Дата актуализации:

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Что считается трудовой деятельностью?
3. Можно ли вносить запись о ИП в трудовую книжку?
4. Как учитывается стаж ИП для пенсионного обеспечения?
5. Обязанности ИП как работодателя
6. Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки (для работников ИП)
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

Нормативно-правовая база

Основные документы, регулирующие порядок ведения трудовых книжек и статус индивидуального предпринимателя (ИП):

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Ст. 66, ч. 4 – обязанность работодателя вести трудовые книжки.
• Постановление Правительства РФ от № 596 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• Письмо Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑4834 (разъяснение, что деятельность ИП не является трудовой).
• Письмо Роструда от № 358‑6‑1 (о ведении трудовых книжек у ИП‑работодателей).
• Письмо Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑4069 (подтверждение, что запись о предпринимательской деятельности в трудовую книжку не вносится).
• Федеральный закон от № 212‑ФЗ «О страховых пенсиях» (пункт о стаже, учитываемом в системе обязательного пенсионного страхования).

Что считается трудовой деятельностью?

Трудовая деятельность – это выполнение работ по трудовому договору, коллективному договору или иным соглашениям, регулируемым ТК РФ. К такой деятельности относятся:

• Работа в организации‑работодателе (юридическом лице или ИП) по трудовому договору.
• Временное (сезонное) трудоустройство, стажировка, волонтёрская работа, если она оформлена трудовым договором.

Деятельность в качестве индивидуального предпринимателя (самозанятость) не подпадает под определение трудовой деятельности, так как ИП является самостоятельным субъектом, а не работодателем. Поэтому запись о собственном предпринимательском статусе в трудовую книжку не вносится.

Можно ли вносить запись о ИП в трудовую книжку?

Ответ однозначный – нет. Согласно письму Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑4834, а также письму Роструда от № 358‑6‑1, запись о предпринимательской деятельности в трудовую книжку не может быть сделана, потому что:

• Трудовая книжка фиксирует только трудовые отношения, а не предпринимательскую деятельность.
• Запись должна содержать полное наименование работодателя без сокращений. Попытка оформить запись «ИП Захаров А.М.» будет ошибочной – корректно только «Индивидуальный предприниматель Захаров Арсений Михайлович», но такая запись допускается лишь в случае, если ИП является работодателем, а не самим предпринимателем.
• Нормативные акты ТК РФ не предусматривают возможность вести собственную трудовую книжку у ИП.

Иными словами, индивидуальный предприниматель не вносит запись о своей предпринимательской деятельности в собственную трудовую книжку.

Как учитывается стаж ИП для пенсионного обеспечения?

Хотя в трудовую книжку запись не вносится, стаж ИП учитывается в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС) на основании:

1. Платежей в Пенсионный фонд РФ (ПФР) – фиксируются в личном кабинете ПФР.
2. Справок о суммах уплаченных страховых взносов, выдаваемых ИП по запросу.
3. Электронных записей в системе «Единый реестр страховых случаев» (ЕРСС).

Для подтверждения стажа при расчёте пенсии ИП может предоставить:

• Выписку из ПФР (форма № П-1) с указанием периодов уплаты страховых взносов.
• Налоговые декларации (форма 3‑НДФЛ) за соответствующие годы.
• Квитанции об уплате страховых взносов.

Эти документы заменяют запись в трудовой книжке при расчёте пенсионных прав.

Обязанности ИП как работодателя

Если ИП нанимает работников, он обязан вести их трудовые книжки в соответствии с ТК РФ:

• Оформлять запись о приёме на работу в течение 7 календарных дней с момента начала трудовых отношений.
• Вносить записи о переводах, поощрениях, увольнениях, изменениях условий труда.
• Сохранять трудовые книжки в надлежащем виде и передавать их работнику при увольнении.
• Оформлять и хранить кадровую документацию (приказ о приёме, приказ об увольнении, трудовой договор и пр.).

ИП не имеет права вносить записи в свою собственную трудовую книжку, но обязан вести их у своих сотрудников.

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки (для работников ИП)

Если вы работаете у индивидуального предпринимателя, запись в вашу трудовую книжку делается так же, как у сотрудников юридических лиц.

Шаг 1. Подготовка документов

1. Трудовой договор (или приказ о приёме на работу).
2. Свидетельство о государственной регистрации ИП.
3. ИНН и ОКВЭД (для уточнения вида деятельности).

Шаг 2. Оформление первой записи (приём)

Шаг 3. Записи о переводах, поощрениях, изменениях условий труда

Каждое изменение фиксируется отдельной записью в той же форме, указывая дату, новое положение и основание (приказ, дополнение к договору).

Шаг 4. Запись об увольнении

1. Дата увольнения.
2. Основание (приказ об увольнении, соглашение сторон).
3. Подпись ИП (работодателя) и, при необходимости, подпись работника.

Шаг 5. Сдача трудовой книжки

При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику, заверив запись об увольнении. Если у ИП нет печати, запись заверяется подписью ИП и указанием «без печати».

Типичные ошибки и как их избежать

• Сокращение названия ИП. Запись должна содержать полное наименование «Индивидуальный предприниматель …», без аббревиатур.
• Внесение записи о собственном ИП в собственную трудовую книжку. Это недопустимо – в трудовую книжку вносятся только записи о трудовых отношениях с работодателем.
• Отсутствие подписи или печати. Если у ИП нет печати, запись заверяется подписью ИП и пометкой «без печати».
• Нарушение сроков. Приём и увольнение должны быть зафиксированы в течение 7 календарных дней.
• Ошибки в датах. Даты должны быть указаны в формате ДД.ММ.ГГГГ, без пропусков.
• Неправильный порядок колонок. При заполнении следует строго соблюдать порядок, указанный в образце (п. 1–6).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вести трудовую книжку у себя, если я ИП?

Нет. Трудовая книжка предназначена для фиксирования трудовых отношений, а не предпринимательской деятельности. ИП может вести лишь книжки своих работников.

Как доказать стаж работы в ИП при расчёте пенсии?

Предоставьте в ПФР выписку о суммах уплаченных страховых взносов, налоговые декларации (3‑НДФЛ) и копии квитанций об уплате.

Можно ли оформить себя в качестве работника ИП и вести запись в свою книжку?

Да, если ИП заключает с вами трудовой договор (например, в качестве наёмного работника). В этом случае запись делается как у любого другого работодателя.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о ИП, но она неверна?

Обратитесь в отдел кадров (или к ИП) с просьбой исправить запись. При ошибке, требующей исправления, вносятся зачёркивания, подписи и печати, а рядом делается новая корректная запись.

Обязательно ли ИП иметь печать для оформления записей?

Печать не является обязательной, если ИП не использует её в своей деятельности. В этом случае запись заверяется подписью ИП и пометкой «без печати».

Запись о собственном индивидуальном предпринимательстве в трудовую книжку не вносится. Трудовая книжка фиксирует только трудовые отношения, а деятельность ИП относится к самостоятельной (не трудовой) деятельности.

Для учёта стажа ИП в пенсионной системе используются документы, подтверждающие уплату страховых взносов, а не записи в трудовой книжке.

Если ИП нанимает работников, он обязан вести их трудовые книжки в полном соответствии с ТК РФ, оформлять приёмы, переводы, поощрения и увольнения, а также соблюдать сроки и правила заполнения.

Соблюдение указанных рекомендаций поможет избежать ошибок, которые могут негативно сказаться на пенсионных правах и трудовой истории как работников, так и самого предпринимателя.

Автор статьи: Юрист по трудовому праву. Дата публикации: .