Трудовая книжка — один из ключевых документов‚ регулирующих трудовые отношения в Российской Федерации. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ она является основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж работника. В 2026 году ведение трудовых книжек проходит в двух форматах: традиционном — бумажном‚ и современном — электронном. Работодатель несёт ответственность за их правильное оформление‚ хранение и передачу сведений в государственные органы.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ‚ в который вносятся сведения о:

• местах работы;
• должностях;
• приеме на работу и увольнении;
• наградах и поощрениях (по желанию работодателя);
• переводах на другие должности;
• работе по совместительству (по желанию работника).

Этот документ используется для:

• подтверждения трудового стажа при назначении пенсии;
• оформления социальных льгот;
• получения пособий;
• трудоустройства на новом месте работы.

Какие документы нужны работодателю при трудоустройстве?

Согласно законодательству‚ при поступлении на работу работодатель вправе требовать от соискателя только следующие документы:

1. Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность.
2. Трудовая книжка — если работник уже имеет трудовой стаж.
3. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
4. Документ об образовании и (или) квалификации — если работа требует специальных знаний или навыков.
5. Документы воинского учёта, для мужчин в возрасте от 18 до 27 лет (при наличии).

Важно! Работодатель не имеет права требовать от соискателя дополнительные документы (например‚ справки о несудимости‚ характеристики‚ медицинские осмотры — если они не предусмотрены законом для конкретной должности).

Что делать‚ если у работника нет трудовой книжки?

Если работник устраивается на работу впервые‚ либо утерял трудовую книжку‚ работодатель обязан оформить её за него в течение 5 рабочих дней со дня заключения трудового договора. В этом случае:

• Работник предоставляет паспорт и СНИЛС.
• Работодатель заполняет ьный лист и вносит первую запись о приёме на работу.
• Трудовая книжка выдаётся работнику под расписку.

Хранение трудовой книжки у работодателя: правила и ответственность

Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от ‚ трудовая книжка хранится у работодателя только в период трудовых отношений. После увольнения она выдаётся работнику в день увольнения под подпись.

Обязанности работодателя:

• обеспечить сохранность трудовых книжек;
• вести их в специальном журнале учёта;
• не допускать порчи‚ утери или несанкционированного внесения записей;
• при увольнении выдать книжку в тот же день‚ что и расчёт;
• при утрате, восстановить документ на основании подтверждающих документов (приказы‚ справки‚ выписки из архивов).

Ответственность за хранение возлагается на кадровую службу или назначенного сотрудника. Нарушение правил хранения может повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что изменилось с 2020 года?

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Это цифровая версия бумажной книжки‚ которая хранится в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР) и доступна через портал Госуслуги.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Работник имеет право выбрать формат ведения трудовой книжки:

1. Бумажная — если работник не подал заявление о переходе на ЭТК.
2. Электронная — если работник подал заявление работодателю.

Процедура перехода на ЭТК:

1. Работник пишет заявление на имя работодателя (в произвольной форме или по форме‚ утверждённой ПФР).
2. Работодатель передаёт сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении в ПФР через отчёт ЕФС-1 (форма сведений о трудовой деятельности).
3. Сведения автоматически попадают в личный кабинет работника на портале Госуслуги.

Важно! С 2020 года работодатель обязан передавать сведения в ПФР в течение одного рабочего дня после издания приказа о приёме‚ увольнении или переводе.

Чем ЭТК отличается от бумажной?

Как посмотреть электронную трудовую книжку?

Работник может получить доступ к ЭТК через:

• Личный кабинет на портале Госуслуги (www.gosuslugi.ru);
• Приложение Госуслуги на смартфоне;
• Сайт Пенсионного фонда РФ (www.pfrf.ru) — раздел «Электронная трудовая книжка»;
• В офисе ПФР — при личном обращении с паспортом и СНИЛС.

Выписка из ЭТК выдаётся в электронном виде (PDF) или на бумажном носителе — в день обращения.

Как заполнять трудовую книжку в 2026 году?

Правила заполнения трудовой книжки регулируются Положением о трудовой книжке (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225). В 2026 году правила остались неизменными:

• Записи вносятся чернилами чёрного‚ синего или фиолетового цвета (не карандашом и не краской);
• Исправления не допускаются, при ошибке делается запись об аннулировании и вносится новая;
• На ьном листе указываются: ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия‚ дата выдачи книжки;
• Записи о работе по совместительству вносятся только по желанию работника и на основании справки с другого места работы;
• При увольнении указывается основание (например‚ «уволен по собственному желанию»‚ «расторгнут по соглашению сторон» и т.д.) — с ссылкой на статью ТК РФ.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна‚ работник должен:

1. Написать заявление на имя работодателя с просьбой о восстановлении.
2. Предоставить документы‚ подтверждающие трудовой стаж: копии приказов‚ справки с бывших мест работы‚ выписки из архивов‚ трудовые договоры.
3. Работодатель на основании этих документов составляет новую трудовую книжку и вносит все сведения‚ подтверждённые документально.
4. На ьном листе делается отметка: «Восстановлена на основании документов».

• Работодатель обязан вести трудовые книжки (бумажные или электронные) в строгом соответствии с законом‚ своевременно передавать сведения в ПФР и обеспечивать сохранность документов.
• Работник имеет право выбрать формат ведения трудовой книжки — бумажный или электронный — и должен подать заявление‚ если хочет перейти на ЭТК.
• Электронная трудовая книжка — это не замена‚ а дополнение к бумажной. Она повышает прозрачность‚ снижает риски потери и упрощает процесс трудоустройства.
• Никто не может требовать от работника трудовую книжку‚ если он устраивается впервые, её оформит работодатель.
• При увольнении трудовая книжка (бумажная или выписка из ЭТК) выдаётся в день увольнения, это не просто рекомендация‚ а обязательное требование закона.

Соблюдение этих правил помогает избежать конфликтов‚ штрафов и проблем с пенсионным стажем. В эпоху цифровизации переход на электронную трудовую книжку — это не тренд‚ а необходимость. Уже в 2026 году более 70% новых работников оформляют трудовые отношения исключительно через ЭТК — и это число продолжает расти.

Помните: ваша трудовая книжка — это ваша история работы. Храните её бережно‚ проверяйте данные регулярно и не забывайте о своём праве на электронный формат!