Дата публикации: 21 мая 2026 г.

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её представление требуется при приёме на работу, переводе на другую должность, а также при увольнении. В статье рассмотрим, что такое трудовая книжка, когда и как её представляют, какие требования предъявляются к её оформлению и какие нюансы важно учитывать.

Что такое трудовая книжка

Трудовая книжка – официальный бланк строгой отчётности, в котором фиксируются сведения о:

• приёме на работу;
• переводах и перемещениях внутри организации;
• поощрениях и взысканиях;
• увольнении (причина, дата, основание).

Ведение трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства РФ № 225 от «О ведении трудовых книжек».

Когда и как представляют трудовую книжку

При приёме на работу

Согласно ст. 65 ТК РФ, работник обязан представить трудовую книжку в день приёма на работу (или в течение трёх рабочих дней, если книжка отсутствует). Работодатель обязан:

1. Проверить наличие книжки и её соответствие требованиям (правильность заполнения, отсутствие подчисток).
2. Сделать запись о приёме на работу в разделе «Сведения о работе».
3. Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации (если она используется).

При переводе на другую должность

Если перевод осуществляется внутри одной организации, запись о переводе вносится в ту же трудовую книжку. При переводе в другую организацию книжка выдаётся работнику на руки, а наниматель делает новую запись после приёма.

При увольнении

В день увольнения работник получает трудовую книжку с записью об увольнении; Запись должна содержать:

• дата увольнения;
• основание (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «по инициативе работодателя»);
• номер и дата приказа об увольнении;
• подпись уполномоченного лица и печать организации.

Требования к оформлению трудовой книжки

Для того чтобы запись имела юридическую силу, необходимо соблюсти следующие условия:

• Записи делаются черными или синими чернилами, без карандаша.
• Запрещено использовать исправительную жидкость или ленту; исправления допускаются только путём зачёркивания ошибочной записи и написания правильной сверху, с указанием даты исправления и подписи ответственного лица.
• Каждая запись начинается с новой строки, номер записи указывается последовательно.
• В графе «Наименование организации» указывается полное официальное наименование без сокращений, если иное не предусмотрено уставом.
• В графе «Должность» указывается профессия, специальность или должность согласно штатному расписанию.

Процедура представления трудовой книжки при приёме на работу

1. Получение документа от работника. Кадровик проверяет наличие книжки и её внешний вид.
2. Сверка данных. Сравниваются сведения в паспорте и трудовой книжке (ФИО, дата рождения).
3. Внесение записи о приёме. В разделе «Сведения о работе» делается запись:
• Номер записи (например, 1).
• Дата приёма.
• Наименование организации.
• Должность, отдел, структурное подразделение.
• Основание – приказ № … от …
4. Подпись и печать. Запись подписывает уполномоченное лицо (кадровик, руководитель отдела кадров) и ставится печать организации.
5. Возврат книжки работнику. После внесения записи книжка возвращается сотруднику для хранения.

Электронная трудовая книжка

С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через электронный документооборот. Работник может:

• Получать выписку из ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги».
• Предъявлять выписку вместо бумажной книжки при приёме на работу (по соглашению с работодателем).
• Хранить бумажную книжку как резервный вариант.

При переходе с бумажной на электронную форму важно убедиться, что все записи из бумажной книжки перенесены в ЭТК без утери данных.

Частые ошибки при представлении трудовой книжки

• Отсутствие записи о приёме. Некоторые работодатели забывают внести запись, считая, что факт приёма подтверждается только трудоустройством по приказу.
• Неправильное указание даты. Дата записи должна совпадать с датой приказа о приёме.
• Использование сокращений без расшифровки. Например, «ООО «Ромашка»» вместо полного наименования.
• Исправления корректором. Это делает запись недействительной.
• Отсутствие подписи или печати. Без них запись не имеет юридической силы.

Представление трудовой книжки – важная процедура, которая фиксирует трудовую историю работника и обеспечивает его социальные гарантии. Соблюдение требований к оформлению, своевременное внесение записей и внимание к деталям помогут избежать споров и проблем с пенсионным обеспечением. В условиях перехода на электронные трудовые книжки необходимо помнить о dual‑хранении: бумажный вариант остаётся действительным, а электронный упрощает взаимодействие с государственными органами.

Если у вас остались вопросы по ведению или представлению трудовой книжки – обращайтесь к специалисту отдела кадров или юристу по трудовому праву. Корректное оформление документа сегодня – залог уверенности в завтрашнем дне.