Дата подготовки статьи: г.
Содержание
- Что такое трудовая книжка?
- Структура бумажной трудовой книжки
- Как правильно заполнять трудовую книжку
- Примеры записей (приём, перевод, увольнение, смена ФИО)
- Как заверять копию трудовой книжки
- Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Часто задаваемые вопросы
- Где скачать актуальные бланки и вкладыши
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В ней фиксируются все основные кадровые события: приём на работу, переводы, повышение квалификации, увольнение, смена фамилии, а также сведения о периодах работы в разных организациях.
С 1 января 2020 года работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России (ПФР) по форме СЗВ‑ТД, а с 2026 года завершается переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Тем не менее бумажные трудовые книжки продолжают использоваться, особенно у работников, которые получили их до 2020 года.
Структура бумажной трудовой книжки
Официальный образец трудовой книжки утверждён постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Книга состоит из следующих разделов:
- ьный лист – содержит ФИО работника, дату рождения, место рождения, серию и номер книжки.
- Вкладыш (страница‑вкладка) – место для записи сведений о высшем образовании, профессиональной подготовке и квалификации.
- Раздел «Записи о приёме, переводе, увольнении» – основной блок, в котором фиксируются все кадровые изменения.
- Раздел «Записи о повышении квалификации, обучении» – отдельные графы для указания курсов, аттестаций и т.п.
Каждая запись делается в строгой последовательности, нумеруясь автоматически по порядку в таблице книги.
Как правильно заполнять трудовую книжку
Заполнение производится исключительно работодателем (или его уполномоченным представителем). Ошибки в записи могут привести к отказу в начислении пенсионных баллов.
Общие правила
- Запись вносится чернильной ручкой (чёрный или синий цвет).
- Дата записывается в формате дд.мм.гггг.
- Текст записей должен соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ (см. пункты статей 77, 78 и др.).
- После каждой записи ставится подпись и печать организации, а также указывается должность лица, заверяющего запись.
- Если запись делается в электронную форму, в конце указывается «ЭТК‑подтверждение» и электронная подпись.
Порядок внесения записей
Записи вносятся в следующем порядке (по нумерации графы «№»):
- Приём на работу (или перевод на постоянную работу).
- Повышение квалификации, обучение.
- Перевод в другое подразделение/другую организацию.
- Увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).
Примеры записей в трудовую книжку
4.1 Приём на работу (полный день)
Пример записи, соответствующий приказу Минтруда от 2025 г.:
№ Дата Сведения о приёме на работу, переводе, квалификации 1 Приём на работу по трудовому договору № 123/2025, должность – инженер‑технолог, отдел – производство, ставка 1,0, испытательный срок – 3 месяца. Подпись руководителя: Иванов И.И., директор.
4.2 Приём на работу (неполный рабочий день, 0,5 ставки)
№ Дата Сведения о приёме на работу, переводе, квалификации 2 Приём на работу по трудовому договору № 456/2025, должность – бухгалтер‑младший, отдел – финансовый, ставка 0,5, испытательный срок – 2 месяца. Подпись руководителя: Петров П.П., главный бухгалтер.
4.3 Перевод в другое подразделение
№ Дата Сведения о приёме на работу, переводе, квалификации 3 Перевод из отдела производства в отдел качества, должность – специалист по контролю качества, ставка 1,0, без испытательного срока. Подпись руководителя: Сидорова А.С., заместитель директора.
4.4 Увольнение по собственному желанию
№ Дата Сведения о приёме на работу, переводе, квалификации 4 Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ. Подпись руководителя: Кузнецов К.К., директор.
4.5 Увольнение по соглашению сторон
№ Дата Сведения о приёме на работу, переводе, квалификации 5 Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ. Подпись руководителя: Кузнецов К.К., директор.
4.6 Смена фамилии (по браку)
№ Дата Сведения о приёме на работу, переводе, квалификации 6 Смена фамилии – Иванова → Петрова, в связи с заключением брака. Подпись руководителя: Кузнецов К.К., директор.
Как заверять копию трудовой книжки
Копию трудовой книжки часто требуют в отделах кадров других организаций, в суде или при оформлении виз. Чтобы копия имела юридическую силу, её необходимо заверить:
- Сделайте чистую копию всех страниц (включая ьный лист и вкладыш).
- На первой странице копии поставьте отметку «Верно» чернильной ручкой.
- Укажите должность лица, заверяющего копию (например, начальник отдела кадров).
- Подпишите документ с расшифровкой ФИО.
- Укажите дату заверения (в формате дд.мм.гггг).
- Поставьте печать организации (если она есть).
Пример заверения копии:
Верно Начальник отдела кадров ___________________ (Иванова Е.Е.) Печать
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Основные особенности ЭТК:
- Ведение записей происходит в системе Госуслуги через личный кабинет сотрудника.
- Записи в ЭТК подписываются электронной подписью работодателя.
- Работник получает уведомления о каждой новой записи на электронную почту и в мобильное приложение.
- ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ.
Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, она сохраняется, а новые записи вносятся в электронный реестр. При необходимости можно получить выписку в виде PDF‑документа, заверенную электронной подписью.
Часто задаваемые вопросы
7.1 Можно ли отложить выдачу трудовой книжки?
Согласно рекомендациям Минтруда, работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 5 рабочих дней после оформления приёма на работу. Задержка без уважительных причин считается нарушением трудового законодательства.
7.2 Что делать, если в записи допущена ошибка?
Ошибка исправляется штампом «Исправлено», указанием причины исправления, подписью и печатью работодателя. При этом оригинальная запись не стирается, а вносится новая запись с указанием корректных данных.
7.3 Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?
Да. Буквальная копия сохраняется в архиве организации, а работник может запросить её в любой момент. Электронный реестр считается основным, но бумажный документ остаётся подтверждающим документом.
7.4 Как получить копию трудовой книжки у бывшего работодателя?
Работник вправе потребовать копию в течение 30 дней после увольнения. Работодатель обязан предоставить заверенную копию (см. пункт 5 «Заверение копии»).
Где скачать актуальные бланки и вкладыши
Официальные бланки трудовой книжки и вкладыша можно скачать бесплатно с портала Госуслуги или с сайта Министерства труда и социальной защиты РФ:
- Форма трудовой книжки (Обложка) – постановление № 225 от
- Вкладыш к трудовой книжке (образец)
- Примеры записей в трудовую книжку 2026 г.
Для электронных трудовых книжек используйте сервис ЭТК на Госуслугах.
Трудовая книжка остаётся важнейшим документом, подтверждающим трудовой стаж и права работника. Правильное оформление записей, своевременное заверение копий и переход к электронному формату позволяют избежать конфликтов с работодателем и обеспечить корректный расчёт пенсионных баллов. Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, и вы будете уверены в том, что ваш трудовой стаж оформлен без ошибок.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.