Дата публикации: 22 мая 2026 г․

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж․ Для индивидуальных предпринимателей (ИП) вопросы, связанные с ведением трудовых книжек, часто вызывают недопонимание․ В этой статье мы разберём, какие обязанности возлагаются на ИП, как правильно оформлять записи, какие исключения существуют и какие новые возможности открывает электронная трудовая книжка․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

• Документ, подтверждающий факт трудоустройства и увольнения․
• Служит доказательством стажа при получении пенсии, льгот, повышении квалификации․
• Обязателен для всех работников, включая тех, кто трудится у ИП․

Кто обязан вести трудовые книжки?

Согласно Трудовому кодексу РФ (часть 4), обязанность вести трудовые книжки возлагается на работодателя․ Работодатель — это юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или иной субъект, который заключает трудовые договоры с работниками․

Особенности ведения трудовых книжек у индивидуальных предпринимателей

• ИП обязан вести трудовые книжки только для тех работников, которые проработали у него свыше пяти дней и чья работа является основной деятельностью ИП․
• Если работа у ИП является неосновной (например, временный проект), запись не требуется․
• В случае смерти ИП (за исключением случаев, предусмотренных законом), трудовые книжки продолжают храниться в соответствии с ТК РФ․
• ИП не ведёт трудовую книжку на себя․ Это документ только для наёмных работников․

Как заполнить трудовую книжку при приёме на работу у ИП

1. Укажите наименование работодателя: полное название ИП, а в скобках — сокращённое (если есть)․ Пример: «ООО «Мастерская» (Мастерская)»․
2. Дата начала работы: точная дата приёма сотрудника․
3. ФИО работника: полное имя, фамилия, отчество․
4. Должность и вид деятельности: конкретная должность и краткое описание работы․
5. Печать и подпись работодателя: если ИП имеет печать, ставьте её․ Если печати нет, подпись руководителя должна быть внизу записи․
6. Номер и дата приказа о приёме: если такой документ существует․

Пример записи (печатная форма):

№ 1․ ․ Приём на работу в должность «Менеджер по продажам» ФИО работника․ Работник проработал у ИП более пяти дней, работа является основной․
Печать ИП․ Подпись руководителя․

Как оформить увольнение сотрудника

1. Запись о увольнении должна содержать дату увольнения, причину (по желанию) и подпись руководителя․
2. Если увольнение по инициативе работника, в записи указывается «по инициативе работника»․
3. Если увольнение по инициативе работодателя, указывается причина (например, сокращение штата)․
4. В случае временного прекращения работы (отпуск по беременности и родам, военный отпуск) запись не требуется․

Когда запись в трудовой книжке не требуется

• Работник проработал не более пяти дней․
• Работа является неосновной деятельностью ИП․
• Сотрудник работает на аутсорсинг и не заключает трудовой договор․

Печать и подпись ИП

Если ИП не имеет печати, то в записи в трудовой книжке ставится только подпись руководителя․ При этом рекомендуется оформить приказ о создании ИП и при необходимости получить печать, чтобы избежать сомнений в юридической чистоте документа․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 г․ в России действует система Электронной трудовой книжки․ ИП может использовать ЭТК для оформления записей о приёме и увольнении․ Плюсы:

• Автоматический перенос данных в Фонд социального страхования․
• Упрощённый контроль со стороны работодателя․
• Сокращение бумажной работы․

Для перехода на ЭТК необходимо:

1. Регистрация в системе «МойДело»․
2. Получить электронную подпись․
3. Оформить электронный приказ о приёме/увольнении․
4. Подтвердить запись в системе․

Практические примеры

• ИП «Кузнец» принимает сотрудника на должность «Бухгалтер» 15 июня 2026․ Работник проработал 10 дней․ Запись в трудовой книжке оформляется с датой 15 июня, указанием ФИО, должности, печатью ИП․
• ИП «Техник» увольняет сотрудника по сокращению штата 30 июня 2026․ В записи указывается причина «сокращение штата», дата увольнения, подпись руководителя․
• Если сотрудник работает только 3 дня, запись не требуется, но ИП должен оформить акт о приёме, чтобы подтвердить факт работы․

Часто задаваемые вопросы

Может ли ИП вести трудовую книжку на себя?

Нет․ Трудовая книжка предназначена только для наёмных работников․ ИП может вести личный учёт трудовой деятельности в виде справки, но это не заменяет официальную трудовую книжку․

Нужно ли ИП делать запись о приёме, если работник работает менее 5 дней?

Запись не требуется, но рекомендуется оформить акт приёма, чтобы избежать недоразумений․

Какой документ подтверждает работу у ИП, если нет трудовой книжки?

Акт приёма/увольнения, договор о выполнении работы, справка о доходах․

Индивидуальный предприниматель, как любой другой работодатель, обязан вести трудовые книжки своих работников, но с учётом специфики своего бизнеса․ Важно помнить:

• Запись требуется только при работе более пяти дней и основной деятельности․
• Печать и подпись руководителя обязательны, но печать не обязательна․
• Электронная трудовая книжка упрощает процесс и обеспечивает прозрачность․
• Нарушения могут привести к штрафам и юридическим последствиям․

Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать ошибок при оформлении трудовых книжек и защитить права как работодателя, так и ваших сотрудников․