Трудовая книжка традиционно считается одним из важнейших документов для любого работающего гражданина. В контексте правоустанавливающих и правоудостоверяющих документов она выступает главным подтверждением трудового стажа, опыта работы и профессионального пути человека. Несмотря на активную цифровизацию, этот документ не утратил своей актуальности, хотя его формат и правила использования претерпели значительные изменения.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — это официальный документ строгой отчетности, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Работодатель обязан вносить в нее информацию о том, где, когда и в какой должности работал человек, а также фиксировать факты поощрений, увольнений и переводов.
Исторически сложилось так, что образцы трудовой книжки и вкладыша к ней утверждались специальными постановлениями (например, постановлением, утвержденным позже, и инструкцией Госкомтруда от 20 июня 1974 года о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях); На протяжении десятилетий этот документ оставался исключительно бумажным.
Цифровизация и электронная трудовая книжка (ЭТК)
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам стал доступен сравнительно новый формат, электронная трудовая книжка (ЭТК), которая появилась в России несколько лет назад (в 2020 году, а к 2026 году этот формат уже прочно вошел в обиход). Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников.
Особенности перехода на ЭТК
- С 2021 года при приеме на работу впервые специалистам по кадрам необходимо оформлять только электронные трудовые книжки. Бумажный вариант таким работникам уже не заводится.
- Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено для тех, кто уже имел стаж до введения ЭТК, но при этом не написал заявление об отказе от бумажной книжки. У таких граждан ведутся оба формата параллельно.
- Если же работник подал заявление о переходе исключительно на электронный формат, бумажная трудовая книжка выдается ему на руки, и работодатель прекращает ее ведение.
Трудовая книжка как правоустанавливающий и подтверждающий документ
С помощью трудовой книжки можно подтвердить:
- Опыт работы — при трудоустройстве на новую работу именно этот документ (или выписка из ЭТК) демонстрирует новому работодателю профессиональный путь кандидата.
- Стаж для пенсии или социальных выплат — это важнейшая функция, напрямую влияющая на размер будущей пенсии и право на различные льготы.
Взаимодействие ведомств и упрощение процедур
В настоящее время государственные ведомства имеют доступ ко всем необходимым сведениям и могут обмениваться данными между собой в электронном виде. Именно поэтому гражданину больше не нужно приносить для оформления выплат заверенную копию трудовой книжки и другие подобные справки лично. Это значительно экономит время и снижает бюрократическую нагрузку.
Утрата или порча документа
Несмотря на развитие электронных баз, бумажная трудовая книжка по-прежнему хранится у многих. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, ее необходимо восстанавливать. Для этого работнику придется обращаться ко всем своим бывшим работодателям для получения справок, подтверждающих стаж, либо запрашивать дубликат через Пенсионный фонд (СФР), где хранятся сведения о стаже, учтенном в системе персонифицированного учета.
Документы при увольнении
Каждому увольняющемуся работнику выдается установленный законом пакет документов. В него входят:
- Трудовая книжка (бумажная, если она велась) или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (для тех, кто перешел на ЭТК);
- Расчетный листок;
- Справки о заработке и суммах налога (НДФЛ);
- Иные документы, связанные с работой (по письменному заявлению сотрудника).
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Многие задаются вопросом: как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки, особенно при приеме на работу? Сделать это очень просто. Сведения из ЭТК можно получить:
- Через портал «Госуслуги»;
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России;
- Через соответствующие мобильные приложения;
- Путем запроса выписки у текущего или бывшего работодателя (по форме СТД-Р или СТД-ПФР).
Трудовая книжка, будь то классический бумажный бланк или современная электронная запись в базе СФР, остается фундаментальным документом, подтверждающим трудовые права и стаж гражданина. Переход на электронный формат сделал процесс учета стажа более прозрачным, исключил риск физической утери данных и избавил россиян от необходимости носить с собой заверенные копии при обращении в госорганы. Тем не менее, за теми, кто сохранил бумажный вариант, сохраняется полное право на его использование и дальнейшее ведение.