Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Для работников артели (трудовых коллективов, традиционно объединяющих ремесленников, сельскохозяйственных работников и др.) существуют как общие правила ведения трудовой книжки, так и ряд специфических нюансов, о которых важно знать работодателям и самим сотрудникам.

Что такое артель?

Артель – это форма коллективного труда, основанная на добровольном объединении граждан для совместного выполнения определённого вида работ. В России артели могут существовать в разных отраслях:

• Сельскохозяйственные (фермерские, охотничьи, рыболовные артели);
• Ремесленные (строительные, столярные, кузнечные и др.);
• Транспортные и логистические;
• Туристические и сервисные.

Артель имеет собственный устав, учредительные документы и, как правило, отдельный единоличный бухгалтер или отдел кадров, отвечающий за оформление трудовых отношений.

Трудовая книжка: общие сведения

Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка имеет установленную форму и обязательна для всех работающих граждан. С 1 января 2020 г; в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая хранится в базе данных Социального фонда России (СФР). При этом работники могут выбрать форму ведения – бумажную или электронную (ст. 66.1 ТК РФ).

Бумажная трудовая книжка

Традиционный вариант, представляющий собой печатный документ в виде книги. Выдаётся работодателем в момент приема на работу и хранится у работника до выхода на пенсию.

Электронная трудовая книжка

Цифровой аналог, который имеет ряд преимуществ:

• Отсутствие риска повреждения, утраты или порчи документа;
• Мгновенный доступ к сведениям через личный кабинет в СФР;
• Автоматическое заполнение данных работодателем через форму ЕФС‑1;
• Упрощённый контроль за своевременной передачей сведений.

Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (когда ранее не было оформлено трудовое соглашение), трудовая книжка открывается в электронной форме автоматически.

Оформление трудовой книжки для работников артели

Кто выдаёт трудовую книжку?

Трудовую книжку (бумажную или электронную) выдаёт работодатель‑артель в момент заключения трудового договора. При этом:

1. Если работник выбирает электронный вариант, работодатель регистрирует его в СФР через форму ЕФС‑1;
2. Если выбран бумажный вариант, работодатель заполняет первую страницу книжки (данные работодателя, реквизиты, дата начала работы) и передаёт её работнику.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку артели?

Содержание записей в трудовой книжке (как в бумажной, так и в электронной форме) одинаково и регулируется ТК РФ. Для работников артели особое внимание уделяется следующим пунктам:

• Наименование артели (полное официальное название, ИНН, ОГРН);
• Дата приёма на работу и дата увольнения (если таковые имеются);
• Вид трудового договора (постоянный, срочный, сезонный, совместительство);
• Должность или вид выполняемой работы (например, «мельничный плотник», «производственный рабочий артели»);
• Условия оплаты труда (ставка, премии, доля от урожая и т.п. – в артелях часто используется система распределения прибыли);
• Сведения о отпуске (дата начала и окончания, количество дней);
• Записи о переводе в другую артель или подразделение.

Специфика для сезонных и временных работников

В артелях часто нанимаются сезонные рабочие (например, в сельскохозяйственной артели в период посева/уборки). Для таких работников:

• Указывается срок действия договора (например, «с по »);
• В разделе «Сведения о трудовой деятельности» фиксируется вид выполненных работ и количественный показатель (например, «собрано 15 тонн картофеля»);
• При окончании сезона в книжку вносятся записи о выплате заработной платы и выдаче компенсаций (если предусмотрено).

Переход на электронную трудовую книжку в артели

Почему стоит перейти на ЭТК?

Для артели переход на электронный формат особенно выгоден, поскольку:

1. Сокращается количество бумажных документов, что удобно при работе в полевых условиях;
2. Упрощается контроль за своевременным отражением данных в СФР – система автоматически проверяет наличие записей;
3. Снижается риск ошибок при заполнении (автоподстановка реквизитов работодателя, дат, кодов ОКТМО);
4. Работники могут в любой момент проверить свои данные через личный кабинет «Госуслуги».

