Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника. Её ведение строго регламентировано Трудовым кодексом РФ (ст. 66) и Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Главный принцип: запись вносится только при наличии документального основания (приказ, распоряжение) и должна точно отражать его содержание.

Обязательные случаи внесения записей

Согласно закону, запись в трудовую книжку обязательно вносится в следующих ситуациях:

• Прием на работу. Первая запись. Основание — приказ о приеме (распоряжение) и/или трудовой договор.
• Перевод на другую постоянную работу (в т.ч. в другое структурное подразделение, если это указано в договоре).
• Изменение существенных условий трудового договора (например, изменение трудовой функции, режима работы).
• Награждение (почетной грамотой, благодарностью и т.д.) работодателем.
• Увольнение. Запись вносится в день увольнения на основании приказа (распоряжения) об увольнении и документа, подтверждающего сдачу трудовой книжки (например, акта приема-передачи).
• Изменение квалификации (после подтверждающего документа: аттестации, обучения).

Сроки внесения

По общему правилу, записи (кроме увольнения) вносятся не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа (распоряжения) или с даты заключения трудового договора, если приказ не издавался. При увольнении — в день увольнения.

Когда запись НЕ вносится (ключевые исключения)

Существует ряд ситуаций, когда основание для записи есть, но сама запись в трудовую книжку не делается:

Совместительство

• Сведения о работе по совместительству не вносятся в трудовую книжку по основному месту работы.
• Запись об этом вносит работодатель по месту совместительства (т.е. тот, у кого сотрудник работает вторым работодателем), но только по письменному заявлению самого работника.
• Указывать процент ставки или количество часов при приеме на совместительство не требуется;

Дисциплинарные взыскания (кроме увольнения)

Замечание, выговор, строгий выговор не отражаются в трудовой книжке. Информация о них хранится в личном деле сотрудника. В книжку фиксируется только увольнение как следствие дисциплинарного проступка.

Приостановление действия трудового договора

Здесь мнения специалистов разошлись (как и упоминалось в новостях):

• Одна позиция (часто встречающаяся): Приостановление (например, по болезни, в связи с призывом в армию, в период испытательного срока) — это временная приостановка исполнения обязательств, а не изменение трудовых отношений. Поэтому запись не требуется.
• Другая позиция: Поскольку приостановление влечет за собой прекращение выплаты зарплаты и выполнения работы, некоторые эксперты считают, что это существенное изменение, требующее отметки.

Примечание: Вопрос о мобилизованных работниках — частный случай приостановления/расторжения договора. Пока нет однозначного ответа от Роструда, рекомендуется действовать по общей логике: если договор приостановлен, запись не вносится; если расторгнут — вносится запись об увольнении.

Изменение фамилии, имени, отчества

Если сотрудник изменил ФИО (например, вступил в брак), запись в трудовой не делается. Вместо этого на основании свидетельства о браке (решении суда) оформляется дубликат трудовой книжки с новыми ФИО, а старая книжка возвращается работнику (или уничтожается, если дубликат заведут вместо исправлений).

Особые ситуации и тонкости

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при утере, порче или заполнении всех граф. Он полностью повторяет все записи из подлинника. На основании дубликата новых записей не делается, все дальнейшие изменения вносятся только в дубликат. Дата выдачи дубликата в книжку не вносится.

Исправления и изменения ранее внесенных записей

Если в ранее внесенную запись нужно внести изменение (например, исправить дату, должность), это делается путем перечеркивания ошибочной записи (одной жирной линией, чтобы было видно исходный текст) и оформления новой записи рядом. Обязательно нужно указать:

• дату и номер нового приказа, на основании которого вносится исправление;
• подпись руководителя и печать организации;
• дату внесения исправления.

Самостоятельно исправлять старые записи запрещено.

Запись о приеме на работу: образец и последовательность

Правильный формат записи:

Принят(а) на работу [должность, структурное подразделение] с [дата] на условиях, определенных трудовым договором от [дата договора] № [номер договора].

На основании приказа от [дата приема] № [номер приказа].

Важно: Если структурное подразделение не было указано в трудовом договоре, в графу «Занимаемая должность (специальность, профессия)» его вносить не нужно.

Краткий итог: когда вносить, а когда нет?

Внесение записи в трудовую книжку — это не формальность, а юридически значимое действие. Правило №1: Запись делается только на основании приказа (распоряжения) работодателя. Правило №2: Запись должна быть полной, точной и внесена в установленный срок. При сомнениях (как в случае с мобилизованными) следует ориентироваться на prevailing практику и консультироваться с юристом, чтобы избежать будущих споров о стаже и условиях труда.