Ситуация, когда сотрудник отказывается или просто забывает забрать трудовую книжку, встречается довольно часто.
Неправильное оформление или задержка в передаче трудовой книжки может привести к конфликту, штрафам и даже к судебным разбирательствам. В этой статье мы разберём правовые нормы, причины отказа сотрудника и пошаговый план действий работодателя.

Правовой базис

Трудовая книжка (в т.ч. электронная) регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‑71.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании» (пункт о хранении электронных трудовых книжек).
• Приказ Минтруда России от № 458н «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ от № 1975 «Об электронных трудовых книжках».

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан в течение трех дней после увольнения выдать сотруднику трудовую книжку (или оформить запись в электронной версии). Если сотрудник не пришёл за бумагой, работодатель обязан предпринять определённые действия, описанные ниже.

Почему сотрудник может не идти за трудовой книжкой?

1. Неудобное время работы – сотрудник может находиться в другом городе или иметь сменный график.
2. Отсутствие информации – не получил уведомление о необходимости забрать книжку.
3. Страх перед документом – опасения, что в книжке могут быть указаны «плохие» записи (например, увольнение по собственному желанию).
4. Личные причины – болезнь, командировка, отпуск.
5. Недостаточная осведомлённость о праве – сотрудник не знает, что обязан забрать книжку.

Что обязан сделать работодатель?

Если сотрудник не пришёл за трудовой книжкой в течение установленного срока, работодатель имеет право:

• Отправить письменное уведомление (рекомендованным письмом с уведомлением о вручении) с указанием даты, места и срока получения книжки.
• Сделать запись в электронную трудовую книжку (если она введена в компании) – в этом случае физический документ может оставаться у работодателя, но запись считается официальной.
• Если сотрудник отказывается принимать книжку более 30 дней, работодатель может оформить акт о невозможности выдачи и передать книжку в отдел кадров с отметкой «выдано по требованию суда».

Пошаговый план действий работодателя

Шаг 1. Уведомление сотрудника

Составьте официальное письмо:

 ООО «Компания»
 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
 Тел.: +7 (495) -23‑45‑67

 Сотруднику Иванову Ивану Ивановичу
 от г.

 Уважаемый Иван Иванович!

 В соответствии со ст. 66 ТК РФ Вам выдана (или будет выдана) трудовая книжка. 
 Приглашаем Вас забрать документ в отдел кадров по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, 
 в рабочие часы с 9:00 до 18:00, в течение 5 рабочих дней с даты получения данного письма. 
 При невозможности личного присутствия просим сообщить удобный способ получения (почта, курьер, электронная копия).

 С уважением,
 Руководитель отдела кадров
 ______________________

Шаг 2. Дублирование информации в электронной системе

Если в компании внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК), внесите запись о завершении трудовых отношений сразу после увольнения. Это гарантирует, что правовая информация будет доступна сотруднику независимо от наличия бумажного варианта.

Шаг 3. Организация доставки (при необходимости)

Если сотрудник находится в другом городе, предложите:

• Отправку заказным письмом с уведомлением о вручении;
• Доставку курьерской службой (при условии подписания акта получения);
• Вручение через доверенное лицо (с нотариально заверенной доверенностью).

Шаг 4. Оформление акта о невозможности выдачи

Если после всех попыток сотрудник не реагирует более 30 дней, составьте акт:

 Акт № ___
 Составлен в отделе кадров ООО «Компания» о невозможности выдачи трудовой книжки сотруднику Иванову И.И.
 Причины: отсутствие реакции на письма, телефонные звонки, отказ от получения.
 Подписи: ______________________ (работодатель) ______________________ (свидетели)

Сохраните акт в личном деле сотрудника.

Шаг 5. При необходимости – обращение в суд

Если сотрудник требует от работодателя возврата «запретных» записей или предъявляет необоснованные претензии, можно подать иск в суд о признании действий работодателя законными.

Электронная трудовая книжка: преимущества и нюансы

С 2020 года в России активно внедряется Электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в Социальном фонде. Основные плюсы:

• Отсутствие необходимости физически передавать документ.
• Мгновенный доступ сотрудника к своей трудовой истории через портал Госуслуг.
• Снижение риска утери или порчи бумажного носителя.
• Упрощённый процесс закрытия и открытия новых записей.

Для работодателя это значит, что даже если сотрудник «не идёт за книжкой», запись в ЭТК считается официальной. Однако, в некоторых случаях (например, при необходимости предъявления оригинала в суде) всё равно может потребоваться бумажный вариант.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли удержать трудовую книжку в качестве «залоговой»?

Нет. Трудовая книжка – личный документ сотрудника. Удержание её без законных оснований считается нарушением ТК РФ и может привести к штрафу для работодателя.

Вопрос 2: Что делать, если сотрудник требует вернуть книжку, но уже подписал акт о её получении?

Если акт подписан обеими сторонами, документ считается выданным. При необходимости можно оформить повторный акт о возврате, если сотрудник действительно требует вернуть книжку.

Вопрос 3: Как оформить запись в ЭТК, если у сотрудника нет доступа к порталу Госуслуг?

Работодатель может оформить запись через личный кабинет работодателя в системе «Электронный трудовой документ». При этом сотруднику будет отправлено уведомление о внесённых изменениях.

Вопрос 4: Может ли работодатель самостоятельно уничтожить бумажную трудовую книжку, если сотрудник её не забрал?

Нет. Уничтожение без согласия сотрудника запрещено. Книжка должна быть сохранена в архиве до тех пор, пока сотрудник не предъявит письменный запрос о её уничтожении.

Ситуация, когда сотрудник не приходит за трудовой книжкой, требует от работодателя чёткой последовательности действий:

1. Своевременно уведомить сотрудника письменно.
2. Внести запись в электронную трудовую книжку.
3. Предложить альтернативные способы получения (почта, курьер, доверенное лицо).
4. Оформить акт о невозможности выдачи, если реакция отсутствует более 30 дней.
5. При необходимости обратиться в суд для защиты своих прав.

Следуя этим рекомендациям, вы минимизируете риск правовых конфликтов и обеспечите соблюдение интересов как компании, так и сотрудника.

Помните: трудовая книжка – документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и права. Правильное её оформление и передача – обязательство обеих сторон.