Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Для высококвалифицированного специалиста (ВКС), будь то российский или иностранный гражданин, её оформление и ведение имеют свои особенности, которые важно знать для соблюдения трудового законодательства и успешного прохождения проверок, в т.ч. при участии в госзакупках.

Ключевые изменения: приоритет электронной формы

С 2026 года в России электронная трудовая книжка (ЭТК) является основной формой. Бумажная трудовая книжка выдается только по заявлению работника.

• Работодатель обязан оформить ЭТК для каждого вновь принимаемого сотрудника, включая ВКС, если у того нет ранее открытой бумажной книжки.
• Для оформления ЭТК нужны стандартные документы: паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании.
• Если сотрудник приходит с уже имеющейся бумажной книжкой, работодатель обязан принять её и продолжить ведение в электронном формате через СЗВ-ТД.

Подтверждение квалификации: что указывать в трудовой книжке?

Для ВКС, особенно при оценке заявок по 44-ФЗ и 223-ФЗ (Постановление № 2604), записи в трудовой книжке должны не просто констатировать факт работы, а чётко подтверждать квалификацию. Это напрямую связано с требованием Трудового кодекса РФ.

Графа «Профессия, должность»: важность точности

В этой графе нельзя указывать произвольное наименование должности. Согласно разъяснениям, информация должна соответствовать:

1. Документу об образовании (диплому, сертификату). Указывается именно та специальность или профессия, которая указана в дипломе.
2. Квалификационному документу (например, удостоверению о повышении квалификации, сертификату).
3. Иным надлежащим образом оформленным документам, подтверждающим наличие специальных знаний.

Пример: Если в дипломе специалиста указана специальность «Инженер-строитель», в трудовой книжке в соответствующей графе следует записать «Инженер-строитель», а не «Начальник отдела» или «Прораб», даже если эти должности он занимал. Должность указывается в другой графе.

Раздел «Сведения об образовании»

На титульном листе трудовой книжки (как бумажной, так и в электронном реестре) в обязательном порядке отражаются:

• Уровень образования (высшее, среднее специальное и т.д.).
• Полученная специальность/профессия (по документу об образовании).
• Кем выдан документ об образовании (наименование учебного заведения).
• Год окончания.

При прохождении дополнительного обучения (повышение квалификации, профессиональная переподготовка) сведения об этом также вносятся в раздел «Сведения о работе» с указанием вида обучения и документа.

Особенности для иностранных высококвалифицированных специалистов (ВКС)

Для иностранного гражданина, приглашаемого в РФ в качестве ВКС, оформление трудовой книжки — часть общей процедуры.

Порядок приема на работу

Работодатель должен:

• Направить в МВД России письменное предложение о въезде высококвалифицированного иностранного специалиста.
• Заключить с ним трудовой договор или гражданско-правовой договор (ГПД) на выполнение работ/услуг.
• Получить разрешение на работу для ВКС (оформляется МВД).

Оформление трудовой книжки

После въезда и заключения договора:

• Иностранный ВКС, как и любой другой работник, получает трудовую книжку (электронную или по заявлению — бумажную).
• В графе «Профессия, должность» указывается специальность, подтверждённая иностранным документом об образовании (дипломом). Если специальность имеет иностранное название, её корректно переводят на русский язык, сохраняя суть.
• Обязательно вносятся сведения об иностранном образовании в раздел «Сведения об образовании» с указанием страны, учебного заведения и года окончания.

Важно: Для подтверждения квалификации иностранного ВКС могут запросить нотариально заверенный перевод диплома и приложения к нему. Записи в ТК должны однозначно соответствовать этим документам.

Практические шаги для работодателя

Чтобы правильно оформить трудовую книжку высококвалифицированного специалиста, следуйте этому алгоритму:

1. Запросите у кандидата документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом (или иной документ) об образовании/квалификации, документы о повышении квалификации.
2. Проверьте соответствие: убедитесь, что специальность в дипломе позволяет выполнять работу по вакансии. Для ВКС проверьте легальность его пребывания и наличие разрешения на работу.
3. Оформите трудовой договор с указанием точной должности и обязанностей, соответствующих квалификации.
4. Заведите (или откройте) электронную трудовую книжку через портал Госуслуг или в вашей CRM/бухгалтерской программе, интегрированной с ПФР.
5. Внесите первичные данные:
   • На титульный лист/в раздел «Образование» — данные из диплома (специальность, учебное заведение, год).
   • В раздел «Сведения о работе» — дату приема, наименование организации, должность (как в договоре) и основание для приема (номер и дата приказа/договора).
6. При увольнении внесите соответствующую запись с указанием причины и основанием (приказ, договор).

Что проверяют при оценке квалификации (на примере госзакупок)?

При оценке заявки по критериям, связанным с наличием квалифицированных кадров, заказчик (ФАС) обращает внимание на:

• Соответствие записей в трудовой книжке (как бумажной, так и выписке из ЭТК) требованиям ТК РФ.
• Ясную связь между специальностью по диплому и выполняемыми работами/услугами по контракту.
• Наличие стажа именно в указанной специальности или смежной области.
• Для ВКС — подтверждение статуса (разрешение на работу, уведомление в МВД).

Примечание: Статья составлена на основе анализа актуальной практики и требований Трудового кодекса РФ, Постановления Правительства № 2604, разъяснений ФАС России и Минтруда. Для конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом.