Ситуации‚ когда новый сотрудник приходит на работу без трудовой книжки‚ становятся всё более распространёнными․ Причины могут быть разными: человек впервые устраиваеться на работу‚ утерял книжку‚ перешёл из другой страны‚ или сознательно отказывается от бумажного документа․ Важно понимать: отсутствие трудовой книжки, не повод отказывать в трудоустройстве․ Закон позволяет оформить сотрудника и без неё — при соблюдении определённых процедур․ В этой статье вы найдёте исчерпывающую‚ юридически корректную инструкцию‚ как правильно принять на работу сотрудника без трудовой книжки‚ какие документы нужны‚ как оформить электронную трудовую книжку и какие риски существуют․

Почему сотрудники могут не иметь трудовой книжки?

• Первое трудоустройство — с 2021 года все новые сотрудники‚ впервые устраивающиеся на работу‚ оформляются исключительно с электронной трудовой книжкой (ЭТК)‚ бумажная книжка не выдаётся․
• Утрата или повреждение — сотрудник потерял книжку‚ и дубликат ещё не получен․
• Работа за границей — граждане‚ вернувшиеся из-за рубежа‚ могут не иметь российской трудовой книжки․
• Сознательный отказ — некоторые сотрудники предпочитают не иметь бумажной книжки из-за опасений ошибок в записи или желания упростить документооборот․
• Переход с иностранных документов, иностранные граждане или лица без гражданства‚ впервые трудоустраивающиеся в РФ․

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно статье 66․1 Трудового кодекса РФ (в редакции Федерального закона № 439-ФЗ от )‚ с 1 января 2021 года:

• Новые сотрудники‚ впервые устраивающиеся на работу‚ не получают бумажную трудовую книжку․ Работодатель обязан вести сведения о их трудовой деятельности в электронном виде․
• Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку‚ но не предоставил её, работодатель не вправе требовать её предъявления для оформления на работу․
• Работодатель обязан создать электронную трудовую книжку в Пенсионном фонде РФ (ПФР) в течение 1 рабочего дня с момента заключения трудового договора․

Таким образом‚ отсутствие бумажной трудовой книжки — не нарушение закона‚ а норма для новых сотрудников․ Главное — правильно оформить ЭТК․

Пошаговая инструкция: как оформить сотрудника без трудовой книжки

Шаг 1: Получите от сотрудника необходимые документы

Даже если у сотрудника нет трудовой книжки‚ вам потребуются следующие документы:

1. Паспорт — для идентификации личности․
2. СНИЛС — обязательный документ для регистрации в системе персонифицированного учёта ПФР․
3. ИНН — желателен‚ но не обязателен для оформления ЭТК․
4. Документ об образовании — если это требуется по должности (диплом‚ аттестат и т․п․)․
5. Документ о воинской обязанности — для мужчин 18–27 лет․
6. Заявление о выборе формы трудовой книжки, если сотрудник ранее имел бумажную книжку‚ но не предоставил её‚ он должен подать заявление о желании вести трудовую деятельность в электронной форме (см․ образец ниже)․

Шаг 2: Заключите трудовой договор

Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах (ст․ 67 ТК РФ)․ В договоре обязательно указывается:

• ФИО‚ паспортные данные‚ СНИЛС сотрудника;
• должность‚ условия труда‚ график работы;
• размер заработной платы;
• срок договора (если срочный)․

Важно! В договоре не указывается номер трудовой книжки, она отсутствует; Вместо этого в приказе и в системе ПФР будет использоваться СНИЛС․

Шаг 3: Издайте приказ о приёме на работу

Приказ о приёме на работу (форма № Т-1) оформляется в течение 3 дней с момента выхода сотрудника на работу․ В приказе:

• Указывается ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные;
• Указывается СНИЛС;
• В графе «Основание» пишется: «Трудовой договор от [дата]»;
• В графе «Трудовая книжка» — «Не предоставлена‚ ведётся в электронной форме»․

Образец записи в приказе:

Основание: трудовой договор от № 01/2025
Трудовая книжка: не предоставлена‚ ведётся в электронной форме

Шаг 4: Создайте электронную трудовую книжку в ПФР

Это ключевой этап․ Работодатель обязан в течение 1 рабочего дня после заключения трудового договора передать сведения о сотруднике в ПФР через сайт ПФР или через электронный документооборот (например‚ через КриптоПро‚ СБИС‚ ЭДО)․

Как это сделать:

1. Зарегистрируйтесь на сайте ПФР: https://es․pfrf․ru (если ещё не зарегистрированы как работодатель)․
2. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка» → «Добавить работника»․
3. Заполните данные сотрудника: ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения‚ паспортные данные‚ дата приёма‚ должность․
4. Проверьте данные и отправьте в ПФР․
5. После успешной отправки система сгенерирует номер ЭТК — он привязан к СНИЛС․

Важно! Если сотрудник ранее уже имел бумажную трудовую книжку‚ но не предоставил её — он должен подать заявление о переходе на электронную форму․ Если он не подал заявление‚ но книжка отсутствует — вы всё равно обязаны создать ЭТК‚ так как он впервые устраивается на работу․

Шаг 5: Уведомите сотрудника о создании ЭТК

В течение 3 рабочих дней после создания ЭТК работодатель обязан:

