Первый день на новой работе – волнительный момент, полный новых впечатлений и вопросов. Один из самых важных документов, с которым вы столкнетесь при трудоустройстве, – это трудовая книжка. В статье подробно рассмотрим, что такое трудовая книжка, как она оформляется при первом приеме на работу, какие изменения произошли с введением электронного формата и что именно нужно сделать, чтобы всё прошло гладко.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В неё вносятся сведения о:
- месте работы (наименование организации, её ИНН);
- должности, которую вы занимаете;
- дате приема и увольнения;
- основаниях увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника и т.д.).
Трудовая книжка служит основанием для начисления пенсии, подтверждения стажа при получении социальных выплат и при трудоустройстве в новую организацию.
История и переход к электронной форме
До 2021 года трудовая книжка существовала исключительно в бумажном виде. С 1 января 2021 года в России введена обязательная электронная трудовая книжка (ЭТК) для всех newly hired сотрудников. Это означает, что при первом трудоустройстве после этой даты работодатель обязан заполнять запись в электронном формате, а бумажная книжка выдаётся только по желанию сотрудника или в случаях, когда работник продолжает вести бумажный вариант (например, если у него уже есть бумажная книжка, открытая до 2021 года).
Информация из сети подтверждает: «С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях вести …»
Как оформляется трудовая книжка при первом приеме на работу?
Шаг 1. Подготовка документов
Перед тем как отдел кадров внесёт запись, вам потребуется предоставить:
- Паспорт гражданина РФ (страница с фото и пропиской);
- СНИЛС;
- ИНН (если уже присвоен);
- Диплом или документ об образовании (по требованию работодателя);
- Военный билет (для мужчин призывного возраста).
Шаг 2. Заполнение записи в электронной трудовой книжке
Специалист по кадрам в системе «Социальное страхование» (или аналогичной) создаёт новую запись, содержащую:
- Дата приема на работу;
- Полное наименование работодателя и его ИНН;
- Ваша должность (согласно трудовому договору);
- Трудовой функционал (краткое описание обязанностей).
- Выписка из ЭТК, полученная через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»);
- Справка от работодателя, заверенная печатью и подписью кадровика;
- Выписка из Пенсионного фонда РФ (ПФР), где отражаются все периоды страхования.
- Проверьте данные. Убедитесь, что в записи указаны правильные ФИО, дата рождения и ИНН. Ошибки могут привести к проблемам при начислении пенсии.
- Сохраните копию трудового договора. Он является основанием для записи в трудовой книжке.
- Узнайте о возможности ведения бумажной книжки. Если вы уже вели бумажную трудовую книжку до 2021 года, вы можете продолжать её вести параллельно с электронной.
- Следите за сроками. Запись о приеме должна быть внесена не позже пяти рабочих дней с дня начала работы.
- Используйте «Госуслуги». Личный кабинет позволяет оперативно получить выписку, проверить стаж и подать заявления на социальные выплаты.
- Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки?
- Нет. С 2021 года ведение электронной формы обязательно для всех newly hired сотрудников. Бумажная версия возможна только как дополнительный документ по желанию.
- Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету на «Госуслугах»?
- Восстановить доступ можно через функцию «Восстановить пароль» или обратившись в МФЦ с пакетом документов (паспорт, СНИЛС).
- Нужно ли мне предоставлять трудовую книжку при приеме на новую работу, если я уже работал ранее?
- Да. Новый работодатель обязан сделать запись о вашем предыдущем месте работы (если она ещё не внесена) и о текущем приеме. Если у вас есть выписка из ЭТК, её достаточно предоставить.
- Как исправить ошибку в записи трудовой книжки?
- Ошибка исправляеться путем внесения дополнительной записи с пометкой «Исправление» и указанием правильных данных. Исправление заверяется подписью кадровика и печатью организации.
После внесения данных запись подписывается электронной подписью кадровика и становится доступной вам в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в системе работодателя.
Шаг 3. Получение выписки (по желанию)
Если вам нужна бумажная копия, вы можете запросить выписку из ЭТК в отделе кадров или через портал «Госуслуги». Выписка имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной трудовой книжке.
Что вносится в трудовую книжку (электронную или бумажную)?
Каждая запись содержит следующие обязательные реквизиты:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Дата | Дата приема (или увольнения) в формате ДД.ММ.ГГГГ |
| Номер записи | Последовательный номер записи в трудовой книжке |
| Наименование организации | Полное название работодателя, его ИНН |
| Должность | Точное наименование должности согласно штатному расписанию |
| Основание приема | Трудовой договор № … от … |
| Подпись кадровика | Электронная подпись (или ручная подпись и печать для бумажного варианта) |
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Согласно информации из сети: «Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки? С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется …»
Подтверждение осуществляется следующими способами:
Советы для новичка: что важно помнить при первом трудоустройстве
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Первое трудоустройство – важный этап в жизни, и правильное оформление трудовой книжки (электронной или бумажной) является залогом вашей будущей социальной защищённости. Помните, что с 2021 года основной формой является электронная трудовая книжка, а бумажный вариант сохраняется лишь как дополнение или для тех, кто вёл её до реформы; Следуйте рекомендациям отдела кадров, проверяйте вносимые данные и используйте возможности портала «Госуслуги» для контроля своей трудовой истории. Удачной работы и стабильного карьерного роста!