Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность работника․ Для специалистов в области менеджмента она имеет свои нюансы‚ связанные с разнообразием должностей (менеджер по продажам‚ менеджер по работе с клиентами‚ менеджер по персоналу и др․) и с возможностью ведения электронного формата․ Ниже представлен подробный обзор правил ведения‚ заполнения и хранения трудовой книжки для работников управленческого профиля․

Нормативная база

Основным законодательным актом‚ регулирующим ведение трудовых книжек‚ является Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66)․ Согласно данной статье:

Трудовая книжка ведётся уполномоченным лицом‚ назначаемым приказом работодателя;
Записи вносятся на основании приказов о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ награждении и т․д․;
Работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику не позднее недели после приёма на работу;
При постоянном переводе на другую работу делается запись о переводе;
При приёме на работу впервые оформляется новая трудовая книжка․

Дополнительно в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей‚ специалистов и других служащих указано‚ что должность «менеджер» подразумевает управление предпринимательской или коммерческой деятельностью организации по одному или нескольким направлениям․

Особенности заполнения для управленческих должностей

Выбор наименования должности

Работодатель вправе самостоятельно определять наименование должности‚ включая такие варианты‚ как:

менеджер по работе с клиентами;
менеджер по продажам;
менеджер по персоналу;
менеджер проекта;
старший менеджер и т․д․

Важно‚ что выполнение работ по таким должностям не должно быть связано с предоставлением работнику специальных компенсаций и льгот‚ иначе должность может потребовать иного оформления (например‚ как руководящая позиция с особыми условиями)․

Что указывать в графе «Профессия»

В трудовой книжке графа «Профессия» заполняется согласно квалификационному справочнику․ Для управленческих специалистов обычно указывают:

Менеджер (без уточнения специализации)‚ если работа связана с общим управлением;
Менеджер по продажам‚ если основная функция – реализация товаров/услуг;
Менеджер по персоналу‚ если деятельность направлена на подбор‚ адаптацию и развитие кадров;
Иные уточнения‚ согласованные с внутренними нормативными актами организации․

Пример записи:

– Принят на работу на должность менеджера по работе с клиентами․

Запись о переводе и повышении

Если сотрудник переводится на другую управленческую позицию (например‚ с менеджера по продажам на старшего менеджера отдела)‚ делается запись о переводе:

– Переведён на должность старшего менеджера отдела продаж в соответствии с приказом № 45 от ․

При повышении внутри одной и той же должностной категории (например‚ с менеджера до ведущего менеджера) также оформляется запись о переводе‚ если изменяются функциональные обязанности․

Записи о награждении и поощрении

Все награды‚ благодарности‚ объявления благодарности и иные поощрения‚ оформленные приказом работодателя‚ вносятся в раздел «Сведения о награждении»․ Пример:

– Награждён грамотой «Лучший менеджер года» за высокие показатели продаж (приказ № 112)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года организации могут оформлять трудовые книжки в электронном виде через систему ЕФС-1 (ПФР)․ Для управленческих сотрудников процесс выглядит так:

Сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК (если ещё не подал)․
Кадровик вносит данные в 1С:ЗУП или иную кадровую систему‚ формируя запись в подразделе 1․1 ЕФС-1․
После подтверждения ПФР запись считается действительной; бумажный дубликат выдаётся по требованию сотрудника․
Хранение электронных записей обеспечивает работодатель в соответствии с внутренним приказом о месте и порядке хранения․

Преимущества ЭТК для менеджеров:

Сокращение времени на оформление при приёме и переводе;
Возможность быстрого получения выписки из трудовой деятельности через личный кабинет на портале «Работа в России»;
Снижение риска утраты или повреждения бумажного документа․

Пример записи в электронной трудовой книжке (выгрузка из 1С):

 | Принят на работу | Менеджер по работе с клиентами | Приказ № 12
 | Переведён | Старший менеджер отдела продаж | Приказ № 45
 | Награждён | Грамота «Лучший менеджер года» | Приказ № 112

Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек

Согласно ст․ 66 ТК РФ‚ ответственность за:

ведение (заполнение) трудовой книжки;
хранение (обеспечение сохранности‚ конфиденциальности);
учёт (ведение журнала движения трудовых книжек);
выдачу (при увольнении‚ по запросу сотрудника)

