Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Для индивидуального предпринимателя (ИП) порядок её заполнения не отличается от требований к организациям, однако есть ряд особенностей, которые важно знать.

Правовая база

• Приказ Минтруда РФ № 320н от  г. – порядок ведения и хранения бумажных трудовых книжек.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 64‑66) – требования к оформлению записей.
• Постановление Правительства РФ № 1082 от  г. – порядок внесения записей в течение недели после утверждения приказа.

Кто и когда вносит записи?

1. Работодатель (ИП) вносит запись на основании приказа или распоряжения о приёме, переводе, повышении, награде, увольнении и т.п.
2. Срок внесения – не позднее недели с момента подписания приказа.
3. При расторжении трудового договора запись делается в день увольнения.
4. Если работник впервые устраивается и у него нет книжки, ИП обязан выдать пустой бланк и заполнить титульный лист в течение семи дней с начала работы.

Необходимые материалы

• Трудовая книжка (пустой бланк или уже существующая).
• Приказ (или распоряжение) о приёме/переводе/увольнении.
• Цвето‑водостойкая ручка с чёрными, синими или фиолетовыми чернилами.
• Печать ИП (если она есть) – ставится в правом нижнем углу записи.

Как заполнять титульный лист

Титульный лист – первая страница трудовой книжки. На нём указываются основные сведения о работнике.

Фамилия, имя, отчество: ______________________________
Дата рождения: ______________________
Пол: ______________________
Гражданство: ______________________
Семейное положение: ______________________
Образование: ______________________
Воинская обязанность: ______________________
Серия и номер паспорта: ______________________
Дата выдачи: ______________________
Кем выдан: ______________________

Все данные пишутся разборчиво, без сокращений и без ошибок. После заполнения титульного листа ставится подпись работника и печать (если есть).

Запись о приёме на работу (образец)

Запись вносится в раздел «Записи о приёме, переводе, увольнении» (страницы 2‑3). Текст записи должен полностью соответствовать приказу.

№_____ Дата: 
Приказ № 12/2026 от г.
О приёме на работу
ИП «Ромашка», ИНН 7712345678,
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10
в должности: бухгалтер
Ставка: 40 часов в неделю
Трудовой договор № 45/2026 от г.

Подпись работодателя (ИП) и печать ставятся в правом нижнем углу записи.

Запись о переводе, повышении, награде

Пример записи о переводе:

№_____ Дата: 
Приказ № 27/2026 от г.
О переводе
ИП «Ромашка» переводит Иванова И.И. с должности бухгалтер на должность главный бухгалтер.
Ставка: 40 часов в неделю, оклад 120 000 ₽.

Пример записи о награде:

№_____ Дата: 
Приказ № 45/2026 от г.
О награждении
ИП «Ромашка» награждает Петрова А.А. благодарностью за отличную работу в 2026 году.

Запись об увольнении (образец)

№_____ Дата: 
Приказ № 03/2027 от г.
Об увольнении
ИП «Ромашка» увольняет Иванова И.И. по собственному желанию с должности главный бухгалтер с г.
Трудовой договор № 45/2026 от г. расторгнут.

Особенности заполнения трудовой книжки ИП «для себя»

• Запись о собственной предпринимательской деятельности в трудовую книжку не требуется. ИП может вести отдельный реестр трудовых отношений с наёмными работниками.
• Трудовую книжку ИП заполняет только по наёмным работникам (сотрудникам, которые работают по трудовому договору).
• Если ИП работает без наёмных работников, он может не иметь трудовой книжки, однако при необходимости (например, для получения кредита) может оформить её как «книжку без записей».

Частые ошибки и как их избежать

1. Неправильный цвет чернил. Используйте только чёрные, синие или фиолетовые – другие цвета считаются недействительными.
2. Отсутствие подписи и печати. Запись считается недействительной без подписи работодателя (и печати, если она есть).
3. Отступление от текста приказа. Текст записи должен полностью совпадать с приказом, включая даты, номера и формулировки.
4. Заполнение спустя более недели. Своевременность важна – запись после недели может быть оспорена.
5. Сокращения в ФИО, названиях должностей. Записывайте полностью, без аббревиатур.

FAQ (часто задаваемые вопросы)

Можно ли использовать электронную трудовую книжку?

С 2023 года в России вводятся электронные трудовые книжки, но для ИП, работающих с бумажными формами, обязательным остаётся заполнение бумажного документа.

Какая запись делается, если работник совмещает несколько должностей?

Для каждой должности делается отдельная запись в том же разделе, указывая даты начала и окончания каждой позиции.

Нужна ли запись о совместительстве?

Работник сам решает, нужна ли ему запись о совместительстве. Если требуется, основной работодатель вносит запись с указанием названия второго работодателя (ООО, ИП) и даты начала совместительства.

Можно ли вносить запись о стажировке?

Да, если стажировка оформлена трудовым договором. Запись делается как «приём на работу», но в тексте указывается «на стажировку».

Правильное заполнение трудовой книжки ИП – это вопрос соблюдения законодательства и защиты прав как работодателя, так и работника. Следуйте инструкциям, используйте только разрешённые чернила, вносите записи в течение недели и проверяйте соответствие текста приказа. При правильном оформлении трудовая книжка будет надёжным доказательством трудового стажа и поможет сотруднику в получении пенсии, кредитов и иных социальных гарантий.

Дата подготовки статьи: