Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его профессиональную деятельность. Для индивидуальных предпринимателей (ИП), нанимающих сотрудников, правильное ведение этого документа критически важно, так как ошибки могут повлечь за собой административную ответственность. В 2026 году правила заполнения регулируются Приказом Минтруда России № 320н и актуальными нормами трудового законодательства.
В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий ИП при приеме сотрудника, особенности заполнения бумажной трудовой книжки и нюансы работы с электронными трудовыми (ЭТК).
Подготовка к заполнению: необходимые документы
Прежде чем делать запись в трудовой книжке, индивидуальный предприниматель должен оформить первичную кадровую документацию. Основанием для внесения записи о приеме на работу является приказ (распоряжение) работодателя.
Процесс оформления выглядит следующим образом:
- Работник пишет заявление о приеме на работу. В тексте он должен указать должность, дату начала работы и выразить согласие с правилами внутреннего трудового распорядка. Под заявлением ставятся дата, подпись и ее расшифровка.
- ИП издает приказ о приеме на работу; Документ должен быть подписан работодателем и ознакомлен с ним работником под роспись в течение трех дней.
- Только после издания приказа вносится запись в трудовую книжку.
Важно: Дата приема на работу в трудовой книжке и в приказе должна совпадать. Запись вносится в день фактического начала работы или в ближайший рабочий день после издания приказа.
Правила заполнения разделов трудовой книжки
Заполнение производится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Записи должны быть аккуратными, без сокращений (кроме общепринятых, например, «г.», «р.», «п.»).
Заполнение ьного листа (если книжка заводится впервые)
Если сотрудник устраивается на работу впервые, ИП обязан завести ему новую трудовую книжку; На ьном листе указываются:
- Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений);
- Дата рождения (число, месяц, год);
- Образование (указывается на основании диплома или аттестата);
- Профессия, специальность;
- Дата заполнения;
- Подпись владельца книжки;
- Подпись лица, заполнившего книжку (ИП или уполномоченного лица), и печать ИП (при наличии).
Внесение записи о приеме на работу (Раздел «Сведения о работе»)
Это основной этап. Запись вносится в графы следующим образом:
Графа 1: Порядковый номер записи
Указывается номер по порядку в рамках данного раздела (например, 1, 2, 3…). Нумерация сквозная, не прерывается при переходе на новую страницу.
Графа 2: Дата приема на работу
Дата указывается арабскими цифрами: день и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
Графа 3: Сведения о приеме на работу
Здесь содержится текстовая часть записи. Она должна включать:
- Наименование работодателя (полностью или сокращенно, как в учредительных документах). Для ИП указывается: «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович» или «ИП Иванов И.И;».
- Должность (профессию) работника в соответствии со штатным расписанием.
- Подразделение (если оно указано в приказе).
Пример записи:
Индивидуальный предприниматель Петров П.П. принят в отдел продаж на должность менеджера.
Графа 4: Основание записи
Указывается документ-основание: вид документа, его номер и дата. Обычно это приказ о приеме на работу.
Пример: Приказ от № 1-к.
Образец заполнения (визуализация)
Ниже приведен пример того, как должна выглядеть строка в разделе «Сведения о работе» при приеме сотрудника к ИП:
| № п/п | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 5 | Индивидуальный предприниматель Сидоров А.А. принят в торговый отдел на должность продавца-консультанта. | Приказ от № 5-к |
Особенности работы с совместителями
Если сотрудник устраивается к ИП по совместительству, запись в его трудовую книжку вносится только по его желанию и только основным работодателем. Для этого работник должен предоставить заверенную копию приказа о приеме на работу от ИП или справку с реквизитами приказа. Сам ИП в этом случае запись в трудовую книжку совместителя не вносит.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году
С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. При приеме на работу в 2026 году:
- Если работник вел бумажную трудовую и не отказался от нее, ИП обязан вести и бумажную, и электронную версию (передавать сведения в Социальный фонд России).
- Если работник перешел полностью на ЭТК, бумажный документ ему не выдается, а все сведения хранятся в базе данных СФР. ИП обязан подать форму отчетности ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.
- Для впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки не заводятся, сведения ведутся только в электронном виде.
Ответственность за ошибки
Неверное заполнение трудовой книжки может привести к проблемам у работника при назначении пенсии, а для ИП, к штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ. Основные ошибки, которых следует избегать:
- Использование сокращений в наименовании должности или работодателя.
- Несоответствие даты в трудовой книжке и в приказе.
- Отсутствие подписи работника об ознакомлении с записью (при увольнении или выдаче книжки на руки, хотя при приеме запись просто вносится).
- Записи карандашом или смываемыми чернилами.
Помните: любая ошибка исправляется путем признания записи недействительной и внесения новой правильной записи с указанием новых реквизитов документа-основания. «Зачеркивания» в трудовых книжках категорически запрещены.
Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу к индивидуальному предпринимателю — это гарантия юридической чистоты трудовых отношений. Соблюдение формы Приказа Минтруда № 320н, своевременное издание приказов и внимательность при внесении данных защитят как права работника, так и интересы самого предпринимателя.