несёт специально уполномоченное лицо‚ назначаемое приказом руководителя организации․ Для менеджера по персоналу это часто является частью его должностных обязанностей‚ при условии‚ что он ознакомлен с соответствующим приказом и прошёл обучение по работе с трудовыми книжками․

Нарушение порядка ведения трудовых книжек может повлечь:

административные штрафы (ст․ 5․27 КоАП РФ);
дисциплинарную ответственность уполномоченного лица;
трудовые споры с работником (например‚ невозможность подтвердить стаж для назначения пенсии)․

Практические рекомендации для кадровиков и менеджеров по персоналу

При приёме на работу впервые

Подготовьте бланк трудовой книжки (или запрос на выдачу ЭТК)․
Внесите запись о приёме не позднее 5‑го рабочего дня после фактического выхода сотрудника на работу․
Укажите полное наименование должности согласно штатному расписанию․
Подпишите запись уполномоченным лицом и поставьте печать организации (если требуется)․

При переводе на другую управленческую позицию

Издайте приказ о переводе‚ указав дату‚ новую должность и основание (например‚ повышение квалификации)․
Внесите запись в раздел «Сведения о работе» с указанием предыдущей и новой должности․
Сохраните копию приказа в личном деле сотрудника․

При увольнении

Сделайте запись об увольнении (дата‚ основание – статья ТК РФ‚ номер приказа)․
Выдайте трудовую книжку сотруднику в день увольнения или в течение следующего рабочего дня․
При электронной форме предоставьте выписку из ЕФС-1 по требованию․

Ведение журнала движения трудовых книжек

Журнал содержит колонки:

Дата поступления/выдачи;
ФИО сотрудника;
Номер и серия трудовой книжки;
Цель движения (приём‚ перевод‚ увольнение‚ выдача дубликата);
Подпись ответственного лица․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли в трудовой книжке указать только «менеджер» без уточнения специализации?: Да‚ если должностная инструкция и штатное расписание не требуют более конкретного наименования․ Однако для большей прозрачности рекомендуется уточнять сферу деятельности (продажи‚ клиенты‚ персонал и т․д․)․
Нужно ли делать запись‚ если сотрудник был принят на работу‚ но потом переведён на другую должность в течение испытательного срока?: Да․ Любой постоянный перевод‚ независимо от срока‚ фиксируется записью о переводе․ Если перевод носит временный характер (например‚ замещение)‚ запись не делается‚ а оформляется соответствующий приказ о совмещении или замещении․
Как оформить дубликат трудовой книжки при её утере?: Сотрудник пишет заявление об утере․ Кадровик запрашивает сведения из архива организации и из ПФР (если есть электронные данные)․ На основании этих данных заполняется новый бланк‚ в котором делаются все записи‚ имеющиеся в оригинале‚ с пометкой «Дубликат»․ Дубликат заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации․
Какие данные необходимо указывать в ьном листе трудовой книжки?: ФИО сотрудника‚ дата рождения‚ образование‚ профессия (специальность)‚ дата заполнения листа‚ подпись сотрудника и уполномоченного лица‚ печать организации․

Трудовая книжка для специалистов в области менеджмента – важный инструмент подтверждения профессионального пути‚ стажа и квалификации․ Соблюдение норм ТК РФ‚ правильное выбор наименования должности‚ своевременное внесение записей о приёме‚ переводе‚ награждении и увольнении‚ а также использование электронного формата позволяют избежать правовых рисков и обеспечить прозрачность кадрового учёта․

Рекомендуем организациям:

Утвердить внутренний приказ о порядке ведения и хранения трудовых книжек (включая ЭТК);
Проводить регулярное обучение уполномоченных лиц (кадровиков‚ менеджеров по персоналу);
Вести журнал движения трудовых книжек и контролировать своевременность выдачи документов;
При переходе на электронный формат обеспечить интеграцию с 1С:ЗУП или аналогичной системой для автоматической передачи данных в ПФР․

Следуя этим рекомендациям‚ вы обеспечите корректное оформление трудовой деятельности управленческих сотрудников и создадите надёжную основу для их будущей карьерной траектории․