Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий официальные трудовые отношения работника и работодателя. В ней отражаются только те сведения, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами. Часто возникают вопросы: «А можно ли записать в книжку это‑то?» Ниже подробно разобраны категории данных, которые не входят в трудовую книжку.
Правовая база
Согласно статье 66 ТК РФ и Правилам ведения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся только:
- Записи о приёме, переводе, увольнении;
- Сведения о стаже, периодах обучения, повышении квалификации (только при наличии официального документа о завершении обучения);
- Записи о награждениях, государственных наградах, премиях (в определённом порядке);
- Записи о назначении (только если это предусмотрено нормативным актом).
Все остальные сведения, даже если они важны для расчётов, в трудовую книжку не вносятся.
Что НЕ входит в трудовую книжку
Договоры, не требующие записи
- Гражданско‑правовые договоры (ГПД, договоры подряда, аренды рабочего места и т.п.).
- Соглашения о совместительстве, если они оформлены отдельным трудовым договором без обязательного внесения записи.
- Временные трудовые договоры, заключённые в рамках проекта, если в них явно указано, что запись в книжку не требуется.
Периоды, отражаемые только в системе СТД‑ПФР
Пенсионный фонд фиксирует в СТД‑ПФР все периоды, связанные с выполнением работ по ГПД, а также периоды, не учитываемые в трудовом стаже (например, стаж, учитываемый только для пенсионных прав). Эти данные не переносяться в бумажную или электронную трудовую книжку.
Исправительные работы и другие виды наказаний
Если лицо отбывало исправительные работы без лишения свободы, в книжку вносится лишь запись о том, что «время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». Само наказание, дата начала и окончания исправительных работ не фиксируются.
Стаж, не относящийся к трудовому стажу
- Стаж по военной службе (учитывается в пенсионном стаже, но не в трудовом).
- Стаж по учебе в вузе, колледже, техникуме (включается только при наличии официального документа о полученной квалификации).
- Стаж по добровольной гражданской службе, волонтёрству, работе в некоммерческих организациях без трудового договора.
Периоды отпуска без сохранения заработной платы
Отпуск без сохранения заработной платы (например, учебный отпуск, отпуск по уходу за ребёнком до 1 года без выплаты) фиксируется в расчётных листах, но не в трудовой книжке.
Надбавки, доплаты, премии, выплаты
Размеры надбавок, премий, компенсаций, выплаты за вредные условия труда и т.п. отражаются в расчётных листах и в личном деле, но в трудовую книжку они не вносятся. Исключение – единовременные награды (государственные, общественные), которые записываются в отдельный раздел «Награждения».
Обучение и повышение квалификации, не подтверждённые документом
Курсы, семинары, вебинары, пройденные без выдачи официального сертификата, в книжку не записываются. В книжку вносятся только те сведения, которые подтверждены документом (диплом, сертификат, приказ о повышении квалификации).
Командировки, командировочные расходы
Сведения о командировках (даты, цель, место) фиксируются в командировочных листах, а не в трудовой книжке.
Сокращения и аббревиатуры
Согласно пункту 11 Правил ведения трудовых книжек, в записи запрещено использовать сокращения (например, «дир.», «нач.», «инж.»). Вместо этого следует писать полные названия должностей.
Электронные записи, не перенесённые в бумажный вариант
С 1 января 2021 года для новых работников вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Если работник был принят до этой даты и получил бумажную книжку, в неё не вносятся сведения, которые находятся только в электронных реестрах (например, данные о стаже, полученные из СТД‑ПФР, но не отражённые в бумажной форме).
Почему важно различать «что входит», а что «не входит»
- Юридическая чистота – внесение недопустимых записей может привести к признанию книжки недействительной.
- Точность расчётов – надбавки, премии и другие выплаты учитываются в расчётных листах, а не в книжке.
- Контроль со стороны органов – инспекторы проверяют только те данные, которые законодательно обязаны быть в книжке.
- Защита прав работника – правильное оформление помогает избежать споров о трудовом стаже и пенсионных правах.
Как правильно вести трудовую книжку
- Записывать только те события, которые предусмотрены ТК РФ и подзаконными актами.
- Избегать сокращений, использовать полные названия должностей.
- При необходимости внесения записи о назначении – убедиться, что это предусмотрено уставом или нормативным актом организации.
- При получении дубликата – убедиться, что в нём нет «недействительных» записей.
- При переходе на электронную форму – синхронизировать данные с СТД‑ПФР, но не пытаться перенести в бумажный вариант сведения, которые в ней не предусмотрены.
Трудовая книжка – документ, фиксирующий официальные трудовые отношения, но её содержание строго регламентировано. В неё не входят данные о гражданско‑правовых договорах, надбавках, премиях, некоторых видах стажа, командировках, а также любые записи, сделанные без законного основания (например, сокращения должностей). Понимание того, что именно должно быть записано, а что – нет, помогает работодателям соблюдать закон и защищать права работников.
Дата подготовки статьи: