариант и одновременно загрузить данные в ЭТК.

6.5 Можно ли вести только электронную трудовую книжку без бумажного аналога?

Да, если сотрудник не подал заявление об отказе от ЭТК. В этом случае бумажный вариант не выдаётся, а все записи делаются исключительно в системе ЭТК.

Трудовая книжка – фундаментальный документ, отражающий профессиональный путь каждого работника. Кадровик, отвечающий за её оформление, должен быть в курсе последних изменений законодательства, уметь работать как с бумажным, так и с электронным форматом, а также соблюдать строгие процедуры при приёме на работу. Соблюдение описанных выше алгоритмов и рекомендаций поможет избежать штрафов, ускорит процесс адаптации новых сотрудников и обеспечит надёжный учёт трудового стажа.

Помните: правильное ведение трудовых книжек – это не только юридическая обязанность, но и показатель профессионализма вашего отдела кадров.