• Ознакомить сотрудника с фактами создания ЭТК;
• Предоставить ему выписку из ЭТК (можно распечатать через личный кабинет ПФР или через Госуслуги);
• Получить от сотрудника подписанный акт ознакомления (форма не обязательна‚ но рекомендуеться)․

Пример формулировки в акте:

«Я‚ [ФИО]‚ ознакомлен(а) с тем‚ что моя трудовая деятельность ведётся в электронной форме․ Сведения о моей трудовой деятельности хранятся в Пенсионном фонде РФ по СНИЛС [номер]․ Я понимаю‚ что бумажная трудовая книжка мне не выдаётся»․

Шаг 6: Ведите учёт и обновляйте данные

Все дальнейшие изменения (увольнение‚ перевод‚ повышение‚ отпуск) также фиксируются в ЭТК через ПФР․ Для этого:

• После увольнения, в течение 1 рабочего дня отправьте сведения об увольнении;
• При переводе на другую должность — отправьте сведения о новой должности;
• При изменении реквизитов, обновите данные в системе․

Что делать‚ если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку‚ но не предоставил её?

Если сотрудник ранее работал в России и имел бумажную книжку‚ но не может её предъявить (потерял‚ уничтожил‚ оставил у предыдущего работодателя)‚ то:

1. Он должен подать заявление о переходе на электронную форму (даже если книжка была)․
2. Вы создаёте ЭТК на основании СНИЛС․
3. Если он позже найдёт бумажную книжку — он может передать её вам‚ и вы внесёте в неё запись о трудоустройстве в вашей организации‚ а затем передадите в ПФР для переноса данных в ЭТК․
4. Если книжка утеряна, сотрудник должен обратиться в ПФР за дубликатом (это его обязанность‚ но вы можете помочь)․

Плюсы и минусы найма без трудовой книжки

Плюсы:

• Соответствие закону — вы не нарушаете ТК РФ‚ даже если сотрудник не предоставил книжку․
• Упрощённый документооборот — нет необходимости хранить бумажные книжки‚ избегаете рисков потери или порчи․
• Быстрое оформление, ЭТК создаётся онлайн за 1 день․
• Доступ к данным сотрудника, вы и сотрудник всегда могут проверить историю трудовой деятельности через Госуслуги или личный кабинет ПФР․

Минусы:

• Риск ошибок при вводе данных — если СНИЛС указан неверно‚ ЭТК не будет создана․
• Не все сотрудники понимают ЭТК, требуется дополнительное объяснение и обучение․
• Технические сложности, если у компании нет доступа к ЭДО или нет квалифицированного кадровика‚ может возникнуть задержка․
• Отсутствие бумажного подтверждения — некоторые сотрудники (особенно пожилые) предпочитают физический документ․

Ответственность работодателя

Если вы не оформите ЭТК в установленные сроки‚ вас могут оштрафовать:

• По ст․ 5․27 КоАП РФ — за нарушение трудового законодательства: штраф до 50 000 рублей для юрлиц‚ до 5 000 рублей для ИП․
• Если сотрудник подаст жалобу в трудовую инспекцию — проверка и штраф неизбежны․

Важно! Отказ в трудоустройстве из-за отсутствия трудовой книжки — это незаконное ограничение прав и может повлечь административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ и даже судебный иск о восстановлении на работе․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять на работу иностранца без трудовой книжки?

Да․ Иностранные граждане‚ впервые устраивающиеся на работу в РФ‚ оформляются через ЭТК․ Требуется только паспорт‚ разрешение на работу (если нужно) и СНИЛС (если есть)․ Если СНИЛС отсутствует — его нужно оформить в ПФР․

Что делать‚ если сотрудник не знает свой СНИЛС?

Сотрудник может узнать его через Госуслуги‚ ПФР или МФЦ․ Без СНИЛС создать ЭТК невозможно — это обязательное поле; Временно можно оформить трудовой договор‚ но ЭТК должна быть создана до выплаты первой зарплаты․

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную книжку?

Нет․ С 2021 года ведение двух форм одновременно запрещено․ Если сотрудник ранее имел бумажную книжку и подал заявление на ЭТК, бумажная книжка передаётся в ПФР и больше не используется․

Как проверить‚ есть ли у сотрудника ЭТК?

Сотрудник может проверить через личный кабинет на es․pfrf․ru или на Госуслугах․ Работодатель может запросить данные через ЭДО‚ но не имеет прямого доступа к чужой ЭТК без согласия сотрудника․

Не отказывайте в трудоустройстве! Отсутствие бумажной трудовой книжки — не повод для отказа․ В 2025 году это стандартная ситуация․ Главное — действовать по закону:

1. Получите паспорт‚ СНИЛС и другие документы;
2. Заключите трудовой договор;
3. Издайте приказ с пометкой «ЭТК»;
4. Создайте электронную трудовую книжку в ПФР в течение 1 дня;
5. Ознакомьте сотрудника и получите подпись․

Электронная трудовая книжка — это не угроза‚ а удобство: она защищает и работника‚ и работодателя от ошибок‚ потерь и споров․ Правильно оформленная ЭТК — это современный‚ прозрачный и юридически безупречный способ ведения кадрового учёта․

Совет эксперта: Обучите своих кадровиков работе с ЭТК․ Внедрите внутренний регламент по приёму сотрудников без трудовой книжки — и вы избежите штрафов‚ сэкономите время и повысите доверие к вашей компании․