Трудовая книжка — это главный официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника в России. С момента её введения она служила основой для расчёта пенсии, подтверждения опыта работы при устройстве на новое место и получения социальных льгот. Однако с 2020 года в стране начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 1 января 2026 года завершается переходный период. Это означает, что бумажные трудовые книжки перестают быть обязательными, но остаются актуальными для тех, кто продолжает их использовать. В этой статье мы подробно разберём, что делать, если трудовая книжка заполнена до последней строки, как продлить её, и какие изменения ожидают работников в 2026 году.

Что значит «окончание трудовой книжки»?

Трудовая книжка имеет ограниченное количество строк для записи: в стандартной форме (утверждённой Постановлением Правительства РФ № 225 от ) — 44 страницы, на которых можно сделать до 50–60 записей о трудовой деятельности. Когда все поля заполнены, книжка считается заполненной до конца — или, как говорят в обиходе, «окончилась».

Это не означает, что работник теряет стаж или права. Просто документ больше не может содержать новые записи. В этом случае закон требует оформить новую трудовую книжку.

Как оформить новую трудовую книжку при окончании старой?

Процедура проста и регламентирована законом. Вот пошаговый алгоритм:

1. Обратитесь в отдел кадров по месту текущей работы. Если вы работаете, то именно ваш работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. Если вы безработный — обращайтесь в органы социальной защиты или МФЦ.
2. Подайте заявление. Напишите заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать новую трудовую книжку в связи с окончанием старой. Форма заявления не строго регламентирована, но желательно указать: ФИО, номер и серию старой книжки, дату её выдачи.
3. Предоставьте старую трудовую книжку. Кадровый отдел сканирует или копирует все записи, а затем вносит их в новую книжку. Старая книжка не изымается — она остаётся у вас как подтверждение истории трудовой деятельности.
4. Получите новую книжку. Новая трудовая книжка выдаётся в течение 5 рабочих дней. На ьном листе делается отметка: «Взамен утраченной (заполненной) трудовой книжки № ___ от ___».

Важно! Все записи из старой книжки переносятся в новую без изменений. Никакие стажи, должности или награды не теряются. Новая книжка — это просто продолжение старой, а не «сброс» стажа.

Что делать, если трудовая книжка окончилась, но вы уже работаете по электронной системе?

С 2025 года всё больше работников выбирают электронные трудовые книжки (ЭТК). Если вы подали заявление об отказе от бумажной книжки, то:

• Ваша трудовая история хранится в Единой информационной системе (ЕИС) Пенсионного фонда РФ.
• Все записи о приёме, увольнении, переводах и наградах вносятся работодателем в электронном виде.
• Вы можете в любое время получить выписку из ЭТК через Личный кабинет на сайте ПФР или в МФЦ.

Если вы уже перешли на ЭТК, то окончание бумажной книжки вас не касается, она просто остаётся у вас как архивный документ. Однако рекомендуется сохранить её на случай проверок или споров о стаже.

Что изменится с 1 января 2026 года?

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает следующее:

• Все новые работники, устраивающиеся на работу после этой даты, получают только электронные трудовые книжки — бумажные выдаваться не будут, если только работник не подаст письменный отказ от ЭТК.
• Работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном виде для всех новых сотрудников.
• Бумажные книжки остаются действительными для тех, кто уже их имеет. Они не аннулируются и не становятся недействительными.
• Если бумажная книжка заполнена, работодатель обязан выдать новую — но только если работник не отказался от бумажного варианта.

Таким образом, с 2026 года бумажная трудовая книжка становится исключением, а не правилом. Но для миллионов россиян, у которых уже есть заполненные книжки, всё остаётся как было, только теперь нужно быть готовым к тому, что новые записи будут вестись в электронном виде.

Как проверить свой трудовой стаж в электронной системе?

Даже если у вас есть бумажная книжка, рекомендуется проверить, всё ли ваше трудовое прошлое учтено в ЕИС ПФР:

1. Зайдите на сайт https://es.pfrf.ru (Единый портал Пенсионного фонда).
2. Авторизуйтесь через Госуслуги.
3. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
4. Скачайте или распечатайте выписку.

Сравните данные с записями в бумажной книжке. Если есть расхождения — немедленно обратитесь в кадровую службу по месту работы или в ПФР с заявлением об уточнении данных.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если книжка не просто заполнена, а утеряна, повреждена или уничтожена, процедура немного другая:

• Напишите заявление о восстановлении трудовой книжки.
• Соберите документы, подтверждающие трудовой стаж: справки с предыдущих мест работы, трудовые договоры, архивные выписки, копии приказов, выписки из лицевых счётов.
• Если организация ликвидирована — обращайтесь в архив или ПФР.
• ПФР на основании предоставленных документов выдаст справку о трудовом стаже, на основе которой оформят новую книжку.

Важно: восстановление стажа может занять от нескольких недель до нескольких месяцев — начинайте процесс заранее, особенно если планируете выход на пенсию.

Практические советы

• Не выбрасывайте старую трудовую книжку, даже если она заполнена. Она может понадобиться для подтверждения стажа при оформлении пенсии или льгот.
• Сканируйте все записи в электронный вид и храните их на облаке или внешнем носителе.
• Регулярно проверяйте ЭТК — хотя бы раз в год — чтобы убедиться, что все данные внесены корректно.
• Не забывайте о заявлении — если хотите сохранить бумажную книжку, подайте заявление об отказе от ЭТК до 31 декабря 2025 года.
• Используйте сервисы ПФР и Госуслуги, они позволяют отслеживать стаж, пенсионные баллы и начисления в режиме реального времени.

Окончание бумажной трудовой книжки — это не катастрофа, а естественный этап перехода к цифровой экономике. С 2026 года Россия полностью переходит на электронный учёт трудового стажа, что делает систему прозрачнее, надёжнее и удобнее для граждан. Однако для тех, кто уже имеет бумажную книжку, всё остаётся в силе: стаж не пропадает, права не теряются, а новая книжка выдаётся бесплатно и в установленные сроки.

Главное правило: не игнорируйте своё трудовое прошлое. Даже если вы работаете по ЭТК — сохраняйте бумажную книжку как исторический документ. А если она заполнена — не откладывайте оформление новой. Лучше сделать это сегодня, чем столкнуться с проблемами при выходе на пенсию.

Помните: ваш трудовой стаж — это не просто цифры в базе. Это ваша жизнь, ваша работа, ваши достижения. И они заслуживают быть правильно зафиксированными — в бумажном или электронном виде.

Следите за обновлениями на сайте Пенсионного фонда РФ и используйте приложения Госуслуги и ПФР-онлайн — они помогут вам всегда быть в курсе своего стажа и прав.