Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка — это официальный документ, который ведется на каждого работника, проработавшего на предприятии более пяти дней. Она содержит:

• Сведения о приеме на работу;
• Переводы на другую должность;
• Награждения и поощрения;
• Основания для увольнения;
• Иные сведения, связанные с трудовой деятельностью.

Трудовая книжка необходима для:

1. Подтверждения стажа работы при устройстве на новое место;
2. Начисления пенсии;
3. Получения различных льгот и компенсаций;
4. Оформления кредитов и ипотеки;
5. Решения спорных вопросов с работодателем.

Новые правила ведения трудовых книжек с 2024 года

Кто может производить бланки трудовых книжек

С 2024 года новые бланки трудовых книжек могут производить не только Гознак, но и любые другие предприятия, соответствующие определённым требованиям. Список таких производителей опубликован на официальном сайте Гознака.

Важно! Работодатели не обязаны менять старые трудовые книжки на новые образцы. Если сотрудник предоставляет книжку старого образца, работодатель продолжает вносить в неё записи в обычном порядке.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК). Сведения о трудовой деятельности хранятся в базе СФР (Страхового фонда России). Работник может:

• Получить выписку из ЭТК в виде справки (форма СТД-Р);
• Запросить у работодателя сведения о трудовой деятельности;
• Выбрать, в каком формате хранить данные — бумажном или электронном.

Для получения справки из ЭТК работник должен подать работодателю письменное заявление.

Как правильно заполнить трудовую книжку

ьный лист

ьный лист заполняется при первом внесении записи и содержит:

• Фамилию, имя, отчество работника;
• Дата рождения;
• Образование;
• Профессия или специальность;
• Дата заполнения.

Важно! Все записи на ьном листе должны быть сделаны без исправлений и помарок. Если допущена ошибка, ьный лист переоформляется.

Раздел «Сведения о работе»

Этот раздел заполняется при приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении. Пример записи о приеме на работу:

При увольнении указывается:

• Причина увольнения;
• Номер и дата приказа об увольнении;
• Основание (например, по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.).

Особенности заполнения на двух языках

Если работник просит заполнить трудовую книжку на двух языках (например, русском и английском), работодатель обязан это сделать при наличии письменного заявления от сотрудника.

Как получить справку из трудовой книжки

Справка о трудовой деятельности (форма СТД-Р)

Для формирования справки в 1С:ЗУП необходимо:

1. Открыть раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки»;
2. Нажать кнопку «Создать»;
3. Выбрать строку «Сведения о трудовой деятельности работника (СТД-Р)»;
4. Выбрать сотрудника — данные заполнятся автоматически.

Справка СТД-Р содержит:

• Сведения о работодателе;
• Дата приема и увольнения;
• Должность;
• Основания для увольнения;
• Иные сведения о трудовой деятельности.

Справка с места работы для совместительства

Если работник трудится по совместительству, он может получить справку с указанием:

• Даты приема и увольнения;
• Номера приказов;
• Должности.

Эту справку необходимо предоставить основному работодателю для внесения записи в трудовую книжку.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена

Восстановление трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна или испорчена, работник должен:

1. Обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении;
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (трудовые договора, справки с предыдущих мест работы);
3. Получить дубликат трудовой книжки.

Образец заявления на восстановление трудовой книжки:

Что делать, если осталось мало места в трудовой книжке

Если в трудовой книжке осталось мало места для записей, оформляется вкладыш в трудовую книжку. Вкладыш выдается работодателем и содержит:

• Серию и номер;
• Сведения о работнике;
• Записи о трудовой деятельности.

Ответственность работодателя за ведение трудовой книжки

Работодатель обязан:

• Вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего более 5 дней;
• Обеспечивать сохранность трудовых книжек;
• Вносить записи в соответствии с установленными правилами;
• Выдавать трудовую книжку при увольнении в последний день работы;
• Не допускать исправлений и помарок в документе.

За нарушение правил ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли менять старую трудовую книжку на новую?

Нет, не нужно. Старые трудовые книжки продолжают действовать. Работодатель вправе вносить записи в старый образец.

Можно ли заполнить трудовую книжку на двух языках?

Да, можно. При наличии письменного заявления от работника трудовая книжка может быть заполнена на двух языках.

Как получить справку из электронной трудовой книжки?

Для получения справки из ЭТК необходимо подать работодателю письменное заявление. Справка формируется в виде документа СТД-Р.

Что делать, если в трудовой книжке ошибка?

Если в трудовой книжке допущена ошибка, необходимо:

1. Зачеркнуть неверную запись;
2. Написать правильную запись;
3. Сделать надпись «Исправленному верить», поставить подпись и печать работодателя.

Трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина. С 2024 года введены новые правила ведения и оформления трудовых книжек, но старые образцы продолжают действовать. Работодатели обязаны соблюдать установленные требования при заполнении трудовой книжки, а работники могут получать справки о трудовой деятельности в электронном или бумажном виде.

Если у вас остались вопросы по заполнению трудовой книжки или получению справок, обратитесь к кадровой службе вашего работодателя или к специалистам по трудовому праву.