Переход на дистанционный формат работы стал массовым явлением, что породило множество вопросов у кадровиков и работодателей. Один из самых частых — как правильно оформлять трудовую книжку удаленного сотрудника? Нужно ли вносить запись о дистанционной работе? Что делать, если работник впервые устраивается на работу удаленно? В этой статье мы подробно разберем все аспекты оформления трудовой книжки для дистанционных работников с учетом требований Трудового кодекса РФ.
Общие правила: обязательна ли запись?
Согласно российскому законодательству, главная отличительная черта трудоустройства дистанционного работника заключается в том, что внесение записи в трудовую книжку не является обязательной процедурой. Это право, а не обязанность сторон.
Кандидат на дистанционную работу, заключая трудовой договор, имеет полное право не предъявлять работодателю трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). В таком случае трудовая книжка на данного работника просто не ведется, а сведения о его работе фиксируются исключительно в электронном виде (форма СТД-Р или ЕФС-1).
Если работник хочет внести запись
Несмотря на отсутствие обязанности, дистанционный работник может изъявить желание иметь запись о работе в своей трудовой книжке. В этом случае действует следующая схема:
- Желание работника: Инициатива о внесении записи должна исходить от самого сотрудника.
- Предоставление документа: Работник обязан предоставить трудовую книжку работодателю. Поскольку сотрудник находится удаленно, ТК РФ разрешает направить документ по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
- Внесение записи: Если стороны договорились, что запись будет внесена, работодатель обязан это сделать.
Как правильно сформулировать запись?
Это один из самых важных моментов, на котором часто ошибаются кадровики. Юрист, эксперт по трудовому праву, член Палаты налоговых консультантов РФ Валентина Яковлева обращает внимание на следующее:
В трудовой книжке запись о дистанционной работе делается в общем порядке. То есть, пишеться стандартная формулировка: «Принят на должность [название должности]». Указывать в самой записи, что работа является дистанционной, не нужно, так как Инструкция по заполнению трудовых книжек не предусматривает такого порядка.
Информация о том, что работа выполняется дистанционно, закрепляется исключительно в трудовом договоре, а не в трудовой книжке.
Что делать, если работник устраивается впервые?
Законодательство не предусматривает каких-либо специальных правил при оформлении трудовой книжки дистанционному работнику, принятому на работу впервые. Если удаленный сотрудник устраивается на свою первую работу и желает вести бумажную трудовую книжку, работодатель обязан ее завести.
Однако на практике возникает логистическая сложность: как подписать бланк и передать его работнику? В таком случае работодатель заполняет бланк, подписывает со своей стороны и направляет его работнику почтовым отправлением (обычно ценным письмом или курьерской службой).
Отказ во внесении записи
Может ли работодатель отказать дистанционному работнику во внесении записи? Да, правомерно отказать можно в следующих случаях:
- Отсутствие соглашения: Если при заключении трудового договора стороны уже договорились о том, что трудовая книжка вестись не будет, и запись о дистанционной работе вноситься не будет. При отсутствии такого соглашения работодатель не имеет права отказать.
- Непредоставление трудовой книжки: Если работник изъявил желание внести запись, но сам документ (или сведения о нем) работодателю не предоставил.
Отчетность в ПФР (СЗВ-ТД и ЕФС-1)
Даже если стороны договорились не вести бумажную трудовую книжку, работодатель обязан подавать отчетность в Пенсионный фонд. С 1 июля 2021 года вступило в силу постановление Правления ПФ РФ от № 769п, которое изменило правила заполнения формы СЗВ-ТД.
Теперь при приеме на работу или увольнении дистанционного сотрудника работодатель обязан подавать форму СЗВ-ТД (в составе ЕФС-1). При этом важно учитывать:
- Сроки сдачи отчета зависят от типа кадрового мероприятия (прием — не позднее следующего рабочего дня и т.д.).
- В отчете необходимо указывать код выполняемой функции в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ).
- В форме СЗВ-ТД есть специальное поле для указания кода выполняемой функции, что делает электронный учет более детализированным по сравнению с бумажной трудовой книжкой.
Краткий алгоритм действий для работодателя
Чтобы избежать ошибок и штрафов, при оформлении дистанционного работника придерживайтесь следующего алгоритма:
- Обсудите условия при приеме на работу. Выясните, желает ли работник вносить запись в бумажную трудовую книжку или согласен на электронный формат (СТД-Р).
- Закрепите договоренность в трудовом договоре. Пропишите, ведется ли бумажная трудовая книжка.
- Получите документ (если нужно). Если решено вести запись, попросите работника прислать трудовую книжку заказным письмом с уведомлением.
- Внесите стандартную запись. Напишите «Принят на должность…» без упоминания слова «дистанционно».
- Сдайте СЗВ-ТД (ЕФС-1). Независимо от наличия бумажной книжки, подайте отчет в ПФР в установленные сроки с указанием кода выполняемой функции.
Оформление трудовой книжки дистанционного работника имеет свои особенности, однако они не представляют сложности, если помнить главное правило: запись вносится исключительно по желанию работника и в общем порядке (без указания на дистанционный характер работы). Обязанность работодателя в любом случае заключается в своевременной подаче электронного отчета СЗВ-ТД. Соблюдение этих простых принципов позволит избежать трудовых споров и претензий со стороны контролирующих органов.