Обновлено: 21 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности гражданина, который содержит информацию о его стаже работы, местах работы, профессиях и квалификации. Она оформляется на каждого работника, проработавшего у работодателя более пяти дней.

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (за исключением работодателей ⎻ физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника.

Виды трудовых книжек в 2026 году

Классическая бумажная трудовая книжка

Это традиционный формат, который используется уже многие десятилетия. Работодатель обязан:

• Оформить трудовую книжку при приеме на работу;
• Вносить записи о приеме на работу, переводе, увольнении;
• Хранить трудовую книжку в течение всего периода работы сотрудника;
• Выдать трудовую книжку при увольнении;
• Вести учет трудовых книжек.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России введен формат электронных трудовых книжек. Основные особенности:

• Все сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде;
• Данные передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) для хранения;
• Работодатель может продолжать вести бумажную трудовую книжку параллельно;
• Сотрудник может выбрать формат ведения трудовой книжки при приеме на работу.

Порядок ведения трудовых книжек

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утвержденной Постановлением Минтруда Республики Беларусь от №40), работодатель обязан:

• Оформить трудовую книжку на нового сотрудника в течение недели со дня приема на работу;
• Внести первую запись о приеме на работу;
• Ознакомить сотрудника с внесенной записью под подпись;
• Выдать трудовую книжку на руки.

Внесение записей в трудовую книжку

Все записи должны:

• Вноситься ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
• Быть четкими и разборчивыми;
• Не содержать помарок и подчисток;
• Содержать дату внесения записи;
• Подписываться ответственным лицом;
• Сопровождаться печатью организации (если есть).

Записи вносятся на основании следующих документов:

• Приказ о приеме на работу;
• Приказ о переводе;
• Приказ об увольнении;
• Другие распорядительные документы.

Хранение трудовых книжек

Работодатель обязан:

• Хранить трудовые книжки в сейфе или металлическом шкафу;
• Обеспечить сохранность документов;
• Не передавать трудовые книжки третьим лицам;
• Вести учет трудовых книжек.

Ответственность за ведение трудовых книжек

Ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя. Это может быть:

• Специалист по кадрам;
• Секретарь;
• Другой сотрудник, назначенный приказом.

За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

Административная ответственность

• Штраф для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ);
• Штраф для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей;
• Приостановление деятельности: до 90 суток.

Уголовная ответственность

В особо тяжких случаях (например, при подделке трудовой книжки) может наступать уголовная ответственность по статье 327 УК РФ («Подделка документов»).

Правила работы с электронными трудовыми книжками

Переход на электронный формат

Сотрудник может выбрать электронный формат ведения трудовой книжки при приеме на работу или в любой момент своей трудовой деятельности. Для этого необходимо:

• Подать письменное заявление в Центр по кадровому администрированию;
• Работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку;
• Возвращает бумажную трудовую книжку сотруднику;
• Начинает формировать сведения в электронном виде и передавать их в ПФР.

Особенности ведения ЭТК

При работе с электронными трудовыми книжками необходимо:

• Использовать специализированное программное обеспечение;
• Своевременно передавать сведения в ПФР;
• Обеспечивать доступ сотрудников к их электронным трудовым книжкам;
• Соблюдать требования законодательства о защите персональных данных;

Как избежать ошибок при ведении трудовых книжек

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие записи о приеме на работу: Обязательно внесите запись в течение недели;
• Неправильное оформление записей: Используйте установленные формы и образцы;
• Помарки и исправления: Зачеркивайте неправильные записи одной чертой и вносите правильную запись;
• Отсутствие подписи сотрудника: Обязательно ознакомьте сотрудника с записью под подпись;
• Несвоевременная выдача трудовой книжки при увольнении: Выдайте документ в последний день работы.

Рекомендации для работодателей

• Назначьте ответственное лицо за ведение трудовых книжек;
• Обучите сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек;
• Используйте образцы записей;
• Регулярно проверяйте правильность ведения трудовых книжек;
• Соблюдайте сроки хранения трудовых книжек (50 лет после увольнения сотрудника).

Ведение трудовых книжек, это важная обязанность работодателя, которая требует внимательности, ответственности и соблюдения всех законодательных норм. Неправильное ведение трудовых книжек может привести к серьезным последствиям, включая административные штрафы и уголовную ответственность.

Следуйте всем правилам и рекомендациям, используйте современные инструменты (в т.ч. электронные трудовые книжки), и вы сможете избежать большинства проблем, связанных с ведением трудовых книжек.