Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. С 2020‑го года в России вводится её цифровой аналог – электронная трудовая книжка (ЭТК). В статье подробно разберём, почему каждый новичок обязан оформить трудовую книжку, какие сведения в неё вносятся, какие есть варианты (бумажный и электронный) и как правильно вести запись.

Зачем нужна трудовая книжка?

• Подтверждение стажа. Трудовая книжка фиксирует даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения и т.д. На её основании рассчитываются пенсионные баллы, отпускные, выплаты по больничному.
• Документ для государственных органов. При оформлении пенсии, получения социальных льгот, подтверждении квалификации в вузах и на конкурсах трудовая книжка выступает официальным источником информации.
• Защита прав работника. Записи в книжке фиксируют условия труда, надбавки, премии, что упрощает решение споров с работодателем.
• Удобство при смене места работы. При переходе в новую компанию работодатель вносит запись о предыдущем месте работы, что ускоряет процесс трудоустройства.

Какой документ считается официальным?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. С 1 января 2020 года в России вводится электронный вариант, который имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ.

Бумажная трудовая книжка

Традиционный формат, оформляемый на новых бланках (с 2023 года). В ней записи делаются от руки, подпись и печать работодателя обязательны.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это единая база данных, в которой хранится история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. Основные особенности:

• Доступна через портал Госуслуги или приложение «ЭТК»;
• Записи вносятся автоматически работодателем через систему ЕФС‑1;
• Работник может в любой момент проверить актуальность данных;
• Отпадает необходимость хранить бумажный документ, но в некоторых случаях работодатели продолжают вести и бумажный вариант параллельно.

Как оформить трудовую книжку новому сотруднику?

1. Получение бланка. При приёме на работу работодатель выдаёт либо бумажный бланк, либо приглашает оформить ЭТК через онлайн‑сервис.
2. Заполнение личных данных. ФИО, дата рождения, место рождения, серия и номер паспорта, СНИЛС.
3. Регистрация в системе ЕФС‑1. Работодатель вносит сведения о приёме в электронную базу, после чего запись появляется в личном кабинете работника.
4. Подтверждение получения. Работник подписывает акт о получении (бумажный вариант) или подтверждает электронную запись в системе.
5. Первичная запись о приёме. Указывается дата начала работы, должность, тарифная ставка, основание приёма (трудовой договор, приказ).

Что вносится в трудовую книжку?

В обеих формах (бумажной и электронной) фиксируются следующие сведения:

• Дата и номер приказа о приёме;
• Должность, разряд, тарифная ставка;
• Основание приёма (договор, приказ, перевод из другого подразделения);
• Сведения о повышении квалификации, обучении, наградах;
• Дата и причина увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).

Обязанности работодателя и работника

Работодатель

• Внести запись о приёме в течение 3 рабочих дней с момента начала работы;
• Обновлять информацию о переводах, повышениях, премиях, отпусках;
• Своевременно оформить запись об увольнении (не позднее 3 дней после прекращения трудовых отношений);
• Сохранять копию электронных записей в системе ЕФС‑1 и, при необходимости, предоставить выписку работнику.

Работник

• Контролировать правильность внесённых данных;
• Своевременно сообщать работодателю об ошибках, изменениях фамилии, имени, отчества;
• Хранить бумажный документ в надёжном месте (если он у него есть);
• При необходимости получать выписку из ЭТК через портал Госуслуг.

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие записи о приёме. Работник может не получить трудовую книжку, если работодатель не оформил приказ. Решение – потребовать от работодателя оформить запись в течение 3 дней.
2. Неправильные даты. Ошибки в датах начала/окончания работы приводят к недостачам в стаже. Нужно проверять каждую запись сразу после её внесения.
3. Отсутствие подписи/печати. В бумажной версии без подписи работодателя запись считается недействительной.
4. Неактуальная электронная запись. Если работодатель не обновил данные в ЭТК, выписка будет неполной. Работнику следует регулярно проверять личный кабинет.
5. Сканкопии с плохим качеством. При предоставлении копий в Пенсионный фонд или другие органы плохое качество скана может стать причиной отказа. Рекомендуется использовать оригиналы или сканы в формате PDF с разрешением не менее 300 dpi.

Как проверить, что ваш работодатель правильно ведёт трудовую книжку?

• Зайдите в личный кабинет на Госуслугах и откройте раздел «Электронная трудовая книжка». Там будет отображена вся история.
• Сравните данные в электронном реестре с бумажной копией (если она у вас есть).
• Запросите у работодателя копию выписки из ЕФС‑1 – она подтверждает факт внесения записей.
• При обнаружении несоответствий сразу же обратитесь к работодателю, а в случае игнорирования – в инспекцию труда.

Плюсы и минусы бумажной и электронной трудовых книжек

Как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно (если работодатель не предоставляет)

1. Зарегистрируйтесь на портале Госуслуги (если ещё нет аккаунта).
2. В личном кабинете выберите услугу «Электронная трудовая книжка».
3. Заполните анкету: ФИО, СНИЛС, паспортные данные, ИНН.
4. Подтвердите личность через видеовстречу или посещение МФЦ.
5. После подтверждения система автоматически запросит данные у вашего работодателя. Если работодатель не передал сведения, обратитесь в отдел кадров с просьбой загрузить информацию в ЕФС‑1.

Для любого нового сотрудника завести трудовую книжку – обязательный шаг. Это документ, без которого невозможно подтвердить трудовой стаж, получить пенсионные выплаты и воспользоваться рядом социальных льгот. Современные технологии позволяют вести её в электронном виде, что упрощает контроль и уменьшает риск потери данных. Однако независимо от формата, ответственность за правильность записей лежит как на работодателе, так и на работнике. Регулярно проверяйте свои записи, своевременно сообщайте об ошибках и пользуйтесь возможностями онлайн‑сервисов, чтобы ваш карьерный путь был зафиксирован корректно и без лишних проблем.

Дата публикации:  12:02:38