Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. В ней отражаются сведения о приёме, переводе, увольнении, а также о некоторых иных событиях, связанных с трудовой деятельностью. Вопрос «можно ли в трудовой книжке…» часто возникает у работников и работодателей, особенно в условиях перехода к электронному формату.
Правовая база
Основные нормативные акты, регламентирующие ведение трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 66 и 66.1;
- Постановление правления Пенсионного фонда Украины № 11‑1 от г. (для электронных копий в Украине);
- Приказ Минтруда РФ «О правилах оформления, ведения и хранения трудовых книжек» (актуализирован в 2026 году).
Что допускается записывать в трудовой книжке?
Согласно статье 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся следующие сведения:
- Дата приема на работу (день, месяц, год) и название (наименование) организации‑работодателя.
- Должность (или специальность), на которую работник принят.
- Сведения о переводе (перевод на другую должность, в другое подразделение, в другое предприятие).
- Дата увольнения (в т.ч. с указанием причины увольнения).
- Сведения о приостановке действия трудового договора (отпуск без сохранения заработной платы, командировка и т.п.).
- Записи о прохождении профессионального обучения, повышении квалификации (при наличии соответствующего приказа работодателя).
- Сведения о выплате выходного пособия, компенсаций (если они предусмотрены законодательством).
- Записи о повторном приёме на работу после увольнения.
Кто имеет право вносить записи?
Записи в трудовую книжку вносят:
- Работодатель (или уполномоченный им представитель) – в бумажной форме;
- Лицо, уполномоченное работодателем, в случае электронной трудовой книжки (ЭТК) – через специализированную информационную систему ПФУ;
- Сам работник может получить копию (скан) трудовой книжки, но вносить записи без согласования с работодателем запрещено.
Что НЕ допускается записывать?
Запрещено вносить в трудовую книжку любые сведения, не предусмотренные законом, а также:
- Личные комментарии, оценки работы, замечания о поведении;
- Записи о «премиях», «награждениях», если они не оформлены отдельным приказом работодателя;
- Сведения о частных договорах (например, договор подряда), которые не являются трудовыми;
- Любые исправления без соответствующего штампа и подписи ответственного лица.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С года многие организации начали переходить на оцифровку трудовых книжек. При этом действуют особые требования:
- Сканировать все заполненные страницы трудовой книжки, включая записи, сделанные после года (пункт 5 Порядка, утверждённого постановлением ПФУ от № 11‑1).
- Сканированные копии могут передавать как работодатель, так и сам работник, если книжка находится у него.
- Электронные записи вносятся в соответствии с пунктом 4 того же Порядка – через официальную информационную систему ПФУ.
5.1 Преимущества ЭТК
- Отсутствие риска потери бумажного документа;
- Мгновенный доступ к данным для работодателя и государственных органов;
- Упрощённый процесс предоставления копий – достаточно отправить электронный файл.
Как заверить копию трудовой книжки?
Для официальных целей (банки, госорганы, работодатели) часто требуется заверенная копия. По практике 2026 года:
- Копию считают актуальной, если она выдана не позднее одного месяца до момента представления;
- Заверение производится нотариусом или уполномоченным сотрудником организации, где хранится оригинал.
- В случае ЭТК заверенная копия может быть заменена электронным сертификатом о подлинности, выданным ПФУ.
Практические рекомендации для работников
- Проверяйте записи сразу после их внесения – любые ошибки должны быть исправлены в присутствии работодателя.
- Если вы переходите на электронную форму, подайте письменное заявление (пример формулировки: «Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид») и сохраните копию заявления.
- Для получения копии трудовой книжки запросите её у работодателя не менее чем за 10 дней до планируемого использования.
- Храните сканы всех страниц (в т;ч. пустых) в надёжном месте – они могут потребоваться при проверке в ПФУ.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли записать в трудовую книжку информацию о премии?
Только если премия оформлена отдельным приказом работодателя и в него внесены соответствующие данные. Иначе запись считается недопустимой.
Можно ли самостоятельно добавить запись о переводе?
Нет. Любая запись должна быть сделана уполномоченным представителем работодателя и подтверждена подписью и печатью.
Можно ли использовать электронную копию вместо оригинала?
Для большинства государственных и банковских процедур допускается электронная копия, заверенная цифровой подписью ПФУ. Однако некоторые организации могут требовать оригинал – уточняйте требования заранее.
Трудовая книжка – документ, в котором фиксируются только те сведения, которые прямо предусмотрены законодательством. Записывать в неё можно лишь официально одобренные данные о приёме, переводе, увольнении, обучении и выплатах, а любые другие записи считаются недопустимыми. С 2026 года всё больше работодателей переходит к электронной трудовой книжке, что упрощает процесс хранения и передачи информации, но сохраняет те же строгие правила о том, что и кто может вносить в документ.
Соблюдая указанные нормы, работник защищает свои трудовые права, а работодатель – свою репутацию и юридическую чистоту ведения кадровой документации.
Дата генерации статьи: 2026‑05‑23 03:27:52