Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника․ Несмотря на постепенный переход к электронному формату, многие аспекты её ведения, хранения и использования остаются актуальными для работодателей и сотрудников․ Ниже представлен подробный обзор, основанный на актуальной информации из открытых источников и нормативных актов․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о:
- личных данных работника (ФИО, дата рождения, паспортные данные);
- датах приёма, перевода и увольнения;
- названиях организаций, должностях и видах деятельности;
- информации о наградах, поощрениях и дисциплинарных взысканиях (при наличии)․
Книжка служит основанием для расчёта страхового стажа, назначения пенсии и подтверждения профессионального опыта при приёме на новую работу․
Бумажная vs электронная трудовая книжка
Бумажная трудовая книжка
Традиционный вариант, выдаваемый на бумажном носителе․ Ведётся в организации, где работник впервые устраивается на работу после 1 января 2020 г․, если сотрудник не выбрал электронный формат․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С г․ в России функционирует электронная трудовая книжка – цифровой документ, хранящийся в Пенсионном фонде РФ (ПФР)․ ЭТК содержит практически весь перечень сведений, аналогичный бумажной книжке:
- информация о работнике;
- даты приёма, увольнения, перевода;
- сведения о местах работы и должностях;
- данные о страховых взносах․
Преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска потери или повреждения документа․
- Быстрый доступ к выписке через личный кабинет на портале «Госуслуги» или сайт ПФР․
- Упрощённая процедура выдачи справок и выписок․
Несмотря на цифровизацию, работодатель всё равно обязан вести учёт трудовых отношений и предоставлять сотруднику необходимые документы при увольнении․
Какие документы нужны при приёме на работу?
Согласно информации из открытых источников, при трудоустройстве студента или специалиста без официального опыта работы бумажную трудовую книжку заводить не требуется․ Достаточно собрать следующий пакет документов:
- паспорт гражданина РФ;
- СНИЛС;
- ИНН;
- документы об образовании (диплом, аттестат, справка об обучении);
- трудовой договор (подписанный обеими сторонами);
- приказ о приёме на работу․
После оформления договора и издания приказа работник получает первую запись в трудовой книжке (или электронной выписке)․
Порядок ведения и хранения трудовых книжек
Общие правила (ст․ 66 ТК РФ)
Статья 66 Трудового кодекса РФ регламентирует:
- обязанность работодателя вести трудовую книжку (или обеспечивать формирование электронной записи);
- сроки внесения записей – не позднее пяти рабочих дней с даты события (приём, перевод, увольнение);
- хранение книжек в течение 50 лет после увольнения работника (или 75 лет при работе во вредных условиях)․
Как оформить дубликат?
Если трудовая книжка утрачена или пришла в негодность, работник может запросить дубликат у последнего работодателя․ Дубликат оформляется на основании:
- заявления работника;
- справки о периодах работы (выдаётся бывшим работодателем);
- документов, подтверждающих стаж (трудовые договоры, приказы, выписки из ПФР)․
После получения всех сведений новый документ заполняется и заверяется печатью организации․
Выдача справки/выписки из ЭТК
Для получения выписки из электронной трудовой книжки достаточно:
- Авторизоваться на портале «Госуслуги» или сайте ПФР;
- Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»;
- Нажать на активную ссылку «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности»;
- Указать нужный период и получить документ в электронном виде (PDF) либо распечатать его в МФЦ․
Нормативная база и сроки цифровизации
Ключевые нормативные акты, регулирующие ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде:
- Федеральный закон от № 102‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации»;
- Постановление Правительства РФ от № 1456 «О порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от № 844н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки»․
- Скан-копирование каждой страницы книжки;
- Ввод данных в информационную систему ПФР через личный кабинет работодателя;
- Проверку корректности введённых сведений и подтверждение их актуальности․
- Уточните у кандидата, предпочитает ли он бумажную или электронную форму трудовой книжки;
- При выборе электронного формата сразу оформите запись в ЭТК через ПФР;
- Если сотрудник выбрал бумажную книгу – заведите новую книжку, внесите первую запись и выдайте её на руки․
- Внесите запись об увольнении не позднее пяти рабочих дней;
- Выдайте сотруднику трудовую книжку (или справку из ЭТК) вместе с расчётом;
- Сохраните копию всех документов в личном деле работника на срок, установленный законодательством․
- Обеспечьте надёжное хранение бумажных книжек ( сейф, архив с контролируемым доступом );
- Для электронных записей настройте регулярное резервное копирование и контроль доступа в соответствии с требованиями ФЗ‑152 «О персональных данных»․
Согласно последним указаниям, все организации должны оцифровать существующие бумажные трудовые книжки не позднее 10 июня 2026 года․ Процедура включает:
После успешной оцифровки бумажный экземпляр может быть возвращён сотруднику либо уничтожен в соответствии с внутренними регламентами организации․
Практические рекомендации для кадровиков
При приёме нового сотрудника
При увольнении
Ведение архива
Трудовая книжка остаётся важным элементом трудовых отношений, независимо от того, ведётся она в бумажном или электронном виде․ Знание порядка оформления, хранения и выдачи документов позволяет избежать штрафов, защитить права работников и обеспечить прозрачность кадрового учёта․ С учётом предстоящего срока полной оцифровки к 10 июню 2026 года рекомендуется уже сейчас провести аудит существующих книжек, обновить внутренние инструкции и обучить кадровый персонал работе с электронной трудовой книжкой․
Следуя изложенным рекомендациям, ваша организация сможет эффективно управлять трудовыми книжками, минимизировать риски и обеспечить соблюдение всех требований трудового законодательства․