Должность генерального директора (или просто директора) являеться одной из самых ответственных в организации. Однако, несмотря на высокий статус, руководитель остается наемным работником по отношению к собственникам бизнеса или учредителям. В связи с этим возникает множество вопросов: как правильно оформить трудовую книжку директору, кто делает записи, где она хранится и какие существуют риски. В этой статье мы подробно разберем все аспекты работы с трудовыми книжками руководителей.
Нужна ли директору трудовая книжка?
Ответ однозначен: да, нужна. Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовой договор заключается с любым работником, включая единоличный исполнительный орган (директора). Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и опыт работы.
Существует два основных сценария:
- Директор, единственный учредитель. Даже если руководитель является единственным владельцем бизнеса, трудовые отношения должны быть оформлены официально. Он должен издать приказ о вступлении в должность и сделать запись в своей трудовой книжке.
- Директор, наемный сотрудник. В этом случае трудовая книжка ведется на общих основаниях, как и у любого другого работника.
Кто делает запись в трудовой книжке директора?
Это один из самых частых вопросов. Поскольку директор не может сам себе подписывать документы о приеме на работу (во избежание конфликта интересов), процедуру курируют собственники бизнеса.
Вариант А: Несколько учредителей
Если у компании несколько учредителей, они проводят общее собрание, принимают протокол о назначении директора. Один из учредителей (обычно председательствующий на собрании) подписывает трудовой договор и приказ о приеме на работу. Именно этот человек или уполномоченное лицо (например, начальник отдела кадров, если такие полномочия делегированы) вносит запись в трудовую книжку.
Вариант Б: Единственный учредитель
Если директор и учредитель — одно и то же лицо, ситуация выглядит следующим образом:
- Учредитель принимает решение о создании общества и назначении себя директором (Протокол или Решение единственного участника).
- Издается приказ о вступлении в должность.
- Запись в трудовую книжку вносит сам директор, так как он является и работником, и лицом, ответственным за ведение трудовых книжек в организации (если в штате нет кадровика).
Важно: В графе «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» директор ставит свою подпись. Это законодательно допустимо.
Где хранится трудовая книжка директора?
По общему правилу, трудовая книжка хранится у работодателя. Однако в случае с директором возникает нюанс: он сам является работодателем (представителем работодателя).
Существует несколько подходов к хранению:
- Хранение у директора; Наиболее распространенная практика в малом бизнесе. Директор хранит свою трудовую книжку в сейфе вместе с другими документами строгой отчетности.
- Передача учредителям. Если учредители не являются директорами, они могут забрать трудовую книжку на хранение, чтобы исключить возможность внесения директором незаконных записей самому себе в будущем.
- Передача главному бухгалтеру или кадровику. Если в штате есть такие сотрудники с соответствующими должностными инструкциями, книжка может храниться у них.
Независимо от места хранения, факт приема книжки должен быть зафиксирован в Журнале учета движения трудовых книжек.
Пошаговая инструкция по заполнению
Процесс оформления выглядит следующим образом:
Шаг 1. Подготовка документов
Необходимо иметь Протокол общего собрания учредителей (или Решение единственного участника) о назначении директора.
Шаг 2. Издание приказа
Издается приказ (форма Т-1 или собственная форма компании) о приеме на работу. В приказе должна стоять подпись лица, уполномоченного учредителями (или самого директора, если он единственный учредитель).
Шаг 3. Внесение записи
В раздел «Сведения о работе» вносятся данные:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата приема (совпадает с датой приказа).
- Графа 3: Запись: «Принят на должность генерального директора» (или просто «директора»). Указывается полное наименование организации.
- Графа 4: Основание: «Протокол №__ от __» или «Решение единственного участника №__ от __».
Шаг 4. Заверение
Запись заверяется подписью ответственного лица (директора или учредителя) и печатью организации (если она используется). Печать ставится так, чтобы частично захватывала должность подписавшего.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. Для директоров, как и для всех сотрудников, действуют общие правила:
- Если директор работал в компании до 2020 года, он мог выбрать формат ведения (бумажный или электронный).
- Если директор принимается на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая ему не заводится, все данные ведутся только в электронном виде.
- Работодатель обязан передавать сведения о приеме и увольнении директора в Социальный фонд России (СФР) в установленные сроки.
Типичные ошибки и риски
При оформлении директора часто допускают следующие ошибки, которые могут привести к штрафам:
- Отсутствие трудового договора. Некоторые считают, что Протокола собрания достаточно. Это неверно. Трудовой договор обязателен.
- Самостоятельное подписание приказа без основания. Директор не может просто сам себе выписать приказ без решения собственников.
- Нарушение сроков. Запись должна быть внесена в течение 5 дней (для бумажного варианта при приеме) и отчетность сдана вовремя.
- Неправильное основание. В графе 4 часто ошибочно указывают «Приказ», тогда как основанием для назначения директора является именно решение собственников (Протокол/Решение), а приказ лишь фиксирует факт.
Оформление трудовой книжки директора, процесс, требующий внимательности к деталям, но не отличающийся кардинально от оформления других сотрудников. Главное — соблюсти иерархию документов: сначала решение собственников, затем приказ, затем запись в книжке. Правильное оформление защитит и самого руководителя, и компанию от претензий со стороны трудовой инспекции и пенсионного фонда.
Помните: даже самый главный человек в компании должен иметь официально подтвержденный трудовой стаж.