Трудовая книжка (или её электронный аналог – ЭТК) является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. В неё вносятся строго регламентированные сведения, которые позволяют установить факт трудоустройства, продолжительность работы, основания для перевода и увольнения, а также иные важные события в трудовой биографии сотрудника.

Общие положения

Согласно Правилам ведения трудовых книжек, утверждённым приказом Минздравсоцразвития РФ, обязательные сведения делятся на несколько групп:

• личные данные работника;
• сведения о приёме на работу;
• сведения о переводах и изменениях условий труда;
• сведения об увольнении;
• сведения о наградах, поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
• сведения о периодах нетрудоспособности и отпусков;
• сведения о профессиональном обучении и повышении квалификации;
• сведения о воинской обязанности (при наличии);
• итоговый трудовой стаж;

Личные данные работника

В начале трудовой книжки фиксируются следующие обязательные реквизиты:

1. Фамилия, имя, отчество (полностью);
2. Дата рождения (день, месяц, год);
3. Место рождения (город, область/край, страна);
4. Образование (уровень, специальность, название учебного заведения, год окончания);
5. Профессия, специальность, квалификация (по данным диплома или attestта);
6. Серия и номер документа, удостоверяющего личность (паспорт);
7. Дата выдачи трудовой книжки (или дата внесения первой записи в ЭТК).

Сведения о приёме на работу

Каждая запись о принятии на работу должна содержать:

• Дата приёма (число, месяц, год);
• Наименование организации (полное наименование работодателя);
• Подразделение, в которое принят работник;
• Должность, профессия или specialty;
• Основание приёма (номер и дата трудового договора, приказ о приёме);
• Условия труда (режим работы, вид занятости – постоянная, временная, сезонная и т.д.).

Сведения о переводах и изменениях условий труда

При переводе на другую должность, в другое подразделение или при изменении условий труда фиксируются:

• Дата перевода;
• Прежняя должность и подразделение;
• Новая должность и подразделение;
• Основание перевода (приказ, соглашение сторон);
• Изменения в условиях труда (изменение режима работы, уровня заработной платы и т.д.).

Сведения об увольнении

Запись об увольнении включает:

• Дата увольнения;
• Основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя, в связи с выходом на пенсию и т.д.);
• Номер и дата приказа об увольнении;
• Формулировка основания согласно ТК РФ (например, п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – увольнение по собственному желанию).

Награды, поощрения и дисциплинарные взыскания

В трудовой книжке фиксируются:

• Награды и почётные звания (государственные, отраслевые, корпоративные);
• Поощрения (премии, благодарности, грамоты);
• Дисциплинарные взыскания (выговор, замечание, увольнение за нарушение трудовой дисциплины) – только если они не сняты или не погашены в установленном порядке.

Периоды нетрудоспособности и отпусков

Обязательно вносятся сведения о:

• Больничных листах (периоды нетрудоспособности из‑за болезни или травмы);
• Отпусках по уходу за ребёнком до достижения им возраста 1,5 года;
• Отпусках по беременности и родам;
• Дополнительных отпусках (например, за вредные условия работы).

Профессиональное обучение и повышение квалификации

Записываются:

• Название курсов, семинаров, тренингов;
• Дата начала и окончания обучения;
• Наименование организации, проводившей обучение;
• Результат (удостоверение, сертификат, присвоение новой квалификации).

Воинская обязанность

Если работник состоит на воинском учёте, в трудовой книжке указываются:

• Воинское звание;
• Номер военного билета;
• Периоды прохождения военной службы (срочной, по контракту, сборов);
• Отметки о снятии с воинского учёта (при увольнении в запас).
• Общий стаж работы (в днях, месяцах, годах);
• Стаж по профессии или специальности;
• Стаж, засчитываемый для назначения пенсии (страховой, накопительный и т.д.).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК, после чего все сведения о трудовой деятельности хранятся исключительно в электронном виде и передаются в Социальный фонд России для учёта страхового стажа и начисления пенсий.

В ЭТК обязательны те же сведения, что и в бумажной книжке, но они вводятся в единую государственную информационную систему, что обеспечивает:

• Мгновенную проверку достоверности данных работодателем и работником;
• Автоматическое формирование выписок и справок;
• Снижение риска утраты или повреждения документа.

Особенности для сотрудников, которым трудовая книжка не оформляется

Для тех работников, чья деятельность не требует оформления трудовой книжки (например, некоторые виды удалённой работы, краткосрочные проекты), стаж работы подтверждается письменным трудовым договором (п. 9 Правил, утверждённых приказом Минздравсоцразвития). В договоре должны быть чётко прописаны:

• Дата начала и окончания трудовой деятельности;
• Должность и описание трудовых функций;
• Условия оплаты труда;
• Основания для расторжения договора.

Таким образом, обязательные сведения в трудовой книжке (бумажной или электронной) охватывают весь жизненный цикл трудовой деятельности работника: от личных данных и первого приёма на работу до окончательного расчёта стажа и информации о воинской обязанности. Соблюдение этих требований гарантирует законность трудовых отношений, защищает права работников и обеспечивает корректный учёт страхового стажа в Социальном фонде России.