Тема удержания стоимости трудовой книжки из заработной платы работника часто вызывает споры среди кадровиков и бухгалтеров. А добавление аббревиатуры «НДС» делает эту ситуацию еще более запутанной. В этой статье мы подробно разберем, имеет ли право работодатель удерживать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты сотрудника, применим ли сюда НДС, и как правильно оформить такие операции с точки зрения закона.
Что говорит закон о трудовой книжке?
Согласно российскому законодательству, трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если это основное место работы.
При этом Трудовой кодекс РФ (ст. 65) прямо запрещает требовать от лица, поступающего на работу, документы, не предусмотренные законодательством. Работник не обязан сам покупать бланк трудовой книжки. Эта обязанность лежит на работодателе. Однако кто должен оплачивать стоимость бланка?
Имеет ли право работодатель удержать стоимость бланка?
Да, имеет. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (пункт 47), работодатель оплачивает бланки трудовых книжек и вкладышей в них, но при этом имеет право удерживать из заработной платы работника стоимость бланка.
Здесь важно понимать ключевое отличие: работодатель не может удерживать деньги в счет погашения материального ущерба (по правилам ст. 238 ТК РФ), так как порчи или ущерба здесь нет, это целевая покупка бланка для работника. Удержание стоимости бланка является специфическим случаем, прямо предусмотренным специальным нормативным актом (Постановлением Правительства РФ № 225);
Нужно ли согласие работника?
Трудовое законодательство строго охраняет заработную плату работника. Общий размер всех удержаний не может превышать 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).
Что касается согласия работника:
- Для удержания стоимости бланка трудовой книжки согласие работника в виде отдельного заявления не требуется, так как это прямо разрешено пунктом 47 Правил. Работодатель может вычесть эту сумму самостоятельно, издавав соответствующий приказ.
- Исключение: если работник отказывается от удержания, работодатель не имеет права удерживать деньги принудительно. В таком случае стоимость бланка становится расходами работодателя, которые он не может взыскать через суд.
На практике, чтобы избежать конфликтов, многие работодатели просят работника написать заявление на выдачу трудовой книжки (или вкладыша) с просьбой удержать ее стоимость из заработной платы. В заявлении указывается должность и ФИО работника, причина (приобретение бланка) и размер удержания.
Проблема НДС при удержании стоимости трудовой книжки
Самый сложный вопрос в этой теме — это НДС. Возникает ли объект налогообложения НДС при передаче бланка трудовой книжки работнику за плату?
Позиция контролирующих органов
Минфин и ФНС долгое время придерживались следующей логики:
- Работодатель приобретает бланки у поставщика (с НДС).
- При передаче бланка работнику с удержанием стоимости из зарплаты, по мнению ведомств, происходит реализация товара (бланка) физическому лицу.
- Следовательно, работодатель обязан начислить НДС на стоимость передаваемого бланка.
Это означало, что работодатель удерживал с работника стоимость бланка (например, 100 рублей), но дополнительно должен был начислить НДС (20%) и уплатить его в бюджет за свой счет. Либо, что бывает реже и вызывает жесткую критику, работодатель пытался удержать с работника еще и сумму НДС сверху стоимости бланка.
Судебная практика
Арбитражные суды традиционно не соглашались с налоговиками. Судьи указывали на то, что:
- Выдача трудовой книжки — это не реализация товара, а исполнение работодателем обязанности, возложенной на него трудовым законодательством.
- Возмещение работником стоимости бланка не является продажей, так как работник не может отказаться от получения трудовой книжки, а работодатель — от ее выдачи.
- Следовательно, объекта обложения НДС не возникает, и удержание должно производиться строго в размере стоимости бланка (без НДС).
Современный подход
Несмотря на выигрышные позиции в судах, налогоплательщикам редко хочется судиться из-за небольших сумм. В последние годы наметился сдвиг: контролирующие органы стали реже требовать начисления НДС на трудовые книжки, признавая, что компенсация стоимости бланка не образует объекта налогообложения по НДС.
Важно: Удерживать из заработной платы работника сумму НДС (сверх стоимости бланка) незаконно. Работник должен возместить только стоимость самого бланка. Если работодатель начисляет НДС, он должен платить его из собственных средств (за счет чистой прибыли), так как удержать этот налог из зарплаты сотрудника он не имеет права.
Порядок оформления удержания
Чтобы все было по закону, необходимо соблюдать следующий алгоритм:
- Покупка бланков. Работодатель закупает бланки трудовых книжек у лицензированного поставщика (ОАО «Гознак» или его дистрибьюторов). Принимает их на забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».
- Выдача бланка. При приеме на работу (если книжка заводится впервые) или при оформлении вкладыша, работодатель заполняет бланк.
- Издание приказа. Любое удержание по инициативе работодателя можно производить только на основании приказа руководителя. В приказе указывается ФИО работника, причина удержания (стоимость бланка трудовой книжки/вкладыша) и сумма.
- Уведомление работника. Работника нужно ознакомить с приказом под подпись. Размер удержания не может превышать 20% от суммы выплаты.
- Бухгалтерский учет. Стоимость бланка списывается с забалансового счета. Из начисленной заработной платы работника вычитается сумма в размере стоимости бланка (без НДС).
Когда удержание за трудовую книжку незаконно?
Существуют ситуации, когда работодатель не имеет права удерживать стоимость бланка:
- Утрата или порча трудовой книжки по вине работодателя. В этом случае работодатель обязан выдать дубликат за свой счет. Удерживать стоимость бланка из зарплаты работника запрещено.
- Выдача дубликата при массовой утрате (вследствие чрезвычайных ситуаций) — также за счет работодателя.
- Если удержание превысит 20% от зарплаты. В этом случае удержание производится частями в пределах лимита, либо работник вносит деньги в кассу добровольно.
Другие виды удержаний: краткий обзор
Для полноты картины стоит упомянуть, какие еще удержания из заработной платы разрешены законом, чтобы не путать их с выдачей трудовой книжки:
- Обязательные удержания: НДФЛ, исполнительные листы (алименты, штрафы, кредиты).
- Удержания по инициативе работодателя (с ограничением в 20%):
- Возврат сумм, излишне выплаченных из-за счетной ошибки. (Важно: если ошибка не счетная, а например, неправильно применено законодательство, удержать деньги по инициативе работодателя нельзя!).
- Возврат аванса, выданного в счет заработной платы.
- За неотработанные дни отпуска при увольнении до окончания рабочего года. Внимание: это единственное удержание, когда согласие работника не требуется. Но оно не производится, если работник увольняется по сокращению штата, ликвидации организации, состоянию здоровья и другим независящим от воли сторон причинам.
- Возмещение причиненного материального ущерба (ст. 238 ТК РФ). Если ущерб превышает средний месячный заработок, взыскание возможно только через суд или с письменного согласия работника.
Удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы, это законное право работодателя, прямо прописанное в Правилах ведения трудовых книжек. Однако попытка удержать с работника дополнительный НДС является нарушением трудового законодательства. Стоимость бланка — это компенсация расходов работодателя на закупку документа, а не реализация товара. НДС, если налоговая инспекция настаивает на его начислении, должен уплачиваться работодателем самостоятельно, без переложения этого бремени на плечи сотрудника.
Соблюдение правил оформления (приказ, ознакомление, соблюдение лимита в 20%) позволит избежать трудовых споров и штрафов от трудовой инспекции.