Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина.
Для курсантов (военно‑обучающихся, студентов военных академий и др.) правила оформления и ведения книжки имеют свои особенности. В статье рассматриваются:

• Что такое трудовая книжка и зачем она нужна;
• Кто и как выдаёт книжку новому сотруднику‑курсанту;
• Различия бумажной и электронной трудовой книжки (ЭТК) в 2026 году;
• Особенности внесения записей о служебном обучении и повышении квалификации;
• Практические рекомендации по оформлению и хранению документа.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, профессии, специальности, а также сведения об образовании и повышении квалификации. Она используется в следующих целях:

• Подтверждение стажа и квалификации при переходе на новую работу;
• Документ для расчёта пенсионных прав и начисления отпускных;
• Свидетельство о трудовой деятельности при оформлении различных разрешений и лицензий.

Сведения, которые вносятся в трудовую книжку

1. ФИО, дата рождения, место работы;
2. Профессия, специальность, квалификация;
3. Период работы, должность, стаж;
4. Сведения об образовании, повышении квалификации, стажировке;
5. Сведения о служебных отчислениях и переводах.

Кто и как выдаёт трудовую книжку курсанту?

В 2026 году правила оформления трудовой книжки для курсанта регулируются Федеральным законом от  № 439‑ФЗ и Трудовым кодексом РФ. Ключевые моменты:

• Новые работники, включая курсантов, после 1 января 2021 года получают только электронную трудовую книжку (ЭТК);
• Если курсант ранее имел бумажную трудовую книжку до 2021 года, он может продолжить её использовать и вести в соответствии с правилами Минтруда;
• При приёме на работу в 2026 году работодатель обязан вносить запись в книжку в течение 5 дней с момента выдачи приказа о приёме.

Как получить первую трудовую книжку курсанту

1. Подать заявление в Управление персонала (или в отдел кадров) организации, где будет проходить службу;
2. Предоставить копию паспорта, справку о месте обучения и, при необходимости, справку о предыдущей трудовой книжке;
3. Получить бумажную книжку (если курсант ранее её не имел) или получить доступ к ЭТК через портал «Госуслуги».

Бумажная трудовая книжка в 2026 году

Бумажную трудовую книжку продолжают вести только у работников, у которых она была оформлена до 2021 года. Для новых сотрудников, включая курсантов, бумажная книжка не требуется, но может быть выдана по желанию работодателя в случае, если курсант ранее имел бумажную книжку.

Как вести бумажную трудовую книжку курсанту

• Записи о служебном обучении, стажировке и повышении квалификации вносятся в соответствии с пунктом 9 Инструкции № 40 Минтруда;
• Каждая запись должна быть подписана работодателем и датирована;
• Книжка хранится в личном кабинете сотрудника и может быть использована при переходе на новую работу.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2025–2026 году

ЭТК — новый формат сведений о трудовой деятельности, который не имеет физического носителя. Это обеспечивает:

• Невозможность потери документа;
• Удобный доступ к сведениям через портал «Госуслуги» и другие официальные сервисы;
• Быстрый обмен данными между работодателем и государственными органами.

Как получить ЭТК курсанту

1. Получить электронный документ через портал «Госуслуги» (переход на ЭТК осуществляется автоматически после выдачи приказа о приёме);
2. Скачать выписку из ЭТК и распечатать при необходимости (для подтверждения при работе с работодателями, которые требуют бумажный документ);
3. Сохранить копию выписки в личном кабинете.

Особенности внесения записей о служебном обучении

Для курсанта важна точность и полнота записей о служебном обучении, так как они влияют на будущую карьеру и пенсионные права. В трудовую книжку вносятся сведения о:

• Обучении в военной академии, училище, институте;
• Стажировке в военных подразделениях;
• Повышении квалификации (курсы, семинары, тренинги);
• Получении дипломов и сертификатов.

Порядок внесения записей

1. Запись о начале обучения оформляется в момент поступления в учебное заведение;
2. Запись о завершении обучения оформляется после выдачи диплома;
3. Все записи подписываются руководителем учебного заведения и датируются.

Практические рекомендации для курсанта

• Сохраняйте копию всех документов, подтверждающих ваше обучение и квалификацию;
• Проверяйте, что все записи в ЭТК корректны и своевременно обновляются;
• Если вы переходите от бумажной книжки к ЭТК, убедитесь, что все сведения перенесены без ошибок;
• При переходе на новую службу обязательно предоставьте работодателю копию ЭТК или бумажной книжки;
• Соблюдайте сроки внесения записей (не позднее 5 дней после приказа о приёме).

Трудовая книжка — важный документ, который фиксирует весь путь курсанта от начала обучения до выхода на службу. В 2026 году бумажная книжка остаётся актуальной только для тех, кто имел её до 2021 года, а все остальные получают электронную трудовую книжку. Правильное оформление и ведение книжки обеспечивает:

• Правильный расчёт стажа и пенсионных прав;
• Удобный доступ к сведениям о квалификации и обучении;
• Надёжность и защиту от потери документов.

Следуя приведённым рекомендациям, курсант сможет без проблем оформить и вести трудовую книжку, а также использовать её в дальнейшем для карьерного роста и получения социальных прав.