Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С ростом популярности удалённой работы возникает множество вопросов оформления трудовых отношений․ Одним из ключевых моментов является трудовая книжка (или её электронный аналог) – документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В данной статье подробно рассмотрим, как оформлять и вести трудовую книжку для удалённых сотрудников, какие изменения внесены в законодательство и какие практические рекомендации следует соблюдать․

Правовая база трудовой книжки в России

Федеральный закон № 400‑ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» – регулирует ведение трудовых книжек и учёт стажа․
Федеральный закон № 273‑ФЗ «О трудовой книжке» – устанавливает порядок заполнения, хранения и выдачи документа․
Приказ Минтруда России от № 585н – ввёл обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) для всех newly hired сотрудников с ․
Постановление Правительства РФ № 1466 от – определяет порядок взаимодействия работодателей с Социальным фондом России (СФР) при передаче сведений из ЭТК․

Важно: с бумажные трудовые книжки сохраняются только для сотрудников, принятых на работу до этой даты․ Для всех новых работников – включая удалённых – оформляется исключительно электронная трудовая книжка․

Особенности оформления трудовой книжки для удалённого работника

Удалённый работник – кто это?

Удалённый работник – сотрудник, выполняющий свои трудовые функции вне постоянного места расположения работодателя (дом, coworking‑центр, кафе и т․д․), при условии соблюдения трудового договора и внутренних нормативных актов компании․

Этапы оформления ЭТК для удалённого сотрудника

Подача сведений в Социальный фонд России – работодатель в течение пяти рабочих дней после приёма на работу передаёт в СФР сведения о сотруднике через личный кабинет на портале Госуслуги или специализированные сервисы ЭТК․
Формирование электронной трудовой книжки – система автоматически создаёт ЭТК, в которую вносятся записи о приёме, переводах, увольнениях, наградах и т․д․
Уведомление работника – сотруднику направляется извещение о создании ЭТК (обычно через электронную почту или личный кабинет на Госуслугах)․ Работник может в любой момент проверить свою книжку, скачав выписку․
Хранение и доступ – ЭТК хранится в защищённом информационном ресурсе Социального фонда; доступ к ней имеют работник, работодатель (в пределах предоставленных полномочий) и уполномоченные органы․

Что делать, если у удалённого работника уже есть бумажная трудовая книжка?

Если сотрудник принят на работу до и у него есть бумажная ТК, работодатель продолжает вести её в бумажном виде, одновременно делая обязательные записи в ЭТК (для новых периодов работы)․
При переходе на новую работу после бумажная ТК сдаётся в архив бывшего работодателя, а новая ЭТК формируется заново․

Практические аспекты ведения трудовой книжки удалённого работника

Как подтвердить трудовой стаж удалённого сотрудника?

Для подтверждения стажа достаточно предоставить выписку из ЭТК, которую можно получить:

через личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность»);
через мобильное приложение Социального фонда России;
запросив справку у работодателя (он обязан предоставить её в течение трёх рабочих дней)․

Внесение записей в ЭТК при удалённой работе

Записи вносятся работодателем в обычном порядке:

Приём на работу – запись о должности, подразделении, дате начала трудовой деятельности․
Перевод (например, с удалённого на офисный режим) – запись о изменении условий труда․
Увольнение – запись о причине и дате расторжения трудового договора․
Награды, поощрения, повышения qualification – дополнительные сведения, которые также отражаются в ЭТК․

Все записи должны быть сделаны не позднее пяти рабочих дней с момента события․

Защита конфиденциальности данных

ЭТК содержит персональные данные работника, поэтому:

Работодатель обязан обеспечить защиту информации в соответствии с Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных»․
Доступ к ЭТК предоставляется только уполномоченным лицам (бухгалтерия, кадровый отдел, уполномоченные представители СФР)․
При передаче данных через интернет используются защищённые каналы (TLS 1․2/1․3) и двухфакторная аутентификация․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли удалённый работник отказаться от электронной трудовой книжки?: Нет․ С оформление ЭТК обязательно для всех newly hired сотрудников, независимо от места выполнения работы․
Что делать, если работник потерял доступ к своему личному кабинету на Госуслугах?: Необходимо восстановить доступ через стандартную процедуру восстановления пароля или обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ) с паспортом и СНИЛС․
Как работодатель проверяет, что сведения о сотруднике действительно переданы в СФР?: После отправки данных в личном кабинете работодателя появляется статус «Принято»․ Кроме того, можно запросить выписку из ЭТК через сервис «Социальный фонд – проверка сведений»․
Нужно ли делать бумажную копию ЭТК для удалённого работника?: Бумажная копия не требуется по законе, но работник может самостоятельно распечатать выписку для личного использования․
Как быть с работниками, совмещающими удалённую и офисную работу (гибридный формат)?: Трудовая книжка ведётся единообразно: запись о приёме делается один раз, а последующие изменения режима работы отражаются как переводы (например, «переход на гибридный график»)․

Трудовая книжка для удалённого работника: как оформить и вести