Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника. С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ но бумажный формат остаётся обязательным для всех граждан‚ пока не будет полностью заменён цифровым аналогом. В этой статье разберёмся‚ как выглядит трудовая книжка‚ зачем она нужна‚ какие сведения в неё вносятся‚ как оформить и хранить как бумажную‚ так и электронную версии.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это личный справочный документ‚ в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы‚ сведения о работодателе‚ должности‚ стаже‚ а также начисленные выплаты и удержания. По закону (статья 66 Трудового кодекса РФ) она обязана иметь установленную форму и храниться в руках работника.
Зачем нужна трудовая книжка?
- Подтверждение опыта работы и стажа.
- Документ для расчёта пенсионного возраста и начисления пенсии.
- Основание для получения социальных выплат (например‚ пособия по безработице).
- Наличие в документах работодателя – гарантия соблюдения трудовых прав.
Бумажная трудовая книжка: как она выглядит и что в неё пишут
Форма бумажной трудовой книжки фиксируется в Трудовом кодексе РФ. В ней содержатся:
- Личные данные работника: ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС.
- Сведения о работодателе: название‚ ИНН‚ адрес.
- Даты начала и окончания работы.
- Должность‚ место работы‚ стаж.
- Сведения о начислениях и удержаниях.
- Подписи работодателя и работника.
При приёме на работу впервые в 2026 г. (если ранее не работал по трудовому договору) работник получает новую трудовую книжку‚ в которой фиксируется первый пункт о трудовой деятельности.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ хранящийся в электронной базе Социального фонда. С 8 ноября 2024 г. информация о трудовой деятельности работника автоматически попадает в эту базу.
Как работает ЭТК?
- Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности) и отправляет данные в Социальный фонд.
- Социальный фонд формирует электронный документ‚ который доступен работнику через личный кабинет на сайте «Мой социальный фонд».
- ЭТК содержит те же сведения‚ что и бумажная версия‚ но в цифровом виде.
Пошаговая инструкция по оформлению ЭТК
- Работодатель регистрируется в системе «Мой социальный фонд» и получает доступ к форме ЕФС‑1.
- Заполняет сведения о новом сотруднике: ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения‚ место работы‚ должность‚ дата начала работы.
- Отправляет форму в электронном виде в Социальный фонд.
- Социальный фонд проверяет данные‚ подтверждает их и формирует ЭТК.
- Работник получает ссылку на электронный документ в личном кабинете.
- При необходимости‚ работник может распечатать ЭТК в формате PDF.
Права работника на выбор формата
Согласно статьям 66 и 66.1 ТК РФ‚ работник вправе выбрать способ ведения трудовой книжки: бумажную или электронную. Это особенно актуально для тех‚ кто впервые устроился после 2025 г. и не имеет бумажной трудовой книжки.
Как подтвердить наличие ЭТК у работника?
Для подтверждения наличия ЭТК можно воспользоваться следующим способом:
- Попросить работника предоставить ссылку на свой личный кабинет в «Мой социальный фонд».
- Проверить наличие документа в базе Социального фонда через официальные сервисы.
- Получить электронный сертификат‚ подтверждающий наличие ЭТК.
Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или испорчена?
В случае потери или повреждения бумажной трудовой книжки работник имеет право на:
- Получить копию трудовой книжки в отделе кадров работодателя.
- Постановку на восстановление трудовой книжки через суд.
- Получить справку о трудовой деятельности‚ подтверждающую стаж.
Если у работника есть ЭТК‚ то в случае потери бумажной версии он может использовать электронный документ как доказательство трудовой деятельности.
Практические советы для работодателей
- Обязательно регистрируйтесь в системе «Мой социальный фонд» и обучайте персонал работе с формой ЕФС‑1.
- Проверяйте корректность введённых данных (СНИЛС‚ ИНН работодателя‚ даты начала и окончания работы).
- Храните копии бумажных трудовых книжек в архиве на случай проверки со стороны контролирующих органов.
- Соблюдайте сроки отправки данных в Социальный фонд – это поможет избежать штрафов.
Трудовая книжка остаётся ключевым документом в системе трудовых отношений. С введением электронной трудовой книжки в 2020 г. и дальнейшим развитием цифровых сервисов‚ работники и работодатели получили более удобный способ подтверждения трудовой деятельности. Однако бумажный формат всё ещё обязателен‚ пока не будет полностью заменён цифровым аналогом. Следуйте рекомендациям‚ чтобы избежать проблем с оформлением и хранением трудовой книжки.