Дата обращения:

Трудовая книжка (или её электронный аналог) – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его квалификацию и право на социальные выплаты. Когда сотрудник отказывается предоставить её при приёме на работу, у работодателя возникает ряд вопросов: как оформить трудовые отношения, какие риски возникают и какие правовые меры можно применить?

Что такое трудовая книжка и почему она важна?

• Трудовая книжка фиксирует все периоды работы, включая даты приема, увольнения, должности, причины увольнения.
• На её основании рассчитываются пенсионные баллы, выплаты по временной нетрудоспособности, пособия по безработице и др.
• С 2022 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в системе «Электронный личный кабинет» (ЭЛКОД) Минтруда.

Правовые нормы, регулирующие выдачу и предоставление трудовой книжки

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ):
   • Ст. 66 – работодатель обязан в день увольнения выдать трудовую книжку работнику.
   • Ст. 67 – работник обязан в течение трех рабочих дней после увольнения получить книжку.
   • Ст. 71 – работодатель обязан вести учёт в трудовой книжке и вносить записи о приёме, переводе, увольнении.
2. Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (от № 473‑ФЗ) – регулирует порядок оформления и передачи ЭТК.
3. Административная ответственность за невыполнение обязанностей по выдаче трудовой книжки предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 5 000 рублей).

Почему сотрудник может не предоставить трудовую книжку?

• Книжка утеряна, повреждена или находится у прежнего работодателя.
• Сотрудник переходит на работу в организации, где вводится электронная трудовая книжка.
• Работник не желает раскрывать сведения о предыдущих местах работы (например, из соображений конфиденциальности).
• Отсутствие книжки связано с длительным отпуском по уходу за ребёнком, командировкой и т.п.

Что делать работодателю, если сотрудник не предоставляет трудовую книжку?

Оформить письменный запрос

Составьте официальное письмо (внутреннее уведомление) с требованием предоставить трудовую книжку или её копию в течение трёх рабочих дней. В письме укажите:

• Дата и номер документа;
• Ссылка на ст. 66‑67 ТК РФ;
• Последствия отказа (недопуск к работе, невозможность оформить трудовой договор).

Предложить альтернативу – электронную трудовую книжку

Если у сотрудника нет бумажной книжки, предложите оформить ЭТК через портал ЭЛКОД. Для этого понадобится СНИЛС и паспортные данные;

Оформить трудовой договор без книжки

Трудовой кодекс не запрещает заключать договор с работником, не предоставившим книжку, однако в договоре необходимо указать:

• Факт отсутствия трудовой книжки;
• Обязательство работника предоставить её в течение 5‑10 дней;
• Последствия непредоставления (возможность расторжения договора по инициативе работодателя).

Зафиксировать отказ в личном деле

Если работник отказывается предоставить книжку, внесите в его личное дело запись о попытке получения документа и приложите копию письма‑запроса. Это будет важным доказательством в случае судебного разбирательства.

При необходимости – обратиться в суд

Если сотрудник отказывается предоставить книжку и тем самым препятствует оформлению трудовых отношений, работодатель может подать иск в суд о принудительном предоставлении документа или о возмещении убытков, связанных с задержкой оформления.

Что делать сотруднику, если он не может предоставить трудовую книжку?

1. Уведомить работодателя о причинах отсутствия (утрата, нахождение у прежнего работодателя, переход на электронный вариант).
2. Если книжка утеряна, оформить дубликат в отделе кадров прежнего места работы (по запросу в ПФР) или в МФЦ.
3. При переходе на ЭТК – подать заявление в отдел кадров нового работодателя и в ЭЛКОД для переноса записей.
4. Если книжка находится у прежнего работодателя, потребовать её в письменной форме (требование должно быть направлено в течение 3‑х рабочих дней после увольнения).
5. В случае отказа прежнего работодателя – обратиться в Трудовую инспекцию или в прокуратуру с жалобой.

Письменные требования и уведомления: образцы

Образец письма работодателя

ООО «Пример»
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67

Исходящий документ № ___
Сотруднику ________________________
(ФИО)

Уведомление о необходимости предоставить трудовую книжку

В соответствии со ст. 66 и ст. 67 Трудового кодекса РФ, просим предоставить оригинал (или копию) трудовой книжки в течение трех рабочих дней с даты получения данного уведомления. В случае невозможности предоставить документ в указанный срок, просим оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) через портал ЭЛКОД.
Невыполнение требования может привести к приостановке оформления трудового договора и к административной ответственности.

Подпись руководителя ______________________

Образец письма сотрудника

Иванов Иван Иванович
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.2
Тел.: +7 (915) -55‑66‑77
Исходящий документ № ___
Кому: Директору ООО «Пример»

Уважаемый(ая) __________,

Сообщаю, что в данный момент у меня отсутствует бумажная трудовая книжка, так как она была утеряна/находится у прежнего работодателя. Прошу оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) и предоставить возможность продолжить оформление трудовых отношений.

Готов предоставить копию паспорта и СНИЛС для создания ЭТК.

С уважением,
____________________
(подпись)

Судебные и административные меры

• Административный штраф за невыполнение обязанности по выдаче трудовой книжки – до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Иск в суд о принудительном предоставлении книжки (ст. 309 ГК РФ – защита прав потребителей/работников).
• Возмещение убытков – если задержка в выдаче книжки привела к потере права на пенсию, пособие или иные выплаты, работник может требовать компенсацию.
• Обращение в Трудовую инспекцию – инспектор проведёт проверку и вынесет предписание о выдаче книжки.

Электронная трудовая книжка: особенности и преимущества

ЭТК хранится в единой государственной системе и доступна через личный кабинет в ЭЛКОД. Основные плюсы:

• Отсутствие риска утери или порчи бумаги;
• Мгновенный доступ к записям для любого работодателя, имеющего согласие работника;
• Упрощённый процесс передачи записей при смене места работы.

Работодатель обязан оформить электронную запись в течение трех дней после приёма на работу (ст. 71 ТК РФ).

Практические рекомендации для работодателя

1. Заранее включить в политику найма пункт о необходимости предоставления трудовой книжки или согласия на создание ЭТК.
2. Подготовить шаблоны писем‑запросов и разместить их в кадровом отделе.
3. Обучить HR‑специалистов работе с ЭТК и процессом получения дубликатов.
4. Вести журнал запросов и ответов, чтобы иметь доказательства в случае спора.
5. При возникновении конфликта – сразу обращаться в Трудовую инспекцию или к юристу, чтобы избежать эскалации.

Отказ сотрудника предоставить трудовую книжку – не редкость, но ситуация регулируется чётким набором правовых норм. Работодатель имеет право требовать документ, оформить альтернативный вариант (ЭТК) и в случае необходимости прибегнуть к административным и судебным мерам. Сотруднику важно своевременно уведомлять работодателя о причинах отсутствия книжки и предпринимать шаги по её восстановлению.

Соблюдая описанные выше процедуры, обе стороны могут избежать конфликтов, ускорить процесс оформления трудовых отношений и обеспечить сохранность сведений о трудовом стаже.

Статья подготовлена на основе действующего Трудового кодекса РФ, Федерального закона «Об электронных трудовых книжках», а также рекомендаций юридических центров и практики судебных разбирательств (данные актуальны на ).