Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую биографию гражданина. В неё вносяться сведения о приёме на работу, переводах, повышении квалификации, наградах, увольнении и многих других событиях трудовой жизни. Ниже подробно рассмотрено, какие именно записи делаются в трудовой книжке, как они оформляются и какие правила следует соблюдать.

Основные разделы трудовой книжки

• Титульный лист – содержит личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность). На этом листе печати организации не ставится.
• Раздел «Сведения о работе» – здесь последовательно фиксируются все трудовые отношения: приём, переводы, увольнения, военная служба и т.д.
• Раздел «Сведения о наградах» – записи о поощрениях, благодарностях, премиях и других формах признания заслуг.
• Раздел «Сведения о повышении квалификации» – информация о курсах, аттестации, переподготовке и получении новых разрядов.

Какие конкретные записи вносятся в трудовую книжку

Личные данные работника

На титульном листе указываются:

• Фамилия, имя, отчество;
• Дата рождения;
• Место рождения;
• Образование (уровень, специальность, квалификация);
• Профессия, специальность, разряд (если имеется).

Запись о приёме на работу

Оформляется в разделе «Сведения о работе» и содержит:

• Дата приёма;
• Наименование организации (полное, согласно уставным документам);
• Должность, профессия, специальность;
• Трудовой договор (срочный/бессрочный);
• Основание приёма (заявление, приказ и т.д.);
• Подпись ответственного лица и печать организации.

Записи о переводах и изменении условий труда

Включают:

• Перевод на другую должность внутри той же организации;
• Перевод в другое структурное подразделение;
• Изменение трудовой функции (например, с рабочего на инженерно‑технического работника);
• Изменение режима работы (полный/неполный день, вахтовый метод и т.д.).

Записи о повышении квалификации, переподготовке и аттестации

Фиксируются:

• Название курса или программы;
• Дата начала и окончания обучения;
• Наименование учебного заведения;
• Полученная квалификация, разряд, сертификат;
• Номер приказа о допуске к работе в новой квалификации.

Записи о наградах и поощрениях

Вносятся сведения о:

• Государственных и ведомственных наградах;
• Почётных грамотах, благодарностях;
• Премиях за выслугу лет, рационализаторские предложения и др.

Запись о прохождении военной службы

Если работник проходил службу в армии, в трудовой книжке делается запись:

• Дата призыва и дата увольнения в запас;
• Наименование воинской части;
• Звание, должность;
• Основание (приказ о призыве, приказ об увольнении).

Запись о смене фамилии, имени, отчества

При изменении личных данных (например, в связи с браком) вносится запись:

• Прежние ФИО;
• Новые ФИО;
• Дата изменения;
• Документ, подтверждающий изменение (свидетельство о браке, решение суда и т.д.).

Запись о переходе на электронную трудовую книжку

С 2021 года работник может выбрать электронный формат. При переходе делается запись:

• Дата подачи заявления о переходе;
• Номер электронной трудовой книжки (ЕТК) в системе ПФР;
• Подпись работника и работодателя;
• Отметка о том, что дальнейшие сведения будут вноситься только в ЕТК.

Запись об увольнении

Оформляется при расторжении трудового договора и содержит:

• Дата увольнения;
• Основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя, в связи с выходом на пенсию и т.д.);
• Номер и дата приказа об увольнении;
• Формулировка записи («Уволен … в связи с …»);
• Подпись ответственного лица и печать организации.

Общие правила оформления записей в трудовой книжке

• Язык заполнения – записи делаются на языке той союзной, автономной республики, области или округа, где расположено предприятие (как указано в Приказе Минтруда России от № 320н).
• Инструменты для записи – допускается использование шариковой, гелевой или перьевой ручки, а также печати организации, принтера или штампа. При использовании техники необходимо обеспечить чёткость и читаемость текста.
• Нумерация строк – каждая новая запись начинается с новой строки, нумерация ведётся последовательно (1, 2, 3 …). При отсутствии свободных строк в разделе «Сведения о работе» оформляется вкладыш, который вшивается между последним листом книжки и правой обложкой.
• Исправление ошибок – если допущена опечатка, ошибка исправляется путём зачёркивания неправильного текста одной тонкой линией, написания правильного варианта сверху и заверения исправления подписью лица, сделавшего запись, и печатью организации. Исправления не должны затрагивать более одной строки.
• Подписи и печати – каждая запись о работе, переводе, увольнении, награде и т.д. заверяется подписью ответственного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печатью организации. На титульном листе печати не ставятся.
• Хранение – трудовая книжка хранится у работника, а у работодателя ведётся её учёт (журнал движения трудовых книжек). При увольнении книжка выдаётся работнику под расписку.

Примеры записей (образцы)

1. Запись о приёме на работу
   г. принят на работу в ООО «СтройГрад» инженера‑проектировщика 2‑го разряда по приказу № 45 от г. (подпись, печать).
2. Запись о переводе
   г. переведён с позиции инженера‑проектировщика на позицию ведущего инженера‑проектировщика в том же отделе по приказу № 12 от г. (подпись, печать).
3. Запись о повышении квалификации
   г. прошёл курс «Современные технологии BIM‑проектирования» (72 ч.) в учебном центре «ПрофОбраз», получил сертификат № БИМ‑2026/07. Приказ № 23 от г. (подпись, печать).
4. Запись о военной службе
   г. призван в ряды Вооружённых Сил РФ, служил в мотострелковой части № 742, звание рядовой. Уволен в запас г. по приказу части № 742 от г. (подпись, печать).
5. Запись о смене фамилии
   г. фамилия изменена с Иванова на Петрова в связи с регистрацией брака (свидетельство о браке № 12345 от г.). (подпись, печать);
6. Запись о переходе на электронную ТК
   г. подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку. ЕТК № 775543210987 в системе ПФР. (подпись работника, подпись работодателя, печать).
7. Запись об увольнении
   г. уволен по собственному желанию в связи с переходом на другую работу по приказу № 88 от г. (подпись, печать).

Трудовая книжка отражает весь трудовой путь гражданина: от первого дня работы до последнего увольнения, включая все значимые события – переводы, повышение квалификации, награды, военную службу и изменения личных данных. Правильное ведение этого документа регулируется нормативными актами (в первую очередь Приказом Минтруда России № 320н от ), а соблюдение установленных правил обеспечивает её юридическую значимость и удобство использования как сотрудником, так и работодателем.

Соблюдая изложенные рекомендации, кадровики и руководители смогут избежать ошибок при заполнении трудовой книжки, а работники получат надёжный документ, подтверждающий их профессиональную историю.