Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Для руководителей организаций (директоров, генеральных директоров) её оформление имеет некоторые особенности, связанные с порядком принятия на работу, увольнения и продления полномочий. Ниже приведён подробный разбор типичных ситуаций с практическими примерами заполнения.
Общие правила заполнения трудовой книжки директора
Записи в трудовой книжке директора оформляются согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек и положениям Трудового кодекса РФ. Основные требования:
- Графа 1 – порядковый номер записи;
- Графа 2 – дата приёма на работу, перевода, увольнения;
- Графа 3 – наименование организации и должность;
- Графа 4 – основание записи (приказ, распоряжение, протокол собрания учредителей и т.д.).
Для директоров особое внимание уделяется графе 4, поскольку основанием может служить не только приказ руководителя, но и решение высшего органа управления (общее собрание участников, совет директоров, совет учредителей).
Запись о приёме на работу директора
Приём генерального директора, являющегося единственным учредителем
Если директор одновременно является единственным учредителем организации, основанием для записи служит приказ о назначении, изданный им самим. Пример записи:
- Графа 1: 1
- Графа 2:
- Графа 3: ООО «Ромашка», генеральный директор
- Графа 4: Приказ № 1 от о назначении на должность генерального директора.
Приём директора по решению общего собрания участников
Когда назначение директора осуществляется решением высшего органа управления, в графе 4 указываются реквизиты протокола собрания или решения единственного участника. Пример:
- Графа 1: 1
- Графа 2:
- Графа 3: ООО «Гуру», генеральный директор
- Графа 4: Протокол общего собрания участников от № 5 о избрании В.И. Рябчикова на должность генерального директора.
Директор структурного подразделения
Если должность подразумевает руководство филиалом, фабрикой или другим структурным подразделением, в графе 3 указывается полное наименование подразделения. Пример:
- Графа 1: 2
- Графа 2:
- Графа 3: Филиал «Западный» ООО «СтройИнвест», директор филиала
- Графа 4: Приказ № 12 от о назначении на должность директора филиала.
Запись о переводе или изменении условий работы директора
При переводе директора на другую должность внутри той же организации (например, с должности директора филиала на должность генерального директора) оформляется запись о переводе. Основание – приказ о переводе. Пример:
- Графа 1: 3
- Графа 2:
- Графа 3: ООО «СтройИнвест», генеральный директор
- Графа 4: Приказ № 27 от о переводе с должности директора филиала на должность генерального директора.
Запись об увольнении директора
Основанием для увольнения генерального директора может служить:
- приказ руководителя (если он не является единственным учредителем);
- решение совета директоров / собрания участников;
- иное решение уполномоченного органа, предусмотренное уставом организации.
Пример записи об увольнении по решению собрания участников:
- Графа 1: 4
- Графа 2:
- Графа 3: ООО «Гуру», генеральный директор
- Графа 4: Решение общего собрания участников от № 9 о досрочном прекращении трудового договора с В.И. Рябчиковым.
Если директор является единственным учредителем и одновременно единственным работником, подпись трудовой книжки при увольнении ставит сам директор (в качестве работника) и заверяет её печатью организации (если она имеется). В отсутствие отдела кадров эту функцию может выполнять бухгалтер или юрист компании.
Особенности оформления при многократном продлении полномочий
При заключении срочного трудового договора с директором и последующем его продлении каждая пролонгация оформляется отдельной записью. Основание – приказ о продлении трудового договора или решение собрания участников о продлении срока полномочий.
Пример записи о продлении:
- Графа 1: 5
- Графа 2:
- Графа 3: ООО «СтройИнвест», генеральный директор
- Графа 4: Приказ № 45 от о продлении срока действия трудового договора с генеральным директором на 2 года.
Электронная трудовая книжка директора
С 2021 года при приёме на работу впервые оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК). Для директоров правила заполнения идентичны бумажному варианту, только данные вносятся в информационную систему «Социальный фонд России». Пример заполнения ЭТК:
- Сведения о работе: ООО «Ромашка», должность – генеральный директор;
- Дата приёма: ;
- Основание: Приказ № 1 от .
При увольнении директор получает выписку из ЭТК, которую можно распечатать и предъявить при трудоустройстве в другую организацию.
Типичные ошибки и как их избежать
При оформлении трудовой книжки директора часто встречаются следующие неточности:
- Неполное указание наименования организации или подразделения – всегда пишите полное официальное название, включая форму собственности (ООО, АО и т.д.).
- Отсутствие реквизитов основания в графе 4 – указывайте номер и датa приказа, протокола или решения.
- Неправильная формулировка должности – используйте именно ту формулировку, которая содержится в приказе или решении (например, «генеральный директор», а не просто «директор», если в прикаче указано иначе).
- Пропуск подписи уполномоченного лица – при увольнении директора, если он не является единственным учредителем, подпись ставит лицо, уполномоченное на кадровые вопросы (руководитель отдела кадров, директор по персоналу или иное уполномоченное лицо).
Оформление трудовой книжки директора требует внимательного отношения к деталям: правильному указанию должности, полному наименованию организации, точным реквизитам основания приказа или решения высшего органа управления. Соблюдение этих правил гарантирует корректность документооборота, защищает права работника и упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом (Социальным фондом) и будущими работодателями.
Приведённые выше примеры можно использовать как шаблоны при заполнении как бумажных, так и электронных трудовых книжек директоров различных организаций.