Трудовая книжка (ТК) – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Для индивидуального предпринимателя (ИП) вопросы‚ связанные с ТК‚ имеют свои особенности: сам ИП не ведёт трудовую книжку на себя‚ но при приёме на работу сотрудников он обязан оформлять записи точно так же‚ как и юридическое лицо.

Нужно ли ИП вести трудовую книжку на себя?

Согласно действующему законодательству (ТК РФ‚ Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях»)‚ индивидуальный предприниматель не является работником самого себя. Поэтому:

• Записи о деятельности в качестве ИП в трудовой книжке не делаются;
• Трудовая книжка ИП остаётся пустой или содержит только записи о предыдущей работе по найму;
• При назначении пенсии стаж работы ИП подтверждается данными из Пенсионного фонда РФ (ПФР)‚ а не записями в ТК.

Это подтверждают разъяснения Минтруда России и практика ПФР: «трудовая книжка для подтверждения стажа работы ИП не нужна».

Как оформлять трудовую книжку сотрудников у ИП?

При приёме на работу физического лица ИП выступает в роли работодателя и обязан:

1. Заключить трудовой договор;
2. Издать приказ о приёме на работу;
3. Внести запись о приёме в трудовую книжку работника (или в электронную трудовую книжку – ЭТК).

Запись о приёме выглядит стандартно:

Запись № 1
Принят на работу в качестве менеджера по продажам (должность) в индивидуального предпринимателя Иванова И.И. (ИП) согласно трудовому договору № 12/2026 от .
Приказ № 5 от .

При увольнении аналогично делается запись об увольнении с указанием основания (по соглашению сторон‚ по инициативе работника и т.д.).

Бумажная vs электронная трудовая книжка

С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК) в системе ПФР. Однако бумажная ТК всё ещё допустима в следующих случаях:

• Работник отказался от ведения ЭТК и предоставил письменное заявление о ведении бумажной ТК;
• Работник является иностранным гражданином‚ у которого нет доступа к личному кабинету на портале «Госуслуги»;
• ИП ведёт кадровый учёт в упрощённой форме и предпочитает бумажный вариант (только по соглашению с работником).

Для внесения записи в ЭТК достаточно зайти в личный кабинет работника на портале «Госуслуги» → раздел «Трудовая деятельность» → «Добавить запись». Данные автоматически передаются в ПФР.

Образцы записей в трудовой книжке при работе у ИП

Ниже приведены типовые примеры записей‚ которые ИП может сделать в книжке сотрудника.

Приём на работу

Запись № 1
Принят на работу в качестве бухгалтера в индивидуального предпринимателя Петрова С.В. (ИП) согласно трудовому договору № 7/2026 от .
Приказ № 3 от .

Перевод на другую должность

Запись № 2
Переведён с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера в индивидуального предпринимателя Петрова С.В. (ИП) согласно дополнительному соглашению № 2 к трудовому договору от .
Приказ № 8 от .

Увольнение

Запись № 3
Уволен по собственному желанию с должности главного бухгалтера у индивидуального предпринимателя Петрова С.В. (ИП) согласно заявлению работника от .
Приказ № 15 от .

Что делать‚ если сотрудник требует бумажную ТК?

Если работник подаёт заявление о ведении бумажной трудовой книжки‚ ИП обязан:

1. Принять заявление и оформить его в личном деле сотрудника;
2. Выдать пустой бланк ТК (можно скачать бесплатно с сайтов «Моё дело»‚ «КонсультантПлюс» и т.п.);
3. Внести все необходимые записи (приём‚ переводы‚ увольнение) вручную‚ используя штампы или ручку с синей пастой;
4. После каждого внесения записи поставить подпись ответственного лица (обычно руководителя ИП) и печать организации (если она есть).

Важно: все записи должны быть чёткими‚ без исправлений. Если ошибка допущена‚ её следует аккуратно зачёркнуть одной линией‚ написать исправление выше и заверить подписью и датой.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли ИП сам себе сделать запись в трудовой книжке о своей предпринимательской деятельности?

Нет. Трудовая книжка ведёться только по найму. Деятельность ИП подтверждается данными ПФР и налоговой инспекции.

Нужно ли ИП вести отдельную трудовую книжку для каждого сотрудника?

Да. Каждый работник имеет свою ТК (бумажную или электронную). ИП вносит записи только в книжки своих наёмных работников.

Что делать‚ если у сотрудника нет СНИЛС?

СНИЛС обязателен для оформления как бумажной‚ так и электронной ТК. Требуется попросить сотрудника получить СНИЛС в отделении ПФР или через портал «Госуслуги».

Можно ли использовать электронную подпись при внесении записей в ЭТК?

Да. При работе в личном кабинете на «Госуслугах» используется электронная подпись пользователя (подтверждение через SMS или приложение).

Полезные ссылки и ресурсы

• Образец трудовой книжки и примеры заполнения (Моё дело)
• Электронная трудовая книжка на портале Госуслуг
• Официальный сайт Минтруда России (разъяснения по ТК)
• Налоговая служба РФ (информация о налогообложении ИП)