Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.
В ней фиксируются все события, связанные с трудовым договором: приём на работу, изменение
должности, повышение, увольнение, переход в другую организацию и т.д.
Для того чтобы запись в трудовой книжке была признана действительной, она должна быть
заверена в соответствии с действующим законодательством. Ниже разберём, какие именно записи
обязаны к заверению печатью, какие исключения существуют и как правильно оформлять
записи при отсутствии печати.

Правовые основы оформления записей

• Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 122, «Правила ведения трудовых книжек» (далее – Порядок).
• Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н, приложение 2 к которому содержит уточнения по
  заверению записей.
• Приказ Минюста РФ от 29 марта 2019 г. № 57, касающийся наличия записей в копии трудовой книжки.
• Решения Роструда о недопустимости заверения печатью отдела кадров при увольнении.

Ключевые пункты Порядка

1. Пункт 35 – обобщает порядок заверения записей в трудовой книжке.
2. Пункт 36 – перечисляет случаи, когда печать не требуется.
3. Пункт 36 (приложение 2) – уточняет, что печать обязана ставить только при наличии печати организации.

Какие записи обязательно заверяются печатью?

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесённые в трудовую книжку за время работы в данной организации, должны быть заверены следующим образом:

• Подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
• Печать организации (кадровой службы) – если печать имеется;
• Подпись самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36).

Таким образом, печать обязательна для:

1. Записи о приёме на работу;
2. Записи о переходе в другую должность, отдел, подразделение;
3. Записи о повышении квалификации, обучении;
4. Записи о переводе в другую организацию (при наличии печати);
5. Записи об увольнении (прекращении трудового договора).

Исключения из обязательного заверения печатью

Пункт 36 Порядка перечисляет случаи, когда печать не требуется:

• При отсутствии печати организации – запись заверяется только подписью работодателя;
• При записи о переходе в другую организацию, если в новой организации нет печати;
• При записи о переводе в другую должность, если это не связано с изменением условий труда;
• При записи о повышении квалификации, если это не сопровождается изменением должности.

Что делать, если в организации нет печати?

В случае отсутствия печати работодателя (или печати кадровой службы) запись в трудовой книжке
заверяется только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Таким образом, порядок выглядит так:

1. Подпись работодателя (или ответственного лица);
2. Подпись работника (если это требуется по Порядку);
3. Отсутствие печати.

Важно: при отсутствии печати запись остаётся действительной, но при проверке в органах
надзора может возникнуть необходимость в подтверждении подлинности подписи
(например, через нотариальное заверение).

Практические рекомендации по оформлению записей

• Проверяйте наличие печати перед оформлением записи. Если печати нет, уточните у руководства, кто может поставить подпись.
• При оформлении записи о прекращении трудового договора обязательно ставьте подпись работника,
  если это не указано в пункте 36.
• Внесите запись в трудовую книжку в течение одного месяца с даты события (согласно Приказу Минюста № 57).
• Сохраняйте копию записи в копии трудовой книжки, если это требуется по законодательству.
• При работе с копией трудовой книжки, убедитесь, что запись заверена печатью организации и выполнена в течение одного месяца до подачи заявления о предоставлении государственной услуги.

Что происходит, если запись не заверена печатью?

Если запись в трудовой книжке не заверена печатью (при наличии печати) и подписью работника (если это требуется), она может считаться недействительной. Это может повлечь за собой:

• Невозможность подтвердить факт работы в организации;
• Проблемы при оформлении пенсионных прав, пособий, социальных гарантий;
• Трудности при проверке в органах труда и приёмных службах.

Как исправить ошибку?

1. Обратитесь в отдел кадров с просьбой о повторном заверении записи (если возможно).
2. Если запись уже была оформлена, но не заверена, можно оформить дополнительную запись с указанием даты и подписью, подтверждающей факт события.
3. В крайних случаях можно обратиться в суд с иском о признании записи действительной.

• Печать обязательна для всех записей, внесённых в трудовую книжку при наличии печати организации.
• При отсутствии печати запись заверяется только подписью работодателя.
• Подпись работника требуется при увольнении, если не указано иное в пункте 36.
• Внесение записи должно происходить в течение одного месяца с даты события.
• Неправильное оформление записей может повлечь за собой юридические последствия.

Соблюдение всех требований Порядка ведения трудовых книжек гарантирует, что ваш документ будет признан действительным в любых юридических и кадровых процедурах.