Трудовая книжка – обязательный документ, в котором фиксируются сведения о трудовых отношениях работника. Для индивидуального предпринимателя (ИП) вести такую документацию необходимо, если он нанимает хотя бы одного сотрудника. Ниже представлена пошаговая инструкция, которая поможет правильно оформить трудовые книжки для работников в 2026 году.

Кто отвечает за заполнение трудовой книжки

Заполнение и ведение трудовых книжек возлагается на лицо, ответственное за кадровую документацию. В случае ИП это может быть:

• сам ИП;
• назначенный им уполномоченный сотрудник (кадровый специалист);
• генеральный директор (если ИП имеет такого сотрудника).

ИП часто занимаются ведением кадровой документации лично, поэтому записи в трудовую книжку они делают сами и заверяют своей подписью.

Общие требования к оформлению

Согласно Постановлению Правительства РФ № 535 от , в трудовую книжку вносятся только те сведения, которые регламентированы законодательством. К основным требованиям относятся:

1. Точность и полнота данных (ФИО, дата рождения, паспортные данные, сведения о месте жительства).
2. Указание основания приёма на работу (приказ, договор, трудовая книжка старого образца).
3. Запись даты начала работы и, при необходимости, даты увольнения.
4. Сохранение порядкового номера записи и подписи ответственного лица.

Оформление ьного листа

ьный лист – первая страница трудовых книжек. Его заполняют в следующем порядке:

• Дата заполнения ьного листа. Указывается полностью (дд.мм.гггг).
• Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Это может быть ИП или его уполномоченный представитель.
• Печать организации/ИП. Если ИП использует печать, она ставится в правом нижнем углу.

После заполнения ьного листа работник ставит свою подпись, подтверждая тем самым согласие с указанными данными.

Запись о приёме на работу

Запись о приёме на работу вносится в строгом порядке. Пример оформления:

В примерах 2026 года указано, что в графах 1‑4 необходимо указать:

• ФИО работника;
• Документ‑основание (приказ, договор и т.п.);
• Дата приёма;
• Подпись ответственного лица.

Запись об увольнении

При увольнении в трудовые книжки вносят запись об увольнении, в которой указываются:

• Дата увольнения;
• Причина увольнения (по желанию работника, по сокращению, по статье трудового кодекса и т.д.);
• Подпись ответственного лица.

Эта запись оформляется так же, как и запись о приёме, но имеет отдельный порядковый номер.

Электронные трудовые книжки

С 2026 года в РФ активно внедряется электронный формат трудовых книжек. Основные особенности:

• Электронная трудовая книжка создаётся в личном кабинете на портале Госуслуги или через Службу занятости (СФР).
• Для её оформления ИП загружает скан документа, подтверждающего основание приёма, и вносит сведения в электронную форму.
• Просмотр и выдача выписки осуществляются онлайн, без необходимости печати.

Электронная форма полностью заменяет бумажную, однако ИП могут продолжать вести бумажные книжки, если это предусмотрено их внутренними нормативными актами.

Как заверить копию трудовых книжек

Копию трудовых книжек, оформляют следующим образом:

1. Сканировать или сфотографировать страницу, которую нужно заверить.
2. Вставить скан в документ, добавив подпись ИП (или уполномоченного лица) и печать (если используется).
3. В конце документа указать: «Копия заверена подписью __________ (ФИО), дата — «__» __________ 2026 г.»

Заверить копию можно также через Госуслуги – система автоматически генерирует электронную подпись и дату.

Часто задаваемые вопросы

• Нужна ли запись о совместительстве? – Нет, в 2026 году запись о совместительстве в трудовые книжки не вносится.
• Можно ли использовать «вахтовый метод» работы? – Да, но такие сведения фиксируются в отдельном документе, а не в трудовых книжках.
• Сколько стоит оформить электронную трудовые книжку? – Оформление через Госуслуги бесплатно, но может потребоваться оплата за выдачу выписки (примерно 300 р.).
• Можно ли вести трудовые книжки в электронном виде без бумажного экземпляра? – Да, с 2026 года электронный документ имеет полную юридическую силу.

Заполнение трудовых книжек ИП – процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения установленных форм. Правильное оформление ьного листа, запись о приёме и увольнении, а также своевременное заверивание копий – ключевые шаги, которые позволяют избежать штрафов и споров с контролирующими органами. При переходе на электронные трудовые книжки ИП получают упрощенный способ ведения документации, но при этом сохраняют обязательность заполнения всех реквизитов.

Соблюдая приведённые инструкции, ИП смогут корректно оформить трудовые книжки для своих сотрудников и поддерживать документы в актуальном состоянии в соответствии с требованиями 2026 года.