Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Правильное её заполнение критически важно как для работодателя, так и для самого сотрудника, поскольку от этого зависят будущие пенсионные начисления, получение социальных льгот и подтверждение опыта работы. С 1 января 2004 года в России действует единая форма трудовой книжки, а с 2021 года появилась возможность ведения электронной трудовой книжки (ЭТК). Разберем, что, как и когда вносить в этот документ.

Виды трудовых книжек и их особенности

Сегодня существуют два основных вида:

• Бумажная трудовая книжка (ТК) — классический вариант, выдаваемый работнику на руки. Оформляется вручную.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог, ведущийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Работник может отказаться от бумажного варианта, подав заявление.

Важно: Если работник не отказался от бумажного варианта, работодатель обязан вести оба учета одновременно до момента увольнения, после чего информация из ЭТК переносится в бумажную книжку.

Обязательные данные для внесения в трудовую книжку

Независимо от формы, в книжку вносятся идентичные сведения о трудовой деятельности. Вот что обязательно должно быть отражено:

При приеме на работу (запись о приеме)

• Дата заключения трудового договора (день фактического допуска к работе).
• Наименование организации-работодателя (с указанием организационно-правовой формы, например, ООО, ГУП).
• ФИО работника полностью, как в паспорте;
• Основные данные о трудовом договоре:
  • Номер договора (если присваивается).
  • Дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.
  • Должность (специальность, профессия) в соответствии со штатным расписанием.
  • Подразделение (цех, отдел).
  • Основание для приема (например, «на основании трудового договора от …»).

При увольнении (запись об увольнении)

• Дата увольнения (последний рабочий день).
• Наименование организации-работодателя.
• ФИО работника.
• Основание для увольнения — точная формулировка из Трудового кодекса РФ (статья 77, 78, 81 и т.д.) и номер приказа (распоряжения) об увольнении.

  Примеры корректных формулировок:

  • «Уволен по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ), приказ от …»
  • «Уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), приказ от …»
  • «Уволен в связи с истечением срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ), приказ от …»

Изменения в трудовом договоре (записи об изменениях)

Вносятся при:

• Переводе на другую работу (в т.ч. постоянную или временную, в другой организации при сохранении работодателя).
• Изменении условий трудового договора (размер оклада, режим работы).
• Изменении наименования организации (реорганизация, смена владельца).

В записи указывается дата и номер приказа, новое наименование должности, условия или название организации.

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

Это ключевой вопрос для современных работодателей и сотрудников.

Как и когда заполняется ЭТК?

Заполнение ЭТК — обязанность работодателя. Процесс происходит автоматически через интеграцию вашей системы расчета (например, 1С:ЗУП) с сервисом ПФР.

1. Настройка обмена данными: Администратор компании настраивает программное обеспечение (1С, Контур.Эльба и др.) для передачи сведений в ПФР. Это делается до приема первого сотрудника на ЭТК.
2. Прием на работу: При оформлении нового сотрудника в программе (например, в 1С:ЗУП) необходимо указать, что он работает с ЭТК. Система автоматически формирует и отправляет в ПФР сведения о приеме (данные из раздела 2.1);
3. Изменения и увольнение: Каждое событие (приказ о переводе, об увольнении) отражается в программе учета. При проведении приказа система формирует соответствующую запись и передает её в ПФР. Передача должна быть в течение 3-х рабочих дней с даты приказа.

Что видит сотрудник в своей ЭТК?

Работник может в любой момент проверить свою ЭТК через личный кабинет на сайте Госуслуг или на сайте ПФР. Там отображаются все записи, отправленные работодателем.

Как оформить увольнение в ЭТК?

Алгоритм тот же, что и для приема:

1. В программе учета (1С:ЗУП) создается приказ (распоряжение) об увольнении с указанием точного основания по ТК РФ.
2. При проведении приказа система автоматически формирует запись об увольнении для ЭТК.
3. Запись передается в ПФР в течение 3 рабочих дней.
4. Если у сотрудника есть бумажная книжка (он не отказался от неё), то после увольнения работодатель обязан вручить ему бумажную книжку и сделать в ней последнюю запись об увольнении, скопировав данные из ЭТК (или из приказа).

Оформление дубликата трудовой книжки

Если бумажная книжка утеряна, испорчена или её не было (например, для работников, начавших карьеру после 2003 года и выбравших ЭТК), работодатель обязан оформить дубликат.

• Основание: Заявление работника и акт о утрате/повреждении.
• Кто оформляет: Последний или предыдущий работодатель, в котором есть сведения о трудовой деятельности. Если сведения есть только в ЭТК, то дубликат на бумаге оформляет организация, где работник состоит на момент обращения.
• Что вносить в дубликат: Вся информация о трудовой деятельности за период, начиная с 1 января 2003 года, переносится из ЭТК или архивных данных. Записи делаются в том же порядке, что и в оригинальную книжку, с указанием «Дубликат».
• Срок: Дубликат должен быть выдан работнику не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.

Частые ошибки и как их избежать

• Неточное или неполное указание основания увольнения. Нельзя писать «по собственному желанию», только «по инициативе работника (ст. 80 ТК РФ)».
• Несвоевременная передача данных в ПФР (более 3 рабочих дней). Это влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Несоблюдение порядка внесения записей: каждая запись должна быть пронумерована, иметь дату, подпись ответственного лица и печать организации.
• Исправления и помарки в бумажной книжке. Запрещены. Ошибку зачеркивают одной чертой, рядом пишут правильный вариант, подписываются и ставят печать.
• Отсутствие записи об увольнении при переходе на ЭТК. Если сотрудник увольняется, а у него есть ЭТК, запись в неё всё равно обязательна.

Ответственность за нарушения

Неправильное ведение трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) влечет для работодателя административную ответственность:

• Для должностных лиц, штраф от 5 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Для юридических лиц, от 50 000 до 70 000 руб.
• При повторном нарушении, дисквалификация должностных лиц на срок от 1 до 3 лет.

Заполнение трудовой книжки — это не формальность, а юридически значимое действие. Ключевые правила:

1. Вносите полные, точные и юридически корректные данные (особенно основания увольнения).
2. При работе с ЭТК настройте обмен данными с ПФР и вносите информацию в течение 3 рабочих дней после издания приказа.
3. При увольнении сотрудника с ЭТК, если он не отказался от бумажного носителя, обязательно сделайте последнюю запись в его бумажной книжке.
4. Храните все приказы и документы, на основании которых вносились записи, в архиве.

При наличии сомнений всегда обращайтесь к тексту Трудового кодекса РФ (статьи 66-69, 77, 81) и к Инструкции о порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденной Постановлением Правительства РФ. Для электронного документооборота используйте актуальные версии программ (1С:ЗУП 3.0 и выше) с подключенными обновлениями по трудовому законодательству.

Дата актуализации информации: 23 мая 2026 года. Перед применением проверяйте актуальность нормативных правовых актов.