Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В 2026 году вопрос оформления трудовой книжки для иностранного гражданина, имеющего вид на жительство (ВНЖ) в Российской Федерации, остаётся актуальным, несмотря на активное внедрение электронных форм учёта трудовой деятельности. Правила регулируются Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 439-ФЗ от и Постановлением Правительства РФ № 225 от . Ниже, подробная, проверенная инструкция, как правильно оформить трудовую книжку сотруднику с ВНЖ.

Кто должен оформлять трудовую книжку при наличии ВНЖ?

Иностранный гражданин с видом на жительство (ВНЖ) в России имеет статус, приравненный к гражданам РФ в части трудовых прав. Это означает, что:

Он обязан иметь трудовую книжку, если ранее не вёл её в России или в стране происхождения.
Если у него уже есть бумажная трудовая книжка, выданная в другом государстве — она не принимается на территории РФ, даже если оформлена на русском языке.
Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку, если сотрудник не предоставил действующую российскую трудовую книжку.

Документы, необходимые для оформления

Перед оформлением трудовой книжки работодатель должен запросить у сотрудника следующие документы:

Паспорт иностранного гражданина (с нотариально заверенным переводом на русский язык, если требуется).
Вид на жительство (ВНЖ) — оригинал и копия.
СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
ИНН — при наличии.
Документы об образовании (диплом, аттестат и т.д.), для заполнения графы «Сведения об образовании и квалификации» (по желанию работника).
Трудовая книжка — если есть, выданная ранее в РФ. Если нет — это основание для оформления новой.

Важно! Если сотрудник ранее работал в России и имел бумажную трудовую книжку — она должна быть передана работодателю. В этом случае новая книжка не оформляется.

Оформление бумажной трудовой книжки: пошаговая процедура

Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от , трудовая книжка оформляется в следующем порядке:

Шаг 1: Получение заявления от сотрудника

Работник подаёт письменное заявление о выдаче трудовой книжки. Форма заявления не утверждена законом, но рекомендуется использовать следующий текст:

Заявление

Прошу выдать мне трудовую книжку в связи с отсутствием ранее выданной трудовой книжки на территории Российской Федерации.

Подпись: __________
Ф.И.О.: __________

Шаг 2: Заполнение титульного листа

В титульном листе (первая страница) указываются:

Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте и ВНЖ.
Дата рождения — в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
Образование — по желанию (можно не заполнять).
Профессия, специальность — по желанию (если есть диплом).

Заполняется печатными буквами или разборчивым почерком. Ошибки не допускаются.

Шаг 3: Внесение записи о приёме на работу

После подписания трудового договора и издания приказа о приёме на работу (форма № Т-1 или Т-1а), в трудовую книжку вносится первая запись:

Номер записи — по порядку (1).
Дата приёма — число, месяц, год.
Сведения о работе: «Принят на работу в должности [указать должность] в [название подразделения, если есть]».
Основание: «На основании приказа № ___ от ___».

Запись заверяется печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).

Электронная трудовая книжка (ЭТК), что выбрать?

С 2020 года в России действует система электронной трудовой книжки (ЭТК). Согласно закону № 439-ФЗ, в 2026 году:

Бумажные трудовые книжки больше не оформляются для новых сотрудников, если они никогда ранее не имели бумажной трудовой книжки в РФ.
Иностранцы с ВНЖ, устраивающиеся на работу впервые в России, должны получать только электронную трудовую книжку.
Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку в РФ, он может выбрать: оставить её или перейти на ЭТК.

Как оформить ЭТК?

Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК (если ранее не подавал).
Работодатель вносит сведения о приёме на работу в систему ФСС (Фонд социального страхования) через СЗВ-ТД — форму сведений о трудовой деятельности.
Сведения автоматически передаются в Пенсионный фонд РФ и становятся доступны в личном кабинете на Госуслугах или Сайте ПФР.

Важно! Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан оформить ему бумажную трудовую книжку — но только в случае, если он никогда не имел трудовой книжки в РФ. Если он уже имел бумажную книжку, она остаётся основным документом.

Особенности для иностранцев с ВНЖ

Для граждан с ВНЖ действуют следующие особенности:

Нет необходимости в разрешении на работу — ВНЖ даёт право на трудовую деятельность без дополнительных разрешений.
Трудовая книжка оформляется на тех же основаниях, что и для российских граждан.
Записи в книжке вносятся на русском языке, даже если паспорт иностранца на другом языке.
Если сотрудник ранее работал в стране, где трудовые книжки не ведутся (например, США, Канада, страны ЕС), это не освобождает его от необходимости получить российскую трудовую книжку — бумажную или электронную.

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

Если сотрудник с ВНЖ потерял ранее выданную российскую трудовую книжку, он должен:

Подать заявление о выдаче дубликата.
Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов, приказы и т.д.).
Работодатель на основании этих документов оформляет дубликат трудовой книжки, в котором указывается: «Дубликат трудовой книжки, выданной взамен утраченной».

Частые ошибки работодателей

Отказ в оформлении трудовой книжки на основании того, что сотрудник — иностранец. Это нарушение ТК РФ.
Использование иностранных трудовых книжек — они не имеют юридической силы в РФ.
Неоформление ЭТК при отсутствии бумажной книжки — в 2026 году это уже не допускается для новых сотрудников без опыта.
Неправильное заполнение: ошибки в ФИО, дате, должности — могут привести к проблемам при назначении пенсии.

Самое главное правило на 2026 год:

Если сотрудник устраивается на работу впервые в России — оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажная книжка заводится только в исключительных случаях: если сотрудник уже имел бумажную трудовую книжку в РФ и сохранил её.

Для иностранца с ВНЖ это означает:

Если вы впервые работаете в России — вам не дадут бумажную книжку. Всё будет в электронном виде.
Если у вас уже была бумажная книжка в РФ — её нужно предоставить, и она останется вашим основным документом.
Вы всегда можете посмотреть свою трудовую историю на Госуслугах или сайте ПФР через личный кабинет.

Работодателю рекомендуется:

Всегда запрашивать у иностранца с ВНЖ наличие трудовой книжки.
Если её нет — сразу оформлять ЭТК через СЗВ-ТД.
Не требовать от иностранца предоставления трудовой книжки из другой страны — это не имеет юридической силы.

Полезные ссылки:

Госуслуги — выписка из ЭТК
Личный кабинет ПФР
Трудовой кодекс РФ
Постановление Правительства РФ № 225

Соблюдение этих правил обеспечит законность трудоустройства иностранного гражданина с ВНЖ и защитит его права на трудовой стаж, пенсию и социальные гарантии.