Ситуация, когда сотрудник по каким-то причинам не предоставляет свою трудовую книжку (ТК), — не редкость. Она может возникнуть как на этапе приема на работу, так и при увольнении. Неправильные действия работодателя в такой ситуации чреваты серьезными штрафами. Данная статья содержит пошаговые инструкции, как действовать законно и минимизировать риски.

Прием на работу без трудовой книжки

Согласно ст. 67 Трудового кодекса РФ, при приеме на работу работник обязан представить работодателю:

• Трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые).
• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
• СНИЛС.
• Документы воинского учета (для военнообязанных).

Что делать, если сотрудник не принес ТК?

Важно: Вы не можете просто взять человека на работу без этого документа. Непредставление ТК — основание для отказа в приеме на работу, если договор заключается не впервые.

Если работник объясняет причину (утрата, кража, повреждение), необходимо действовать следующим образом:

1. Запросить письменное заявление. Сотрудник должен написать заявление о выдаче новой трудовой книжки, указав причину отсутствия старой (например: «Трудовая книжка утеряна»).
2. Оформить новую трудовую книжку. На основании этого заявления и при наличии у работодателя старых бланков (их использование разрешено до исчерпания запасов согласно Постановлению Правительства №1250 от ) оформите новую книжку. Запись об описи вкладыша в книге учета не требуется.
3. Уведомить предыдущего работодателя. Направьте письменное уведомление (заказным письмом с уведомлением) последнему месту работы сотрудника о том, что он устроился к вам и что новая книжка оформлена. Это необходимо для исключения дублирования трудового стажа.

Если сотрудник не дает никаких объяснений и просто не приносит ТК — вы имеете право отказать в приеме на работу. Действовать «на страх» и оформлять сотрудника без документа категорически не рекомендуется.

Увольнение: сотрудник не забирает трудовую книжку в день увольнения

Это самая частая и сложная проблема. Ст. 78 ТК РФ обязывает работодателя выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения. Невыполнение этой обязанности — прямое нарушение, влекущее административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ, штрафы от 50 000 до 70 000 руб. для юрлиц).

Алгоритм действий, если сотрудник не явился или отказался получать ТК:

1. Подготовьте документы к выдаче. Убедитесь, что в трудовой книжке внесены все сведения о работе у вас (запись об увольнении с указанием причины и даты, подпись работника и работодателя, печать).
2. Проведите процедуру вручения. В день увольнения (или в первый рабочий день после него, если сотрудник отсутствовал) вызовите его в кадровую службу для получения документа. Если сотрудник присутствует, но отказывается расписываться в книге учета и забирать ТК, — составьте акт о невозможности вручения трудовой книжки.
3. Составьте акт. В акте укажите:
   • Дату и место составления.
   • ФИО сотрудника, его должность.
   • Факт подготовки ТК к выдаче.
   • Факт отказа сотрудника от получения (или его отсутствия в назначенный день).
   • Подписи присутствующих лиц (например, кадровик, руководитель подразделения, свидетели).
4. Направьте сотруднику уведомление. После составления акта направьте сотруднику письменное уведомление (заказным письмом с уведомлением или под роспись) о необходимости забрать трудовую книжку. В уведомлении укажите, что документ готов к выдаче, и предложите забрать его в определенный срок (например, 3 рабочих дня). Копию уведомления и почтовую квитанцию (или отметку о вручении) приложите к акту.
5. Передайте ТК на хранение. Если сотрудник и после уведомления не явился, вы имеете право передать его трудовую книжку на ответственное хранение в отдел кадров (или бухгалтерию). Убедитесь, что это прописано в ваших внутренних документах (правилах хранения).
6. Оформите заявление на новую книжку. На основании того же заявления сотрудника (если оно было) или по его новому заявлению (если он явится позже) оформите новую трудовую книжку. Если заявление отсутствует, вы можете составить служебную записку о необходимости оформления новой ТК в связи с невозможностью выдачи старой.

Важные нюансы:

• Срок хранения неполученной ТК — не менее 3 лет (как и другие кадровые документы).
• Электронная трудовая книжка (ЭТК). Если сотрудник давал согласие на ЭТК, то информация о его трудовой деятельности хранится в СФР. В этом случае бумажная книжка не оформляется. При увольнении вы просто направляете сведения в СФР. Если сотрудник отказывается от ЭТК, вы обязаны оформить бумажный вариант.
• Штрафы начисляются за каждый факт невыдачи ТК. Если сотрудник не забирает книжку, но вы действуете по описанному алгоритму (акт, уведомление), то вы докажете, что предприняли все возможные меры для исполнения закона, и это снизит риски при проверке.

Краткий чек-лист для работодателя

1. При приеме: Требуйте ТК. Если нет — запросите заявление на новую книжку с указанием причины.
2. При увольнении: В день увольнения подготовьте ТК к выдаче.
3. Если сотрудник не явился/отказался: Составьте акт о невозможности вручения.
4. Направьте уведомление о готовности ТК к выдаче (заказное письмо или под роспись).
5. Передайте ТК на ответственное хранение и приложите к ней акт и уведомление.
6. Оформите новую ТК на основании заявления сотрудника (если оно есть) или служебной записки.
7. Сохраните всю переписку и документы (акты, уведомления, заявления) в личном деле сотрудника на срок не менее 3 лет.

Главное правило: никаких устных договоренностей. Все действия должны быть документально зафиксированы. Следуя данному алгоритму, вы обеспечиваете законность своих действий и защищаете организацию от штрафов. Помните, что обязанность по предоставлению трудовой книжки лежит и на работнике, но работодатель должен создать все условия для ее получения и четко это documentary подтвердить.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В сложных спорных ситуациях рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.