Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Вопрос о том, какие именно сведения в неё вносятся, а какие нет, часто вызывает путаницу как у работников, так и у кадровиков. В этой статье разберём ключевые правила, актуальные на 2026 год, и ответим на главный вопрос: что именно «вписывают» в трудовую книжку, а что остаётся за её пределами.

Базовый принцип: что вноситься в обязательном порядке

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 75) и Порядку ведения трудовых книжек, в раздел «Сведения о работе» вносятся только следующие данные:

• Приём на работу (дата, наименование организации, должность).
• Перевод на другую постоянную работу (в т.ч. в другой филиал, структурное подразделение).
• Увольнение (дата и основание).
• Награждения (почетные звания, государственные награды, ведомственные знаки отличия).
• Изменение данных об образовании (если оно повышает квалификацию, например, после вуза или аспирантуры).

Ключевое правило: все записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя. Без документального основания запись недействительна.

Спорные и «неоднозначные» случаи: что вписывать, а что нет?

Здесь мнения специалистов и практикующих кадровиков часто расходятся. Рассмотрим самые частые вопросы.

Работа по совместительству

Здесь действует принцип «по желанию работника»:

• Если работник хочет, чтобы сведения о совместительстве отражены в его трудовой книжке (на основном месте работы), он должен предоставить основному работодателю документ с места совместительства (копию приказа о приёме/увольнении, трудовой договор).
• Основной работодатель вносит запись на основании этого документа, указывая: наименование организации-совместителя, период работы, должность.
• Если работник не просит, запись не вносится. Учёт совместительства для пенсии ведётся по отдельным документам.

Вахтовый метод работы

Записи о вахтовом методе не вносятся в трудовую книжку. Подтверждающим документом является вахтовый журнал и трудовой договор, где указан этот режим работы.

Приостановление/возобновление трудового договора (мобилизация)

Это самый спорный вопрос на текущий момент. Как указано в информации из Роструда, единого мнения нет.

Практическая рекомендация (консервативный подход): Пока нет прямого указания закона или официального разъяснения Минтруда, не вносить записи о приостановлении/возобновлении. Период мобилизации учитывается в стаже особым порядком (по закону о статусе военнослужащих). Если работник настаивает, нужно запросить письменное разъяснение у работодателя или юридического отдела.

Испытание при приёме на работу

Факт установления испытательного срока не отражается в трудовой книжке. В разделе «Сведения о работе» делается лишь обычная запись о приёме на работу. Условие об испытании указывается только в трудовом договоре.

Перевод на работу в другую организацию (в рамках группы компаний)

Если происходит перевод с сохранением трудового стажа (по ст. 72.1 ТК РФ), то:

• У предыдущего работодателя делается запись об увольнении (по собственному желанию, в связи с переводом).
• Новый работодатель делает запись о приёме на работу.
• Между записями не должно быть разрыва (дата увольнения и дата приёма должны быть одинаковыми или идти подряд).

Как правильно оформить запись: образцы и тонкости (2026)

Запись вносится от руки (если это бумажная книжка) чётким почерком, без исправлений и помарок. Формулировки должны быть точными и соответствовать приказу.

Образец записи о приёме на работу

«Принят на работу с [дата] [должность] на условиях, предусмотренных трудовым договором от [дата] № [номер].»

Образец записи об увольнении

«Уволен [дата] по основанию: [статья ТК РФ или иное основание, например, «по соглашению сторон» (ст. 78 ТК РФ)].»

Образец записи о переводе

«Переведён на постоянную работу с [дата] [должность в новом подразделении/филиале].»

Образец записи об образовании

«Образование: [год окончания] [название учебного заведения], [квалификация/специальность/степень].» Вносится только при повышении уровня образования (например, после получения высшего образования, если ранее был среднее специальное).

Электронные трудовые книжки (ЭТК): что изменилось?

С 2024 года работодатели обязаны переводить кадровый учёт в электронный вид. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ, равнозначный бумажной.

• Все те же записи (приём, увольнение, перевод, награждение) вносятся в электронный раздел «Сведения о работе».
• Записи о совместительстве, вахтовом методе, испытании — также не вносятся.
• Работник в любой момент может получить выписку из ЭТК на бумаге с печатью работодателя.
• Если у работника уже есть бумажная книжка, выданная до 2024 года, новые записи вносятся в неё, пока она не заполнится. После — оформляется вкладыш или новая книжка по форме, установленной с 2024 года.

Что НЕЛЬЗЯ вписывать в трудовую книжку? Чёткий запрет

Следующие сведения не подлежат внесению и могут быть признаны нарушением:

1. Дисциплинарные взыскания (замечание, выговор). Они фиксируются только в личных делах и приказах.
2. Сведения о командировках (если это не перевод на другую постоянную работу).
3. Условия трудового договора (размер оклада, премии, график сменности).
4. Медосмотры и результаты медицинских обследований.
5. Краткосрочные работы (менее 5 дней), если работник сам уволился. Роструд прямо указывает: если срок исполнения обязанностей — 5 дней и меньше, запись не делается.
6. Любые оценочные характеристики («выполнял работу удовлетворительно», «проявил инициативу»).

Вписывают в трудовую книжку ТОЛЬКО:

• Факты приёма, перевода на другую постоянную работу и увольнения.
• Факты награждения государственными или ведомственными наградами.
• Изменения в данных об образовании (повышение уровня).

В спорных случаях (мобилизация, совместительство, вахта), вписывают ТОЛЬКО по желанию работника (для совместительства) или при наличии прямого указания закона/официального разъяснения (для мобилизации пока НЕ вписывают).

Все записи, строго на основании приказа и с соблюдением формы. Любая иная информация — вне компетенции трудовой книжки и должна храниться в других кадровых документах.

Важно: Данная статья носит справочный характер. При возникновении сложных кадровых ситуаций всегда консультируйтесь с юристом, учитывая конкретные обстоятельства и актуальные изменения в законодательстве.