Трудовая книжка, это один из важнейших документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Правильное оформление её реквизитов имеет юридическую силу и позволяет избежать проблем при трудоустройстве, выходе на пенсию или оформлении льгот. В этой статье мы подробно рассмотрим, какие реквизиты должны содержаться в трудовой книжке, как они оформляются, и предоставим примеры заполнения.
Что такое реквизиты трудовой книжки?
Реквизиты трудовой книжки — это совокупность данных, которые должны быть указаны в документе для его юридической значимости. К ним относятся:
- ьный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия;
- Записи о приёме на работу: дата приёма, должность, основание (приказ);
- Записи об увольнении: дата увольнения, причина, основание;
- Изменения персональных данных: смена фамилии, паспортных данных;
- Записи о награждениях и поощрениях (при наличии);
- Подписи и печати: подпись владельца, подпись ответственного лица, печать организации.
Пример заполнения ьного листа трудовой книжки
ЬНЫЙ ЛИСТ
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Образование: высшее, специальность «Менеджмент»
Профессия или специальность: Менеджер по персоналу
Дата заполнения:
Как правильно внести изменения на ьном листе?
Если работник меняет фамилию, паспортные данные или уровень образования, изменения вносятся на внутренней стороне обложки трудовой книжки; Пример:
Изменение фамилии:
Внесены изменения в связи с регистрацией брака. Основание: паспорт серии 12 03 №123456, выдан ОВД г. Москвы .
Подпись: Иванов И.И.
Подпись ответственного лица: Смирнов А.В. (кадровик)
Печать: [печать организации]
Пример записи о приёме на работу
Запись о приёме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» и должна содержать следующие реквизиты:
- Номер записи (порядковый);
- Дата приёма (число, месяц, год);
- Сведения о приёме (полное наименование должности и структурного подразделения);
- Основание: приказ (реквизиты документа, например, «Приказ № 15-к от «).
Пример записи:
№ 1
Сведения о приёме: Принят на должность Менеджера по персоналу в Отдел кадров
Основание: Приказ № 15-к от
Пример записи об увольнении
Запись об увольнении также вносится в раздел «Сведения о работе» и должна включать:
- Номер записи;
- Дата увольнения;
- Причина увольнения (ссылка на статью ТК РФ);
- Основание (реквизиты приказа об увольнении).
Пример записи:
№ 5
Сведения об увольнении: Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Основание: Приказ № 42-к от
Как заверить копию трудовой книжки?
Копия трудовой книжки, предоставляемая работнику, должна быть заверена работодателем. На копии указываются:
- Фраза «Верно» или «Копия верна»;
- Подпись ответственного лица;
- Расшифровка подписи;
- Печать организации (если есть).
Образец заверения копии:
ВЕРНО
Копия трудовой книжки Ивана Ивановича Иванова выдана для предоставления по месту требования.
Подпись: Смирнов А.В.
Расшифровка: Смирнов Алексей Викторович, специалист по кадрам
Печать: [печать организации]
Расписка о получении трудовой книжки
При выдаче трудовой книжки работнику оформляется расписка. В ней указываются:
- ФИО работника;
- Дата выдачи;
- Основание выдачи (например, «по собственному желанию»);
- Подпись работника.
Образец расписки:
Я, Иванов Иван Иванович, получил трудовую книжку в связи с увольнением по собственному желанию.
Подпись: Иванов И.И.
Электронная трудовая книжка: особенности реквизитов
С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки (ЭТК). Основные реквизиты ЭТК:
- Номер ЭТК (уникальный идентификатор);
- Сведения о работнике (ФИО, СНИЛС);
- Записи о трудовой деятельности (аналогично бумажной книжке);
- Ссылки на электронные документы-основания (приказы, трудовые договоры).
Работодатель обязан:
- Правильно формировать отчёты для СФР (Страхового фонда России);
- Своевременно вносить изменения в ЭТК;
- Предоставлять работнику доступ к его ЭТК.
⚠️ Важно! Работник может запросить номер своей электронной трудовой книжки у работодателя или через личный кабинет на портале Госуслуг.
Частые ошибки при заполнении трудовой книжки
Неправильное оформление реквизитов может привести к юридическим проблемам. Распространённые ошибки:
- Отсутствие печати или подписи: Запись без подписи ответственного лица считается недействительной.
- Неправильная формулировка причины увольнения: Например, вместо «по соглашению сторон» пишут «по собственному желанию».
- Отсутствие основания (приказа): Все записи должны подтверждаться приказами.
- Исправления без правил: Если ошибка допущена, она исправляется следующим образом:
- Зачёркивается неправильная запись;
- Вписывается правильная;
- Сверху делается надпись «Исправленному верить»;
- Подпись ответственного лица и печать.
- Отсутствие дат или неверный формат: Даты должны быть в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
Правильное оформление реквизитов трудовой книжки, это залог её юридической силы и избежания споров с работниками или контролирующими органами. Все записи должны быть:
- Аккуратными и разборчивыми;
- Подтверждены приказами и другими документами;
- Заверены подписями и печатями;
- Внесены без исправлений или с правильно оформленными исправлениями.
Следуя приведённым примерам и правилам, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в вашей организации.
Полезные ссылки:
- Официальный сайт КонсультантПлюс — нормативные акты по трудовому законодательству;
- Пенсионный фонд России — информация об электронных трудовых книжках;
- Портал Госуслуг — доступ к личному кабинету ЭТК.