Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовое право сотрудника. Для индивидуального предпринимателя (ИП) её ведение обязательно‚ но записывать в неё сведения только о наёмных работниках‚ а не о себе.

Кто обязан вести трудовую книжку

• ИП‚ нанимающий хотя бы одного сотрудника;
• Организации‚ имеющие штатное расписание;
• Любой работодатель‚ который оформляет трудовые отношения.

Что именно заносится в трудовую книжку

В книжку вводятся сведения о каждом работнике в порядке:

1. Приём на работу – дата‚ должность‚ подразделение‚ основной трудовый договор;
2. Переводы – изменение места работы‚ подразделения‚ должности;
3. Увольнение – дата увольнения‚ причина (по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя и т.д.).

Запись при приёме на работу

• ФИО работника (полностью);
• Дата рождения;
• Пол;
• Паспортные данные (серия и номер);
• Дата начала работы;
• Должность и подразделение;
• Номер и дата заключения трудового договора;
• Подпись работника и работодателя.

Переводы

При изменении места работы или должности вносится запись о дате перевода‚ новой должности и подразделения.

Увольнение

Указываются:

• Дата увольнения;
• Причина увольнения;
• Последний рабочий день;
• Подписи сторон.

Образец заполнения трудовых книжек для ИП

Ниже – упрощённый пример записи (формат может отличаться в зависимости от шаблона‚ но смысл одинаков):

ИП «Иванов Иван Иванович»
Трудовая книжка № 123456
Раздел I. Сведения о работнике
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Пол: Мужской
Паспорт: серия 45 02‚ № 1234567‚ выдан ОУФМС России 
Раздел II. Трудовая деятельность
Приём на работу: ‚ Должность: Менеджер по продажам‚ Подразделение: Отдел продаж‚ Договор № 1001 от .
Перевод: ‚ Новая должность: Заместитель руководителя отдела‚ Новое подразделение: Отдел развития.
Увольнение: ‚ Причина: По соглашению сторон‚ Последний рабочий день: .

Как оформить приказ о приёме на работу

Перед записью в книжку необходимо оформить внутренний приказ‚ в котором указываются:

• Наименование ИП;
• ФИО нового сотрудника;
• Должность и подразделение;
• Дата начала работы;
• Номер и дата трудового договора;
• Подписи руководителя и HR‑специалиста.

После подписания приказа в книжку вносится соответствующая запись.

Часто задаваемые вопросы

• Нужен ли ИП записывать себя в трудовую книжку? – Нет. Трудовая книжка оформляется только для наёмных работников. Сам ИП может вести отдельный личный документ (например‚ трудовую книгу)‚ но это не требуется законодательством.
• Можно ли использовать электронный вариант? – Да‚ если он соответствует требованиям ТК РФ и подписан электронной подписью.
• Что делать‚ если запись пропущена? – При обнаружении пропуска в книжке необходимо оформить дополнительный приказ и внести запись с пометкой «Внесено по уточнённому запросу».
• Сколько лет хранить трудовую книжку? – По закону – до пенсионного возраста работника‚ но не менее 5 лет после увольнения.

Правильное заполнение трудовой книжки – гарантия юридической чистоты отношений с сотрудниками и возможность без проблем оформить пенсионные выплаты. Для ИП важно помнить‚ что записывать в неё нужно только сведения о наёмных работниках‚ а не о собственных трудовых отношениях.