Как оформить ЭТК в артели?

• Шаг 1. Зарегистрировать артель в СФР как юридическое лицо (если этого ещё не сделано). Для этого нужны ИНН, ОГРН и устав.
• Шаг 2. Приём нового сотрудника – заполнить форму ЕФС‑1 в электронном кабинете работодателя (ЭЛК). В поле «Тип трудовой книжки» выбрать «Электронная».
• Шаг 3. Система СФР автоматически создаёт электронную трудовую книжку и отправляет уведомление работнику (SMS/Электронная почта).
• Шаг 4. После завершения трудового договора (увольнение, перевод, окончание сезона) работодатель вносит соответствующие записи в ЭТК через ЕФС‑1.
• Шаг 5. Работник в любой момент может просмотреть свою электронную трудовую книжку в личном кабинете «Госуслуги» или в мобильном приложении «СФР».

Что делать, если у работника уже есть бумажная книжка?

Работник может перевести свою бумажную трудовую книжку в электронный формат. Для этого необходимо:

1. Подать заявление в отдел кадров артели о переводе;
2. Предоставить оригинал бумажной книжки;
3. Работодатель вносит все записи из бумажной книжки в электронную базу СФР;
4. После подтверждения СФР выдает подтверждение о завершении перевода, а бумажную книжку возвращает работнику с отметкой «Переведено в электронный формат».

Практические рекомендации работодателям артели

• Вести реестр сотрудников в электронном виде (Excel/БД) и синхронизировать его с ЕФС‑1 минимум раз в месяц.
• Обучить кадровый персонал работе с личным кабинетом работодателя в СФР – это уменьшит количество ошибок при заполнении.
• Регулярно проверять статус ЭТК у каждого работника (отображается в СФР как «активна», «неактивна», «запрос на корректировку»).
• Для сезонных работников фиксировать объём выполненных работ (количественные показатели) – это может потребоваться при расчёте премий и при подтверждении стажа.
• При увольнении обязательно оформить акт расчёта и сразу внести запись об увольнении в ЭТК (или в бумажную книжку).
• Сохранять копии всех договоров и актов в архиве артели – в случае спора суд может потребовать оригиналы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли использовать электронную трудовую книжку в артели?

Нет, закон допускает выбор формы (бумажная или электронная). Однако с 2024 года большинство государственных органов и работодателей рекомендуют переход на ЭТК из‑за её удобства и надёжности.

Можно ли одновременно вести две трудовые книжки (бумажную и электронную) у одного работника?

Да, но это не рекомендуется, так как может привести к двойному учёту и ошибкам. Если работник желает сохранить бумажный вариант, он может её оставить, а в СФР вести только электронную запись.

Как проверить, передал ли артель сведения в СФР?

Работник может зайти в личный кабинет «Госуслуги», выбрать раздел «Трудовая книжка», и увидеть статус записей. Если запись отсутствует, следует обратиться к работодателю с запросом о передаче данных.

Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?

Работодатель вносит исправление через форму ЕФС‑1 с указанием причины и прикладывает подтверждающие документы (например, копию исправленного трудового договора). СФР проверяет запрос и вносит корректировку.

Как оформить трудовую книжку для совместителя, работающего в нескольких артелях?

Каждая артель вносит в ЭТК отдельную запись о периоде работы, должности и условиях труда. В бумажной книжке такие записи делаются в отдельных строках, но в ЭТК они хранятся в виде отдельных записей в базе СФР.

Трудовая книжка – ключевой документ, подтверждающий профессиональный стаж и права работника. Для работников артели важно учитывать особенности их трудовых отношений: сезонность, долевое участие в прибыли, возможность совместной работы в нескольких артелях. Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс ведения кадровой документации, повышает её надёжность и позволяет в любой момент проверить актуальность сведений.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, работодатели артели смогут обеспечить корректное оформление трудовых отношений, а сотрудники – уверенность в сохранности своих трудовых прав.