Дата актуализации: 07:01:26 ().
Трудовая книжка (или её электронный эквивалент) является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Однако в реальной практике бывают ситуации, когда работник не предоставляет трудовую книжку при приёме на работу или при увольнении. Ниже рассмотрены нормативные основания, возможные последствия и пошаговые действия для работодателя и сотрудника.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ:
- ст. 66 – обязанность работодателя вести трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) и выдавать её работнику при увольнении;
- ст. 66.1 – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- ст. 84.1 – компенсация за нарушение срока выдачи трудовой книжки;
- ст. 234 – возмещение морального вреда, связанного с нарушением трудовых прав.
- Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части перехода на электронные трудовые книжки» – регулирует возможность ведения электронной трудовой книжки (ЭТК).
- Постановление Правительства РФ от № 458 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – уточняет требования к оформлению бумажных и электронных книжек.
Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку при приёме на работу?
- Запросите альтернативный документ:
- Сведения о трудовой деятельности в форме СТД‑Р (выдаётся Пенсионным фондом РФ);
- Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (если работник согласен).
- Оформите новую трудовую книжку (по заявлению работника) в соответствии со ст. 66 ТК РФ, если:
- работник утратил книжку и восстановление невозможно;
- работник никогда не имел трудовой книжки (например, первый трудоустройство).
- Сделайте отметку в личной карточке сотрудника о том, что трудовая книжка отсутствует и выдан СТД‑Р или оформлена ЭТК.
- Уведомите работника о его праве потребовать выдачу трудовой книжки (или СТД‑Р) в случае увольнения.
Если работник не забрал трудовую книжку при увольнении
Ситуация, когда работодатель отказывается выдать трудовую книжку, регулируется ст. 66 ТК РФ и ст. 84.1 ТК РФ. Работник вправе:
- Потребовать выдачу книжки в письменной форме (заказным письмом с уведомлением о вручении);
- Назначить компенсацию за каждый день задержки (средний заработок за день);
- Требовать возмещения морального вреда (ст. 234 ТК РФ) при доказательстве негативных последствий.
Пример из судебной практики (БУХ.1С, ): уволенный сотрудник взыскал с бывшего работодателя 203 750 рублей за несвоевременный возврат трудовой книжки и моральный вред, ссылаясь на ст. ст. 84.1 и 234 ТК РФ.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) как альтернатива
С работник может выбрать ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В этом случае:
- Работодатель обязан принять заявление о переходе на ЭТК и вести сведения в системе ПФР;
- Бумажная трудовая книжка не выдаётся, но при увольнении работник получает выписку из ЭТК (СТД‑Р) либо электронную выписку через личный кабинет на портале «Госуслуги».
- Если работник отказывается предоставлять бумажную книжку, но предоставляет электронные сведения, необходимо убедиться, что в его личном кабинете есть отметка о согласии на ведение ЭТК (см. судебная практика ГАРАНТ.РУ, ).
Судебная практика и типичные ошибки работодателя
- Несвоевременная выдача – часто приводит к выплате компенсации за каждый день задержки (см. дело Бух.1С).
- Использование трудовой книжки как рычага давления (удержание из‑за недостач, невыполнения обходного листа) – незаконно, может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Отказ в приёме на работу из‑за отсутствия трудовой книжки – неправомерно, если работник предоставил СТД‑Р или заявление о переходе на ЭТК (ГАРАНТ.РУ, ).
- Неоформление новой книжки при утере – нарушение ст. 66 ТК РФ, влечёт обязательство работодателя изготовить дубликат.
Рекомендации для работодателя
- Внутренний регламент – утвердите порядок приёма и выдачи трудовых книжек (бумажных и электронных), включая сроки и ответственных лиц.
- Информирование сотрудников – при приёме на работу разъясняйте права и обязанности относительно трудовой книжки и возможности перехода на ЭТК;
- Документирование запросов – фиксируйте все заявления сотрудников о предоставлении СТД‑Р, переходе на ЭТК или выдаче дубликата книжки (желательно в письменной форме).
- Контроль сроков – установите напоминания в 1С или другой системе HR о необходимости выдачи трудовой книжки в день увольнения.
- Юридическая проверка – при возникновении спора обращайтесь к юристу для оценки возможных рисков и подготовки ответа в суд.
Отсутствие трудовой книжки у работника не является основанием для отказа в приёме на работу или для удержания документа при увольнении. Законодательство предоставляет альтернативные пути подтверждения трудовой деятельности: СТД‑Р, заявление о переходе на электронную трудовую книжку или выдача дубликата. Работодатель обязан соблюдать сроки выдачи документа, иначе рискует выплатить компенсацию за задержку и возместить моральный вред. Чёткое внутреннее регулирование, документирование всех действий и информирование сотрудников помогут избежать конфликтов и судебных разбирательств.
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и актуального законодательства на момент 07:01:26.