Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Вопрос о том, где должна храниться трудовая книжка рядового сотрудника, обычно не вызывает сложностей: она находится у работодателя. Однако когда речь заходит о руководителе организации (директоре, гендиректоре), возникает логичная дилемма: кто же должен хранить документ первого лица компании, если он и есть главное ответственное лицо? В этой статье мы подробно разберем законодательные требования, нюансы хранения и специфику ведения трудовой книжки директора.

Общее правило: трудовая книжка хранится у работодателя

Согласно действующему законодательству Российской Федерации, законом не предусмотрено хранение у работника дома его трудовой книжки в период его трудовой деятельности. Этот документ должен находиться исключительно у работодателя. Директор организации, несмотря на свой руководящий статус, с точки зрения трудового права является таким же работником. Следовательно, на него распространяются общие правила: его трудовая книжка должна храниться в организации.

Кто отвечает за хранение трудовой книжки директора?

Поскольку директор является лицом, уполномоченным подписывать приказы и принимать на работу других сотрудников, возникает вопрос: кто же несет ответственность за его собственный документ?

• В крупных организациях учет, ведение и хранение трудовых книжек осуществляют специалисты кадровой службы. В таких компаниях может быть несколько кадровиков, каждый из которых ведет книжки определенных структурных подразделений. Трудовая книжка директора хранится в отделе кадров на общих основаниях.
• В небольших компаниях, где штатным расписанием не предусмотрена должность кадровика, ответственным за ведение и хранение трудовых книжек приказом назначают бухгалтера, офис-менеджера или секретаря.
• Если поручить ведение книжек некому (например, в микробизнесе, где кроме директора никого нет), то ответственным за учёт и хранение трудовых книжек признается сам руководитель организации. В этом случае он несет персональную ответственность за сохранность своего документа.

Оформление ответственности

Назначение ответственного за хранение лица всегда оформляется директором учреждения соответствующим приказом, который допускается составлять в произвольной форме. В этом документе прописывается, кто именно обязан обеспечивать сохранность трудовых книжек всех сотрудников, включая самого руководителя.

Где именно в организации должна храниться книжка?

Трудовые книжки и вкладыши в них являются документами строгой отчетности. К их хранению предъявляются особые требования, установленные законодательством РФ об архивном деле и Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

1. Сейф или несгораемый шкаф, это лучшее место для хранения трудовых книжек. Документы должны быть надежно защищены от хищения, утери, а также от порчи вследствие пожара или подтопления.
2. Ограниченный доступ — доступ к месту хранения должен иметь только назначенный ответственный сотрудник и сам руководитель (в рамках контроля).

Хранить трудовые книжки в ящиках рабочих столов, на открытых полках или в общедоступных шкафах категорически запрещено.

Специфика ведения и хранения книжки руководителя

Трудовая книжка руководителя организации ведется и хранится так же, как и личное дело, в организации. Процедура внесения записей о приеме на работу, переводах, увольнении, а также изданию приказов о предоставлении отпусков и поощрениях для директора имеет свои особенности (например, он часто сам издает приказ о своем вступлении в должность или увольнении на основании решения учредителей), но место хранения документа от этого не меняется.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) директора

С введением электронных трудовых книжек система хранения претерпела изменения. Теперь данные о трудовой деятельности дублируются в цифровом формате.

• Бумажная трудовая книжка (если работник не подал заявление о переходе исключительно на электронный формат) продолжает храниться у работодателя — в сейфе ответственного сотрудника.
• Электронная трудовая книжка хранится на серверах Социального фонда России (СФР). В ней отражаются те же данные о работодателях, должностях и приказах, что и в бумажной версии.

Если директор не подал работодателю заявление о переходе на ЭТК, то СФР ведёт записи в электронном виде исключительно для внутренней работы, и доступа к этой информации у посторонних лиц нет.

Что происходит с трудовой книжкой при увольнении?

При увольнении директора (например, по собственному желанию или на основании решения учредителей) трудовая книжка должна быть выдана ему на руки в день увольнения. Если же трудовая книжка не была получена работником при увольнении либо в случае смерти работника ее не забрали ближайшие родственники, она хранится до востребования у работодателя в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле.

Резюме

1. Трудовая книжка руководителя хранится в организации, а не дома у самого директора.
2. Ответственным за хранение назначается кадровик, бухгалтер, секретарь или сам директор (если других сотрудников нет).
3. Факт назначения ответственного лица фиксируется приказом по организации.
4. Физически документ должен находиться в сейфе или несгораемом шкафу как документ строгой отчетности.
5. Электронная версия документа хранится на серверах СФР, а бумажная остается у работодателя до момента увольнения сотрудника.

Соблюдение этих простых, но строгих правил позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит сохранность важнейшего документа о трудовой деятельности первого лица компании.