С 2021 года в Российской Федерации трудовые книжки перешли в электронный формат, а с 2023 года – обязательны для всех newly hired сотрудников, независимо от формы занятости․ Это касается и дистанционных (удаленных) работников, которые впервые устраиваються на работу․ Ниже подробно рассмотрено, как оформляется трудовая книжка при первом трудоустройстве дистанционного работника, какие документы требуются и какие особенности следует учитывать работодателю и сотруднику․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – устанавливает обязанность работодателя завести трудовую книжку (или электронную трудовую книжку) при первом трудоустройстве работника․
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О страховых пенсиях» – регулирует ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) в ПФР/СФР․
- Постановление Правительства РФ № 585 от – определяет порядок ведения и хранения электронных трудовых книжек․
- Информация ПФР/СФР (актуальна на ) – подтверждает, что ЭТК приравнена к бумажной трудовой книжке и используется для расчёта стажа, пособий и пенсии․
Что происходит с трудовой книжкой при первом трудоустройстве дистанционного работника?
Согласно действующему законодательству, при заключении трудового договора впервые:
- Работодатель обязан оформить трудовую книжку в электронном виде (ЭТК) для сотрудника, который ранее не имел официальной трудовой деятельности․
- Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, заведённая до 2021 года, он может предъявить её работодателю; в этом случае работодатель продолжает вести записи в бумажном варианте, но одновременно обязан обеспечить ведение ЭТК в соответствии с требованиями ПФР/СФР․
- Для дистанционного работника не предусмотрены специальные правила по оформлению трудовой книжки – процесс идентичен оформлению для сотрудников, работающих в офисе․
- Запись о приёме на работу делается в общем порядке (например: «Принят на должность менеджера по продажам»)․ Указание на дистанционный характер работы в трудовой книжке не требуется․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – основные моменты
ЭТК ведётся в информационной системе ПФР/СФР и доступна работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя․ Основные свойства:
- Юридическая сила – ЭТК приравнена к бумажной трудовой книжке и является основанием для учёта стажа, начисления пособий по временной нетрудоспособности и назначения пенсии․
- Доступность – сотрудник может в любой момент запросить выписку из ЭТК в бумажном или электронном виде․
- Обязательность ведения – работодатель должен вносить все кадровые изменения (приём, перевод, увольнение) в ЭТК в течение пяти рабочих дней с даты события․
- Конфиденциальность – доступ к ЭТК ограничен работником, работодателем и уполномоченными органами (ПФР/СФР, налоговая инспекция)․
Порядок действий при первом трудоустройстве дистанционного работника
- Подготовка документов – работник предоставляет паспорт, СНИЛС, ИНН и, если есть, бумажную трудовую книжку (или заявление о переходе на электронный вариант)․
- Оформление трудового договора – договор заключается в письменной форме (можно электронной подписи)․ В договоре указывается место выполнения работы (дистанционно)․
- Заведение трудовой книжки – работодатель в течение пяти рабочих дней создаёт запись о приёме на работу в ЭТК (или в бумажную книжку, если она имеется)․
- Уведомление сотрудника – работник получает извещение о внесении записи (через личный кабинет Госуслуг или через работодателя)․
- Хранение и предоставление выписки – при необходимости работник может запросить бумажную выписку из ЭТК у текущего или предыдущего работодателя․
Что делать, если трудовой книжки нет?
Если у впервые устроившегося дистанционного работника отсутствует как бумажная, так и электронная трудовая книжка, работодатель обязан:
- Оформить новую электронную трудовую книжку в информационной системе ПФР/СФР на основании заявления работника и представленных документов (паспорт, СНИЛС, ИНН)․
- Внести запись о приёме на работу в течение пяти рабочих дней․
- Сообщить сотруднику о возможности получения выписки из ЭТК․
Важно: отсутствие трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности вести учёт трудовой деятельности и уплачивать страховые взносы․
Особенности дистанционной работы и трудовой книжки
Несмотря на удалённый формат выполнения трудовых функций, трудовая книжка (бумажная или электронная) оформляется по тем же правилам, что и для офисных сотрудников․ Ключевые моменты:
- Указание на дистанционный характер работы в трудовой книжке не обязателен; достаточно стандартной формулировки о должности и дате приёма․
- Если работник желает, чтобы в трудовой книжке отражался удалённый характер работы, он может подать заявление работодателю о внесении соответствующей пометки – это не запрещено, но не требуется законом․
- При переходе с удалённой работы на офисную (или наоборот) никаких дополнительных записей в трудовую книжку не требуется – достаточно отразить изменение места работы или условия труда в трудовом договоре и соответствующем приказе․
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может быть:
- Электронной – основной формат с 2021 года, обязателен для всех newly hired сотрудников․
- Бумажной – возможна, если у работника уже имеется книжка, заведённая до 2021 года; в этом случае работодатель продолжает вести записи в бумажном варианте, одновременно обеспечивая ведение ЭТК․
- Отсутствующей – в этом случае работодатель обязан оформить новую электронную трудовую книжку на основании заявления работника и предоставить ему выписку по требованию․
Таким образом, законодательство не выделяет отдельных правил для дистанционных работников при первом трудоустройстве – процесс оформления трудовой книжки универсален и зависит только от наличия у сотрудника уже существующей трудовой книжки (бумажной или электронной) и от соблюдения установленных сроков внесения записей․
Соблюдение данных требований гарантирует законность трудовых отношений, защищает права работника на получение социальных выплат и пенсии, а также минимизирует риски для работодателя в случае проверок трудовой инспекции и ПФР/СФР․