С ростом популярности удалённой формы труда всё чаще возникают вопросы, связанные с оформлением и ведением трудовой книжки дистанционного сотрудника. В частности, ситуация, когда работник при трудоустройстве не предоставляет бумажную трудовую книжку, требует чёткого понимания нормативных положений и практических шагов со стороны работодателя.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие вопрос, содержатся в следующих нормах Трудового кодекса РФ:

• Статья 65 ТК РФ – определяет порядок ведения и хранения трудовой книжки;
• Статья 312.2 ТК РФ – регламентирует особенности трудового договора с дистанционным работником, включая возможность не вносить запись о дистанционной работе в трудовую книжку по желанию работника;
• Статья 66 ТК РФ – допускает оформление трудовых отношений без трудовой книжки при работе до пяти дней;
• Статья 283 ТК РФ – касается совместительства, где также возможна отсутствие ведения трудовой книжки.

Кроме того, разъяснения государственных органов (Роструд, КонсультантПлюс, ГАРАНТ.РУ) подтверждают, что:

• Если дистанционный работник отказывается предоставить трудовую книжку, работодатель не обязан её вести и хранить;
• При отсутствии трудовой книжки работник может подать заявление о выдаче новой книжки, и тогда работодатель обязан её оформить и внести запись о работе по месту основной деятельности;
• Для целей пенсионного обеспечения работодатель должен своевременно сдавать отчёт по форме СЗВ‑ТД в территориальный орган ПФР не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления о выдаче новой книжки.

Права и обязанности сторон

Права работника

• Отказаться от предоставления бумажной трудовой книжки при приёме на дистанционную работу;
• Попросить работодателя оформить новую трудовую книжку (письменное заявление);
• Требовать внесения записи о дистанционной работе в трудовую книжку только после собственного заявления;
• Получить копию трудовой книжки или справку о стаже при увольнении.

Обязанности работодателя

• При отсутствии трудовой книжки не вести её и не хранить;
• При получении заявления работника о выдаче новой книжки – оформить её в соответствии с образцом, утверждённым Минтруда;
• Внести в новую трудовую книжку сведения о работе (включая период дистанционной работы) только после получения заявления;
• Своевременно заполнить и представить в ПФР отчёт по форме СЗВ‑ТД (не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления);
• При увольнении вернуть трудовую книжку под подпись в журнале движения трудовых книжек и получить подпись работника на приказе об увольнении.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Приём на работу. При заключении трудового договора с дистанционным работником уточните, будет ли он предоставлять трудовую книжку. Если работник отказывается – зафиксируйте это в трудовом договоре (например, в разделе «Особые условия»).
2. Ведение кадрового учёта. В отсутствие трудовой книжки ведите электронный кадровый учёт (например, в 1С:ЗУП или другой системе), фиксируя все периоды работы, отпусков, больничных и т.д.
3. Получение заявления о новой книжке. Если работник позже подаст письменное заявление о выдаче новой трудовой книжки, подготовьте бланк трудовой книжки, заполните ьный лист и внесите сведения о работе по основному месту трудоустройства (включая период дистанционной работы).
4. Оформление отчёта СЗВ‑ТД. После выдачи новой трудовой книжки (или после получения заявления, если книжка ещё не выдана) заполните форму СЗВ‑ТД и направьте её в территориальный орган ПФР не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
5. Увольнение. При расторжении трудового договора верните трудовую книжку работнику под подпись в журнале движения трудовых книжек. Получите подпись работника на приказе об увольнении. Если трудовая книжка не велась, выдайте справку о стазе и периодах работы.

Особенности оформления новой трудовой книжки

При оформлении новой трудовой книжки дистанционного работника следует учитывать следующее:

• Трудовая книжка заполняется в соответствии с образцом, утверждённым Приказом Минтруда России № 697н от ;
• В разделе «Сведения о работе» указываются наименование организации, должность, период работы (с указанием дат). Если работа была дистанционной, это можно отметить в примечании или оставить как обычное место работы – закон не требует специального выделения;
• Если работник ранее имел трудовую книжку, но она утеряна или испорчена, в новой книжке делается запись о выдаче дубликата на основании заявления работника;
• Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если она имеется).

Ответственность за нарушение порядка

Несоблюдение требований по ведению трудовой книжки и представлению отчёта СЗВ‑ТД может повлечь:

• Предупреждение или штраф от Государственной инспекции труда (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Штраф от Пенсионного фонда РФ за несвоевременную или недостоверную сдачу отчёта СЗВ‑ТД (ст. 15.33.2 КоАП РФ);
• Возможные трудовые споры с работником, связанные с невозможностью подтвердить стаж для пенсии или социальных выплат.

Своевременное выполнение всех перечисленных действий минимизирует риски и обеспечивает законность трудовых отношений с дистанционным работником.

Отсутствие трудовой книжки у дистанционного работника не является нарушением трудового законодательства, если работник сам отказался от её предоставления или не предоставил её при приёме на работу. Работодатель обязан:

• Не вести и не хранить бумажную трудовую книжку в таких случаях;
• При получении заявления работника о выдаче новой книжки – оформить её и внести соответствующие записи;
• Своевременно сдавать отчёт по форме СЗВ‑ТД в ПФР;
• При увольнении вернуть трудовую книжку (или выдать справку о стаже) и получить подпись работника на приказе об увольнении.

Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов и трудовых споров, а также обеспечит прозрачность и законность трудовых отношений с удалёнными сотрудниками.